Recomendaciones finales de la Conferencia Internacional sobre Servicios Bibliográficos Nacionales

La Conferencia Internacional sobre Servicios Bibliográficos Nacionales, celebrada en Copenhague del 25 al 27 de noviembre de 1998

Ratificando el concepto de Control Bibliográfico Universal (CBU) como un programa a largo plazo para el desarrollo de un sistema mundial para el control e intercambio de información bibliográfica,

Destacando la necesidad de consolidar el control bibliográfico nacional como un requisito previo para el control bibliográfico universal,

Reconociendo la importancia de la bibliografía nacional como el mejor instrumento para asegurar el registro completo del patrimonio de la edición nacional y para conseguir un control bibliográfico eficaz,

Afirmando que las bibliotecas nacionales y las agencias bibliográficas nacionales deben trabajar en cooperación con otros organismos, aunque la coordinación y la aplicación de las normas será responsabilidad de la agencia bibliográfica nacional,

Reafirmando el valor del depósito legal como medio de asegurar la conservación del patrimonio cultural e intelectual y la diversidad lingüística de la nación y para que sea accesible a los usuarios actuales y futuros,

Depósito Legal

1. Los estados deberán, con carácter de urgencia, examinar la legislación vigente en materia de depósito legal y considerar sus disposiciones en función de las necesidades actuales y futuras y si es necesario, se revisará la legislación existente;
2. Los estados que actualmente no dispongan de legislación sobre depósito legal deberán establecerla cuanto antes;
3. Las nuevas leyes de depósito, o las disposiciones reglamentarias de estas leyes, deberán precisar los objetivos del depósito legal; asegurar que el depósito de los ejemplares permite lograr estos objetivos; se redactarán con una terminología y léxico amplio que contemple todos los tipos de documentos existentes y aportando información de otros que se puedan desarrollar; e incluir medidas que aseguren el cumplimiento de las leyes. Esta legislación puede considerar la posibilidad de responsabilidad compartida en cuanto al depósito entre varias instituciones nacionales;

Cobertura de la Bibliografía Nacional

4. Las bibliografías nacionales deberán incluir las publicaciones nacionales en curso y si es posible ofrecer una cobertura retrospectiva. Cuando sea necesario se establecerán criterios de selección que se difundirán por la agencia bibliográfica nacional;
5. La bibliografía nacional deberá incluir los registros de los documentos en todas las lenguas y/o escrituras en que se producen las publicaciones dentro del país; y siempre que sea posible, estos registros deberán ir en las lenguas y/o escrituras de la versión original de la publicación;

Presentación y Periodicidad de la Bibliografía Nacional

6. Dada la gran variedad de formatos disponibles en los que se distribuye la bibliografía nacional, los servicios bibliográficos nacionales deberán utilizar uno o varios formatos respondiendo a las necesidades de sus usuarios, incluyendo aquellos que tienen necesidades especiales, estos formatos deberán adecuarse a las normas aprobadas a nivel internacional. Al menos uno de los formatos utilizados para distribuir la bibliografía nacional deberá responder a las necesidades de archivo y conservación de la bibliografía nacional y estar permanentemente accesible;
7. La bibliografía nacional recogerá los documentos lo antes posible tras su publicación. Se establecerán los mecanismos para su eficaz distribución y deberá aparecer con una periodicidad regular según las necesidades de los usuarios, de forma que puedan disponer del material incluido sin retraso;
8. En cada ejemplar de cada formato publicado la bibliografía nacional incluirá para su identificación la siguiente información:
• título de la bibliografía
• período que abarca la publicación
• lugar y nombre del editor
• fecha de publicación
• número internacional de identificación
• información sobre derechos de autor (copyright)
• registro de catalogación-en-publicación, si se tiene;
• datos relativos a disponibilidad y precio
9. Además, la bibliografía nacional incluirá una introducción y, si procede, una guía del usuario. Si es necesario, por ejemplo en el caso de publicaciones electrónicas, puede publicarse aparte. En la introducción se deben hacer constar los siguientes detalles:
   • origen de los registros, por ejemplo, registros procedentes de los ejemplares depositados en la biblioteca nacional de acuerdo con las disposiciones de depósito legal;
   • cobertura, incluyendo excepciones;
   • periodicidad;
   • ordenación de la publicación;
   • herramientas bibliográficas utilizadas, clasificación y reglas de catalogación, incluyendo cualquier aplicación local o nacional;
   • lista de términos especiales utilizados, con sus definiciones y abreviaturas;
   • esquema de la ordenación sistemática (si se utiliza);
   • esquema de las tablas de transcripción (si se utiliza);
   • descripción del sistema de ordenación;
   • requisitos del sistema, si procede;
10. Los registros bibliográficos incluidos en la bibliografía nacional estarán basados en normas internacionales y ordenados de forma adecuada, con puntos de acceso que respondan a las necesidades de los usuarios, de acuerdo con las características del formato usado para la distribución;

Normas Internacionales Utilizadas

11. La agencia bibliográfica nacional deberá asumir la responsabilidad de la creación de los registros bibliográficos completos de la producción editorial nacional (o coordinar su preparación) y deberá adoptar las normas y principios nacionales e internacionales de catalogación, sistemas de identificación como el ISBN y el ISSN, conversión de caracteres, control de autoridades, sistemas de clasificación, metadatos y denominación estable de los objetos digitales;
12. Las agencias bibliográficas nacionales deberán adoptar los elementos del Nivel Básico del Registro recomendado en el informe final del Grupo de Estudio de la IFLA sobre los Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos ("Functional Requirements for Bibliographic Records", Saur : Munich, 1998. UBCIM Publications New Series ; vol. 19);
13. La agencia bibliográfica nacional se encargará de la actualización y mantenimiento de las normas y principios nacionales e internacionales, así como del desarrollo de los elementos señalados en el punto 11; incluyendo proyectos para desarrollar y promover normas, directrices y mecanismos de control de autoridades para facilitar el intercambio internacional de información de autoridades;
14. Se prestará especial atención a nivel nacional e internacional para asegurar la compatibilidad, conversión y accesibilidad entre los formatos bibliográficos de intercambio de las bibliotecas, del sector de la información y la edición, cuidando que todos los elementos estén identificados y no se pierda ninguno en el proceso de conversión;
15. Las agencias bibliográficas nacionales fomentarán el trabajo continuo en la armonización de las normas bibliográficas establecidas para otros tipos de publicaciones, comenzando con las publicaciones seriadas;

Actividades a Realizar

16. La IFLA deberá apoyar la revisión del conjunto de normas existentes con el fin de establecer criterios para las nuevas y futuras formas de publicación;
17. La IFLA deberá promover estudios sobre la posibilidad de publicar las bibliografías multinacionales en aquellas áreas donde, por cualquier razón, no es posible actualmente publicar las bibliografías nacionales y en las que existen vínculos geográficos, lingüísticos o culturales;
18. La IFLA deberá animar a las organizaciones intergubernamentales y a las organizaciones internacionales no gubernamentales a elaborar la bibliografía de sus publicaciones (preferiblemente por ellas mismas), de acuerdo con las normas bibliográficas adoptadas internacionalmente;
19. Cuando sea necesario, la IFLA ayudará a las agencias bibliográficas nacionales a desarrollar sus actividades bibliográficas - por ejemplo: estableciendo proyectos piloto y aportando directrices para desarrollar y elaborar las bibliografías nacionales y organizando con este fin seminarios y talleres a nivel nacional, regional o internacional;
20. Las agencias bibliográficas nacionales se preocuparán de promover las nuevas normas bibliográficas y la nueva legislación sobre depósito legal, por medio de seminarios y cursos de formación que aseguren el conocimiento de las nuevas prácticas tanto a los profesionales como a los usuarios;
21. Las agencias bibliográficas nacionales deberán evaluar regularmente los resultados de la aplicación de estas recomendaciones;
22. Se tratará de asegurar que las agencias bibliográficas nacionales sin acceso electrónico no se vean perjudicadas y pueden mantenerse dentro de la red bibliográfica universal;
23. La IFLA o un Estado Miembro de la Unesco solicitará a la Unesco que apruebe estas recomendaciones.