Code Number: 127-89-G
Division Number: 0
Professional Group: IFLA Executive Board Advisory Group
Joint Meeting with:
Meeting Number: 89
Simultaneous Interpretation: Yes

DES BERATENDEN GREMIUMS DER IFLA ÜBER DIE ABTEILUNG 8

ZUSAMMENFASSUNG

Nach der IFLA-Konferenz berief der Vorstand ein Beratendes Gremium, um die Fragen zu untersuchen, die im Hinblick auf die Abteilung 8 aufgetaucht waren. Das Beratende Gremium war seit Januar 2000 mit Hilfe von E-Mails tätig und präsentiert nun dieses Dokument für Diskussionen des Rats der IFLA auf seiner Sitzung in Jerusalem. Zu diesem Zweck umfasst das Diskussionspapier folgende Themen:

• Grundlegende Annahmen des Beratenden Gremiums
• Hintergrundinformationen zur Schaffung der Abteilung 8, des ALP-Programms und der Regionalbüros;
• Untersuchung der gegenwärtigen Struktur einschließlich der Finanzierung;
• Besondere Probleme der Abteilung 8
• Evaluierung der gegenwärtigen Struktur; und
• Empfehlungen und weitere Maßnahmen.

• Die Abteilung 8 sollte zum jetzigen Zeitpunkt nicht aufgelöst werden;
• Die Mitglieder der Abteilung 8, die Regionalbüros, das ALP-Programm und ausgewählte Vertreter (z. B. frühere Vorsitzende des Fachrats und Funktionsträger, die mit den Regionalen Ständigen Ausschüssen zusammengearbeitet haben) überprüfen, definieren und schlagen die regionale Organisationsstruktur vor, die am effektivsten ist. Deshalb dringt das Beratende Gremium darauf, dass diese Diskussion zu einem Hauptthema bei der bevorstehenden Tagung der regionalen Gruppierungen im Oktober 2000 in Uppsala wird;
• Die Finanzierung für die Abteilung 8 und die Regionalbüros überprüft und evaluiert, wobei der Konsolidierung der Mittel, der Vermeidung von Doppelarbeit soweit möglich und einem finanziellen Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen der regionalen Gruppierungen und den Abteilungen 1-7 der IFLA, den Kernprogrammen usw. besondere Bedeutung beigemessen wird.

1. GRUNDLEGENDE ANNAHMEN DES BERATENDEN GREMIUMS

Nach der IFLA-Konferenz berief der Vorstand ein Beratendes Gremium, um die Fragen bezüglich der Abteilung 8 zu untersuchen. Mitglieder des Beratenden Gremiums sind:

Marjorie E. Bloss (USA), Vorsitzende
Peter Hegedus (Ungarn)
Derek Law (Schottland, Vereinigtes Königreich)
Sissel Nilsen (Norwegen)
Kay Raseroka (Botswana)
Adolfo Rodriguez (Mexiko)
Jianzhong Wu (China)

Außerdem fungieren Sally McCallum (USA) und Warren Horton (Australien) als "Quellen".

Am Anfang seiner Überlegungen stand der Entschluss des Beratenden Gremiums, dass es wohl am wichtigsten sei, eine Struktur zu entwickeln, innerhalb derer sich die einzelnen Personen unabhängig von ihrem geographischen Wohnort beteiligen können. Wir wollen die Hindernisse für eine solche Beteiligung in der Erkenntnis abbauen, dass wir alle voneinander lernen können. Wir anerkennen die Notwendigkeit und den Wert der regionalen Struktur der IFLA während gleichzeitig die Menschen in diesen Regionen in die Lage versetzt werden sollen, an den allgemeinen Fachprogrammen der IFLA teilzunehmen. Als Ergebnis beschloss das Beratende Gremium, dass es wohl am ergiebigsten wäre, zunächst das bereits Bestehende zu untersuchen. Ist dies geschehen, kann man beurteilen, was funktioniert und was nicht. Darauf aufbauend können Empfehlungen abgegeben werden, die auf den Stärken aufbauen, die Schwächen verringern und neue Mechanismen entwickeln. Es macht keinen Sinn, eine Vorgehensweise zu entwickeln, die von den am meisten Betroffenen nicht akzeptiert wird. Folglich wird die Auflösung der Abteilung 8 nicht zu den Empfehlungen des Beratenden Gremiums gehören.

Wie die Arbeitsgruppe Revision der Satzung und Geschäftsordnung der IFLA erkennt auch dieses Beratende Gremium an, dass wir in einer sich wandelnden Welt leben. Schließlich gestehen wir die Notwendigkeit zu, die Struktur der IFLA mit Blick auf die Abteilung 8, die Regionalen Zentren und das ALP ständig zu überprüfen und Veränderungen vorzunehmen, um eine lebendige Organisation und Struktur zu erhalten, die für die Bedürfnisse ihrer Mitglieder aufgeschlossen sind.

Das Beratende Gremium empfiehlt, dass die Mitglieder der Abteilung 8, die Regionalen Zentren, das ALP und ausgewählte Vertreter (z. B. ehemalige Vorsitzende des Fachrats und Funktionsträger der Abteilungen, die mit Regionalen Ständigen Ausschüssen zusammengearbeitet haben, Funktionsträger der Kernprogramme) ermächtigt werden, die Organisationsstruktur der Abteilung 8 zu überprüfen, neu zu definieren und die vorzuschlagen, die am effektivsten ist. Die Menschen in den Regionen der Abteilung 8 sind mit den Bedürfnissen am besten vertraut, können sie am besten identifizieren und die geeigneten Empfehlungen geben. Das sollte allerdings nicht als mangelndes Interesse auf Seiten der IFLA aufgefasst werden. Vielmehr betrachten wir es als Chance für die Aktivsten in Abteilung 8, die organisatorische Struktur zu definieren, die für ihre aktive Teilnahme an der IFLA am effektivsten ist. Überdies ist sich das Beratende Gremium bewusst, dass das Effektive sich je nach Bedarf von Region zu Region unterscheiden kann und dass jede Region den Schwerpunkt auf unterschiedliche Aktivitäten innerhalb eines allgemeinen Rahmens legen kann.

2. HINTERGRUND

Vertreter der Regionen trafen sich 1984, um die Regionalen Sektionen neu zu strukturieren, damit sie leistungsfähiger würden. Das Ergebnis dieser Beratungen war ein Dokument mit dem Titel "Die 25 wesentlichen Punkte". Die Gruppe empfahl für jede Sektion eine Gliederung nach Unterregionen und einen Ständigen Ausschuss mit zehn Mitgliedern, in dem jede Unterregion mit der gleichen Zahl von Mitgliedern vertreten sein sollte. Außerdem schlug sie die Einrichtung von Regionalbüros mit Regionaldirektoren vor und beschrieb die Mitgliedschaft in den Sektionen und Regelungen für die Teilnahme an den Regionalen Ständigen Ausschüssen und dem Koordinierungsausschuss der Abteilung.

Die Gliederung in Unterregionen wurde folgendermaßen festgelegt:

Asien und Ozeanien

Afrika

Lateinamerika und Karibik

Der IFLA-Vorstand beschloss sein Interesse an und seine Programme für die regionalen Gruppierungen als Kernprogramm mit dem Namen Forderung des Bibliothekswesens in der Dritten Welt (ALP) zu bündeln. Die Aktivitäten des ALP wurden erstmals in das Mittelfristige Programm 1986-1991 aufgenommen. Mit der Koordinierung durch die IFLA-Zentrale wurde früh versucht, die ALP-Programme mit Hilfe der Regionalen Ständigen Ausschüsse und Regionalbüros umzusetzen. Dieser Weg erwies sich aus einer Reihe von Gründen nicht als erfolgreich. Dies hatte mit Menschen zu tun, die die Eigenschaft haben, sich auf Projektvorschläge als Quelle von Mitteln zu konzentrieren, mit begrenzten Etats und einer fehlenden Koordinierung in den Regionen und der Zentrale. Erst, als 1990 ein ständiges Sekretariat für das ALP-Kernprogramm an der Universität Uppsala, Schweden, eingerichtet wurde und neue Finanzierungsquellen in Form der skandinavischen Entwicklungshilfebehörden erschlossen wurden, machten die ALP-Programme deutliche Fortschritte. Dies war die Antwort auf Kritik, die bis zu diesem Zeitpunkt an der mangelnden Effektivität des ALP geübt worden war.

In einem Versuch, die Kommunikations- und Koordinierungsprobleme innerhalb der Regionen zu beheben, überprüfte der Vorstand 1997 einen Vorschlag, die Geschäftsordnung der IFLA dahingehend abzuändern, dass die Regionalen Ständigen Ausschüsse ebenso wie die nicht regionalen behandelt würden. Diese Vorschläge bezogen sich hauptsächlich auf die Zusammensetzung der Regionalen Ständigen Ausschüsse und wollten die Mitgliederzahl von zehn auf zwanzig erhöhen, um die Basis zu erweitern und neuen Mitgliedern mehr Chancen zu geben.

Denkt man auch zunächst an das ALP, die Abteilung 8 und die Regionalbüros, wenn die Aktivitäten, Projekte und Probleme in diesen Regionen diskutiert werden, so haben doch viele andere IFLA-Gremien wie die übrigen Kernprogramme und Ständigen Ausschüsse erhebliche Unterstützung für diese Regionen geleistet. Das Beratende Gremium möchte allen danken, die mit den Regionalen Sektionen in abgesprochenen Programmen partnerschaftlich zusammengearbeitet haben.

3. UNTERSUCHUNG DER GEGENWÄRTIGEN STRUKTUR

Erfolgreiche Partnerschaften sind beispielsweise zwischen den Funktionsträgern der Sektionen und den Regionalbüros und dem Personal des ALP-Kernprogramms wirksam geworden, ganz zu schweigen von Partnerschaften zwischen der Abteilung 8 und den übrigen Kernprogrammen und den Abteilungen 1-7.

Die IFLA-Zentrale versucht Wege zu finden, den Einfluss der IFLA auf die fachlichen Aktivitäten in allen Ländern der Abteilung 8 zu stärken, fördert ein größeres Engagement der regionalen Mitglieder und gibt neuen Mitgliedern die Chance, sich an der Arbeit der Regionalen Ständigen Ausschüsse zu beteiligen. Es stellt sich aber die Frage, wie repräsentativ die Regionalen Ständigen Ausschüsse für die Bibliothekare oder die IFLA-Mitglieder in den Ländern der Region sind. Wie erfolgreich ist die gegenwärtige Struktur oder gibt es andere, die effektiver gewesen wären?

Die Regionalen Ständigen Ausschüsse tagen jährlich in ihren Regionen. In den letzten Jahren wurden diese Tagungen in Verbindung mit Workshops oder Seminaren organisiert, um die Reise- und andere Kosten aufteilen zu können. Die Regionalen Ständigen Ausschüsse arbeiten Richtlinien für die Entwicklung von Programmen innerhalb jeder Region aus und schlagen Projekte vor oder beschließen sie. Alle Projektvorschläge stammen aus den Regionen und nehmen den Weg über die Ständigen Ausschüsse. Das ALP arbeitet eng mit den IFLA-Regionalbüros und Ständigen Ausschüssen bei der Planung, Entwicklung und Durchführung von Projekten und Aktivitäten zusammen. Diese Gremien sollten beurteilen, wie die Ergebnisse der Tagungen die Arbeitsbeziehungen zwischen ihnen am besten unterstützen könnten. Dabei wäre es für sie nützlich, die Rollen, Aufgaben und Funktionen der Regionalen Ständigen Ausschüsse, des ALP, der Regionalbüros und des Koordinierungsausschusses der Abteilung 8 klar zu definieren.

Die neun Mitglieder des Beratenden Ausschusses des ALP (die Vorsitzenden und Schriftführer der drei Regionalen Sektionen und die Direktoren der Regionalbüros) tagten in Uppsala ungefähr eine Woche lang in den Jahren 1994, 1996 und 1998. Die nächste Tagung ist für Ende Oktober 2000 in Uppsala vorgesehen. Während dieser Tagungen evaluiert der Ausschuss laufende und abgeschlossene Projekte und plant die Aktivitäten für die kommenden zwei Jahre.

3.1 Finanzielle Unterstützung für das ALP, die Abteilung 8 und die Regionalbüros

Die finanzielle Unterstützung für das ALP, die Regionalen Ständigen Ausschüsse und die Teilnahme an verschiedenen Tagungen (wie des Beratenden Ausschusses des ALP und des Fachrats) stammt aus verschiedenen Quellen. Es ist daher schwierig, den Gesamtbetrag genauer zu ermitteln.

Innerhalb des Gesamthaushalts der IFLA in Höhe von 800.000 $ werden den Regionalbüros, den ALP und der Abteilung knapp 10 % (77.000 $) zugewiesen. (Die Regionalbüros erhalten jeweils 15.000 $, zusammen 45.000 $ jährlich. Dem ALP wurden im Jahre 2000 aus den Mitteln für die Kernprogramme 27.500 $ zugewiesen. Die Abteilung 8 erhielt 4.500 $. Diese Summen enthalten keine "Großprojektmittel" oder Gelder, die die anderen Abteilungen oder Sektionen vielleicht beisteuern.)

Das ALP und die Regionalbüros erhalten alle Sachmittel von ihren gastgebenden Einrichtungen. Wenn auch der finanzielle Gegenwert für diese Unterstützung schwer zu ermitteln ist, so ist er doch beträchtlich. Beispielsweise betrug der Haushalt des ALP für 1999 insgesamt 558.219 $, die SIDA (Schwedische Internationale Entwicklungsbehörde) stellt für die Arbeit jedes Regionalbüros jährlich 6.000 $ (insgesamt 18.000 $) zur Verfügung. Schließlich kann die Abteilung 8 wie die Abteilungen 1-7 von kleineren oder größeren Summen von Projektgeldern und Verwaltungsmitteln profitieren, die vom Fachrat vergeben werden. Der Fachrat verteilt Projektmittel auf seiner Tagung im November/Dezember und prüft die Projekte noch einmal im März. Die Abteilung 8 ist bei diesen Tagungen vertreten und hat deshalb direkten Einfluss auf dieses Verfahren.

Das ALP fungiert als Verwalter für die Projektmittel der Regionalbüros. Mit dieser Aufgabe können das Ermitteln von Sponsoren für die Projekte, die Suche nach Finanzierungsmöglichkeiten, die Erstellung von Projektberichten usw. verbunden sein. Die Anträge werden an das IFLA-Büro in der zuständigen Region gesandt. Danach geben sie zur Beurteilung und Evaluierung an den Regionalen Beratenden Ausschuss. Wird ein Projekt bewilligt, sucht das ALP nach Finanzierungsmöglichkeiten, falls es dafür bisher keine gab. Die Projekte werden dann von lokalen Stellen oder Einrichtungen und den Regionalen Ständigen Ausschüssen durchgeführt. Deshalb gibt es keine ALP-Projekte per se. Es versteht sich von selbst, dass zusätzliche Mittel nötig sind, um alle gewünschten Aktivitäten durchzuführen. Das gilt nicht nur für die Regionen, sondern auch für die IFLA und für alle Bibliotheken, ihre Trägerorganisationen, Verbände und Institutionen. Deshalb ist es ein wesentliches finanzielles Ziel, eine gleichmäßige finanzielle Unterstützung für die Programme aller IFLA-Gremien sicherzustellen.

3.2 Die Stärken der IFLA hinsichtlich der regionalen Gruppierungen

Die IFLA hat die Länder der regionalen Gruppierungen in erheblichem Maße unterstützt, indem sie eine solide Struktur zur Förderung ihrer Politik aufgebaut hat, die Entwicklung des Berufsstandes weltweit zu stimulieren. Seit den achtziger Jahren verastaltete die IFLA erfolgreiche Konferenzen in Entwicklungs- oder Dritte-Welt-Ländern. Außerhalb der IFLA-Konferenz fanden zahlreiche aktuelle Tagungen, Konferenzen und und Workshops zu speziellen Themen in Verbindung mit den regionalen Gruppierungen statt. Die IFLA ist eine sichtbare Kraft in diesen Ländern und hat auch ihr Engagement bei der Förderung des Bibliotheks- und Informationswesens in diesen Regionen durch die Einrichtung eines speziellen Kernprogramms, des ALP, bewiesen. Außerdem wurden Regionalbüros für die laufende Unterstützung des Bibliothekswesens eingerichtet. Die IFLA hat ihr Engagement für die Grundrechte der Verfügbarkeit von Informationen für Alle durch die kürzliche Berufung des Ausschusses für Freiheit des Zugangs zur Information und Meinungsfreiheit (FAIFE) und des Ausschusses für Urheberrecht und andere juristische Angelegenheiten (CLM) weiter ausgebaut. So wichtig diese beiden Ausschüsse für die IFLA als Ganzes sind, so sind sie doch für die regionalen Gruppierungen von besonderer Bedeutung. Schließlich arbeitet die IFLA nicht isoliert, sondern geht auf andere Organisationen mit gemeinsamen Interessen zu und schafft so ein Netz zur Unterstützung ihrer Mitglieder.

3.3 Die Schwächen der IFLA hinsichtlich der regionalen Gruppierungen

Einige Stärken der IFLA kann man auch als ihre Schwächen sehen. Sie wurde geographisch oft als westeuropäisch und nordamerikanisch und mit einem Schwerpunkt auf den Verbänden, den National- und Hochschulbibliotheken angesehen. Wenn die IFLA die Länder in den regionalen Gruppierungen auch beträchtliche Aufmerksamkeit schenkte, so wurde dies doch manchmal als gönnerhaft betrachtet. Ebenso haben manche ihre Besorgnis geäußert, dass den regionalen Gruppierungen zu viel Aufmerksamkeit geschenkt würde. Deshalb muss in Zukunft der Versuch unternommen werden, Hilfen und Mittel für Fortschritte des Verbands insgesamt ausgewogen zu verteilen - wirklich eine delikate Aufgabe.

In den letzten zehn Jahren gab es enorme wirtschaftliche, politische und gesellschaftliche Veränderungen. Sie haben die Schwierigkeiten und Unzulänglichkeiten bei der Gruppierung der Länder deutlich gemacht, aus denen die drei regionalen Sektionen der IFLA bestehen. Offenbar sind diese "Schwächen" nicht von ihr beeinflussbar. Es ist jedoch wichtig, dass die IFLA die Notwendigkeit anerkennt, erneut zu prüfen, wie die regionalen Gruppierungen definiert sind, und sie soweit möglich innerhalb der IFLA-Struktur neu zu definieren. Dies gilt besonders, wenn man die Größe dieser Regionen bedenkt und die relativ kleine Zahl an IFLA-Mitgliedern und Teilnehmern aus diesen Regionen. Idealerweise sollte es mehr Regionen für kleinere Gebiete geben. Wie so oft spielen finanzielle Auswirkungen mit, wenn eine Erhöhung der Zahl der Regionen empfohlen wird. Ein solche Empfehlung muss auf dem Hintergrund des IFLA-Haushalts für Programme gesehen werden.

4. BESONDERE PROBLEME DER ABTEILUNG 8

• Verhältnisse, die sich auf die regionalen Gruppierungen beschränken
• Struktur der IFLA
• Finanzierung

4.1 Verhältnisse, die sich auf die regionalen Gruppierungen beschränken

4.1.1 Die Mitglieder der regionalen Gruppierungen repräsentieren nur einen kleinen Teil der IFLA-Mitglieder, deshalb werden Funktionsträger der Regionalen Ständigen Ausschüsse aus einem sehr kleinen Kreis von Teilnehmern gewählt. Das gilt auch für die Werbung von Kandidaten für die Ständigen Ausschüsse innerhalb der Regionen. Außerdem sind die Führungsaufgaben innerhalb der regionalen Gruppierungen ungleich verteilt. Dies erschwert es, eine gleichgewichtige Stimme in der Region und noch mehr im Verband zu gewährleisten.

4.1.2 Oftmals fehlen grundlegende Dinge innerhalb der Länder der Region, die in anderen Ländern selbstverständlich sind. Das kann eine schlechte Telekommunikationsinfrastruktur sein, Unzulänglichkeiten bei den Berufsverbänden oder unzureichende Technik.

4.1.3 In einer Reihe von Ländern dieser Regionen fehlt es auf vielen Gebieten der Bibliotheks- und Informationspraxis an Wissen und Kompetenz. Es fehlen neue Ideen und Initiativen, die Mentalität ist konservativ und bedarf einer Öffnung. Teilweise ist das der Tatsache zuzuschreiben, dass die Prioritäten innerhalb der regionalen Gruppierungen unterschiedlich verteilt sind.

4.1.4 Viele Ausschussmitglieder in den Abteilungen 1-7 wissen kaum etwas über die Tätigkeit der regionalen Gruppierungen. Sie sehen selten Tagungsberichte oder Rundbriefe aus diesen Regionen. So ist das fehlende Verständnis durchaus gegenseitig.

4.1.5 Es wurde schon oft darauf hingewiesen, dass es ein Missverhältnis zwischen der Definition der IFLA für "regionale Gruppierungen" und den geopolitischen Veränderungen der letzten Jahre gibt. Das gilt für kulturelle Auffassungen und die wachsende wirtschaftliche Stärke einiger Länder, die speziellen regionalen Gruppierungen zugeteilt wurden.

4.1.6 Zusätzlich zu den geopolitischen Veränderungen und der großen Ausdehnung jeder regionalen Gruppierung stellt die Vielzahl der Sprachen innerhalb einer Gruppierung ein weiteres Hindernis dar. Beispielsweise gibt es in den Sektionen Lateinamerika und Karibik der Abteilung 8 vier vorherrschende Sprachen: Spanisch, Portugiesisch, Englisch und Französisch.

5. DIE STRUKTUR DER IFLA

Aus diesem Grund wird die IFLA oft als bürokratisch angesehen. Veränderungen werden als schwierig und lästig betrachtet. Eines der Hauptziele der Arbeitsgruppe Revision der Satzung und Geschäftsordnung war eine Verbesserung der Flexibilität der IFLA. Dieses Ziel gilt auch für den Versuch, die Beziehungen innerhalb und zwischen der IFLA, dem ALP, der Abteilung 8 und den Regionalbüros zu verbessern.

5.2 Die Regionalbüros müssen durch zusätzliches Personal verstärkt werden, das sich für die IFLA engagiert. Die Ziele der Regionalbüros müssen neu definiert werden, so dass der Aufbau bibliothekarischer Verbände in den Regionen zu einer Priorität wird. Dies ist als eine wichtige Grundlage für die Stärkung fachlicher Interessen und Aktivitäten erkannt worden, zunächst in den Regionen, dann aber auch als mögliche neue Mitglieder in der Gemeinschaft der IFLA. Als gutes Beispiel dafür kann man auf die Unterstützung der IFLA bei der erfolgreichen Vereinigung der südafrikanischen Bibliotheksverbände verweisen, die dem Eintreten und der Hilfe der IFLA zu danken ist. Eine noch engagiertere Rolle ist für die Mitglieder der Abteilung 8 notwendig, doch das kann nur erreicht werden, wenn alle Beteiligten Informationen und die Verpflichtung teilen, den Status des Berufsstandes auf lokaler wie auf internationaler Ebene zu verbessern.

6. FINANZIERUNG

7. EVALUIERUNG DER GEGENWÄRTIGEN STRUKTUR

7.1 Finanzierung. Die Finanzierungsquellen für die Programme der Regionalen Ständigen Ausschüsse müssten im Ganzen analysiert werden, um die Aktivitäten zu erleichtern. Wie schon erwähnt, stammt die Finanzierung der Abteilung 8 aus vielen Quellen. Das hat teilweise zu der Vorstellung geführt, dass die Finanzierung für die regionalen Gruppierungen unzureichend sei. Könnte man die Finanzierung soweit wie möglich zusammenfassen und durch eine zentrale Stelle verwalten, so könnte die Festlegung der Finanzierung für die regionalen Gruppierungen leichter und präziser geschehen.

7.2 Beurteilung der Effektivität von Tagungen und Konferenzen. Zwar fanden Fachtagungen und -konferenzen statt, die von der Abteilung 8, verschiedenen Kernprogrammen und Ständigen Ausschüssen gefördert wurden, doch ist nichts geschehen, um den Nutzen (kurz- wie langfristig) solcher Programme zu bewerten. Es müsste eine gewisse Evaluierung stattfinden, um die Effektivität dieser Programme wie auch der daraus resultierenden Partnerschaften festzustellen. Die größte Herausforderung stellen dabei die Kontinuität dieser Partnerschaften und Programme auf Grund gemeinsamer Interessen dar.

7.3 Wahrgenommene Isolierung. Schon früher wurden Besorgnisse über den Ghetto-Effekt laut, der durch eine Abteilung hervorgerufen wurde oder möglicher Weise hervorgerufen wird, die sich auf geographische Regionen konzentriert. Die Mitglieder der IFLA betrachten unsere Kollegen in diesen Regionen als diejenigen, die Bildung und Führung bringen sollen, deshalb können wir diese Situation offen, objektiv und offensiv diskutieren. Die Mitglieder der IFLA müssen ein besseres Verständnis der Fragen und Themen gewinnen, die unseren Erkenntnissen zu Grunde liegen. Nur so können wir Strategien und Taktiken für die Förderung des Bibliothekarischen auf subregionaler und nationaler Ebene entwickeln, die auf einer realistischen Einschätzung der Möglichkeiten der Regionalen Ständigen Ausschüsse beruhen.

8. EMPFEHLUNGEN UND NÄCHSTE SCHRITTE

Das Beratende Gremium empfiehlt Folgendes.

Empfehlung 2: Die Abteilung 8 und ihre Sektionen, das ALP und die Regionalbüros müssten bei der Ermittlung der Definition und der Gestaltung der sich daraus ergebenden Struktur eine führende Rolle übernehmen. Im Zusammenhang damit sollten sie die gegenwärtige Organisation mit Blick auf die IFLA, das ALP, die Abteilung 8, die Regionen und Unterregionen beurteilen, um festzustellen, was gut funktioniert und was geändert werden muss. Dabei müssten sie überlege, wie das Ganze in die Struktur der IFLA mit Blick auf die anderen Abteilungen, Ausschüsse und Kernprogramme eingefügt werden kann.

NÄCHSTE SCHRITTE: Es wird vorgeschlagen, dass das ALP, die Regionalbüros und die Funktionsträger (Vorsitzende und Schriftführer) der Abteilung 8 auf ihrer Oktobertagung der Diskussion der zukünftigen Struktur und des Verhältnisses dieser Gruppierungen untereinander und zur IFLA insgesamt hohe Priorität einräumen. Dahinter steht die Absicht, dass spezielle Empfehlungen abgegeben werden, die die Arbeitsbeziehungen zwischen der Abteilung 8 und den Mitgliedern der IFLA stärken.

Empfehlung 3: Als Teil ihrer Überlegungen sollte die Abteilung 8 das Verhältnis innerhalb und zwischen der IFLA, dem ALP, den übrigen Kernprogrammen, der Abteilung 8, den Regionalbüros und den Abteilungen 1-7 im Hinblick auf eine verbesserte Kommunikation und Koordinierung der Aktivitäten überprüfen. Dabei könnten die folgenden Vorschläge in Betracht gezogen werden, was möglicherweise dazu führen könnte, dass die Mitgliedschaft in der Abteilung 8 neu definiert werden müsste.

• Die Regionalbüros und die Abteilung 8 müssen größere Verantwortung dafür übernehmen, dass ihre Tätigkeit den übrigen IFLA-Mitgliedern besser vermittelt wird. Verfahren für eine effektivere Kommunikation müssen als Teil dieser Empfehlung angesprochen werden. Jeder Bibliothekar aus der Abteilung 8 wird die Verantwortung für eine bessere Kommunikation in diesem neuen Szenario übernehmen und Meinungen von einer weit gestreuten bibliothekarischen Wählerschaft mit sehr unterschiedlichen Bedürfnissen einholen müssen.
• Es sind verschiedene Wege für eine bessere Integration der Aufgaben der Abteilung 8 in die übrige IFLA vorgeschlagen worden. Sie umfassen Verbindungspersonen, die von den Ausschüssen der Abteilungen 1-7 je nach Bedarf und Interesse ernannt werden zur Förderung von abteilungsübergreifenden Kenntnissen, Erfahrungen und Hilfen. Eine andere Möglichkeit wäre, eine bestimmte Anzahl von Sitzen bei den Ständigen Ausschüssen der Abteilungen 1-7 für Mitglieder der Abteilung 8 zu reservieren. Wir hoffen, dass die Abteilung 8, die Regionalbüros und das ALP diese Vorschläge berücksichtigen, wenn sie mögliche neue Strukturen prüfen.
• Zu überlegen ist auch eine Einbindung der Tätigkeit des ALP in die IFLA-Zentrale zum Zweck einer besseren Koordination.

NÄCHSTE SCHRITTE: Die Verantwortung für das Definieren dieser Beziehungen sollte in erster Linie der Abteilung 8, den Regionalbüros und dem ALP in Absprache mit der IFLA-Zentrale und den Mitgliedern des Vorstands und des Fachrats zufallen. Die bevorstehende Tagung in Uppsala nach der IFLA-Konferenz sowie künftige IFLA-Konferenzen sollten zu diesem Zweck genutzt werden. Einige Vorschläge für die Stärkung der Regionalbüros, die Erhöhung ihrer Zahl, die Vergrößerung der Mitgliederzahl des Ständigen Ausschusses der Abteilung 8 usw. wurden bereits gemacht.

Empfehlung 5: Die Finanzierung der Abteilung 8 und der Regionalbüros durch die IFLA sollte überprüft und evaluiert werden. Die Finanzen werden immer ausschlaggebend für das sein, was geleistet werden kann. Wie bereits ausgeführt, müssen Fairness und Ausgewogenheit gegenüber den übrigen IFLA-Programmen und -Aktivitäten berücksichtigt werden. Damit stehen folgende Empfehlungen in Zusammenhang:

• Die Zentrale und der Schatzmeister der IFLA sollten versuchen, die Finanzierung für die Aktivitäten der regionalen Gruppierungen unter Anerkennung ihrer getrennten Herkunft soweit wie möglich zu konsolidieren. Eine stärker zentralisierte Kontrolle der Finanzierung der regionalen Gruppierungen sollte in der IFLA-Zentrale stattfinden und zwar in engerer Konsultation mit den speziell betroffenen Gruppen wie auch der IFLA-Zentrale und dem Vorstand und Fachrat.
• Die Struktur der Mitgliedsbeiträge für Verbände und Institutionen aus Entwicklungsländern ist zu überdenken und weitere Möglichkeiten für eine Unterstützung bei den Beiträgen müssen erschlossen werden.
• Erhöhung der Mittel für Tagungen der Regionalen Ständigen Ausschüsse um die Jahresmitte.
• Stärkung der Regionalbüros, damit sie in ihren Regionen aktiver und effektiver wirken können.
• Schaffung eines Verfahrens für eine realistische Einschätzung der Sachmittelaufwendungen durch die Abteilung 8. Jede Mittelvergabe durch die IFLA oder die Kernprogramme sollte auf der Grundlage der Beiträge der Regionalen Ständigen Ausschüsse ausgehandelt werden als Strategie für den Ausbau von Partnerschaftsabkommen, -verpflichtungen und Verantwortlichkeit.

Empfehlungen für eine Neustrukturierung müssen aus einer finanziell verantwortungsbewussten Sicht heraus untersucht werden. Die Abteilung 8, die regionalen Gruppierungen und das ALP müssen finanzielle Wünsche der Zentrale, dem Schatzmeister und dem Fachrat der IFLA zur Überprüfung vorlegen. Bei jeder Neuorganisation müssen eventuelle zusätzliche Kosten ermittelt werden, deren finanzielle Absicherung innerhalb der Haushaltseinschränkungen der IFLA bewertet werden muss.

Die Mitgliederbasis bei den regionalen Gruppierungen sollte verbreitert werden, so dass die Beteiligung an der IFLA gestärkt wird und ein größeres Reservoir entsteht, aus dem Funktionsträger gewählt werden können. Dazu folgende Vorschläge:

• Einrichtung eines Mitgliederförderprogramms, das auf die Bedürfnisse der IFLA-Mitglieder in Entwicklungsländern ausgerichtet ist. Ein solches Programm sollte darauf zielen, den IFLA-Mitgliedern etwas für ihr Geld zu bieten und gleichzeitig neue Mitglieder ansprechen und es sollte entweder im Land oder von außen durchgeführt werden, was nicht von der Möglichkeit an Konferenzen teilzunehmen abhängig gemacht wird. Der Inhalt könnte aus Informationen und Anleitungen für die speziellen fachlichen Kompetenzen bestehen, die für die Teilnahme an den fachlichen Gremien der IFLA erforderlich sind, wie das Verfassen von Finanzierungswünschen, die Durchführung von Forschungen, das Verfassen von Referaten für Konferenzen, mündliche Vorträge, die Organisation von Tagungen, die Anfertigung von Protokollen. Einige dieser Elemente finden sich bereits in bestehenden Programmen wie die Sitzungen der IFLA-Funktionsträger und dem Projektvorschlag Verfasserworkshop der Sektion Asien und Ozeanien.
• Außerdem sollte ein Mitgliederförderprogramm Programme für die Stärkung von Biblio-theksverbänden auf nationaler Ebene umfassen und die Kontinuität von Programmen als Teil der Strategie erleichtern, langfristig ihre Autarkie zu erreichen.
• Einrichtung eines besser koordinierten und regelmäßig finanzierten Programms von Work-shops zur Förderung von Bibliotheksverbänden wie sie von den Regionalen Sektionen und dem RTMLA (Arbeitskreis für das Management von Bibliotheksverbänden) durchgeführt wurden.
• Unterstützung von Aktivitäten der Abteilung 8, die auf subregionaler Ebene erkennbarer und ausgeprägter sind und durch die Verbindung zu lokale Bibliotheksverbänden mehr Biblio-thekare erreichen und sich in erster Linie auf lokale Bedürfnisse konzentrieren.
• Erhöhung der Mitgliederzahl im Ständigen Ausschuss von 10 auf 20, wie dies bei den anderen Ständigen Ausschüssen der IFLA der Fall ist.

15. Juni 2000