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66th IFLA Council and General
Conference

Jerusalem, Israel, 13-18 August

 
 


Code Number: 125-164-S
Division Number: IV
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with:
Meeting Number: 164
Simultaneous Interpretation: No

"Podría tratarse del inicio de una buena amistad": comparación de la descripción y acceso a objetos de interés entre bibliotecas y archivos"

Eeva Murtomaa
Helsinki University Library
Helsinki, Finland


Paper

Se describen las posibilidades de cooperación entre las bibliotecas y los archivos en materia de estándares y estructuras de descripción y autoridades. El objetivo es el de mejorar el acceso simultáneo a la información de estas organizaciones. Es con este propósito que se examinan los conceptos principales y la funcionalidad de los elementos incluidos en la General International Standard Archival Description, ISAD(G) y la General International Standard Bibliographic Description, ISBD(G) a la luz del estudio de la IFLA Functional Requirements for Bibliographic Records, FRBR.

 

Introduction

Como miembro del IFLA Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records (FRANAR) he tenido la oportunidad de asistir en dos ocasiones a reuniones de trabajo del Committee on Descriptive Standards del International Council on Archives (ICA). Este comité ha revisado la General International Standard Archival Description, ISAD(G). La segunda edición de este texto es el resultado de un proceso de cinco años de revisiones y comentarios. Será publicado en inglés y francés coincidiendo con el International Congress on Archives, que tendrá lugar en Sevilla (España) en septiembre de 2000.

En las reuniones a las que asistí me di cuenta de que bibliotecas y archivos tienen un objetivo común: la creación de métodos amigables para encontrar y acceder a la información. Según la ISAD(G) "el conjunto de reglas generales para la descripción archivística es parte de un proceso que facilitará la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información".

 

¿Por qué no cooperar para conseguir juntos este objetivo?

Tenemos que hacer todo lo posible para conseguir una interoperabilidad semántica más profunda entre bibliotecas, archivos y también museos. Tenemos que crear instrumentos, estándares e interfaces que faciliten la cooperación de sistemas en la búsqueda y transferencia de registros. A partir de estándares internacionales, como las aplicaciones del protocolo Z39.50, podemos conseguir acceso transparente a una gran variedad de sistemas distintos -por ejemplo de bibliotecas y archivos-, incluso si estos organismos no utilizan internamente las mismas reglas o formatos.

 

¿Por qué y cómo encontrar tesoros?

Imaginemos que un usuario que está buscando ilustraciones sobre Navidad encuentra el siguiente registro en el catálogo de una biblioteca:

    The Christmas birthday story / by Margaret Laurence ; pictures by Helen Lucas. - New York : Knopf, c1980.
    [32] p. : col., ill. ; 22 x 28 cm.

Estoy segura de que esta persona estaría muy satisfecha si descubriera que las ilustraciones originales y la información adicional sobre ellas pertenecen a los archivos de la York University en Canadá. En la base de datos del archivo el material relativo al conjunto de los documentos se anota como un fondo: Helen Lucas fonds (fonds). La información de la serie contiene The Christmas Birthday Story production records, y finalmente en el nivel de documento se encuentra la misma The Christmas Birthday Story.

De la misma forma, un lector interesado en las North Polar Exploration Stories de Robert E. Pearcy estaría encantado de saber que "The Robert E. Pearcy Family Collection" en los National Archives de los Estados Unidos de América consta de 32 pies lineales de fotografías, mapas y documentos textuales.

Así pues, la pregunta clave es cómo puede el usuario tener acceso simultáneo a materiales de todo tipo independientemente de su localización. ¿Podemos encontrar un "nivel básico" ("core level") de descripción que contenga las áreas y elementos necesarios que permitan al usuario encontrar, identificar, seleccionar y obtener documentos relevantes?

 

Instrumentos para la descripción y modelos conceptuales de datos

  • General International Standard Archival Description, ISAD(G)
  • General International Standard Bibliographic Description, ISBD(G)
  • Functional Requirements for Bibliographic Records, FRBR (el estudio de la IFLA).

Para la creación de una descripción de "nivel básico" comparé los distintos estándares y examiné las correspondencias ("crosswalks") entre los estándares bibliotecarios y los archivísticos (véase el Apéndice). En esta relación no se puede pasar por alto el estudio de la IFLA Functional Requirements For Bibliographic Records (de aquí en adelante FRBR), ya que contiene muchos principios comunes con los de la General International Standard Archival Description, ISAD(G).

Los tres documentos mencionados se basan en principios teóricos aceptados. Presentan un modelo conceptual de datos o estructura que sirve para revalorar las convenciones y estándares de registro de datos. Estas estructuras pretenden cubrir todo tipo de usos y necesidades de los usuarios. Los modelos están pensados para su aplicación amplia independientemente de la extensión, forma y soporte de las unidades de descripción. Según la ISAD(G) y la ISBD(G), el modelo de descripción ha de ser independiente de los estándares nacionales existentes. Ahora bien, en ambos casos el estándar pretende ser la base para desarrollar reglas nacionales de catalogación descriptiva y para facilitar el intercambio de registros descriptivos entre fuentes distintas ya estén todas dentro de un mismo sistema unificado de descripción o en un entorno de información compartido.

El objetivo del informe FRBR es el de recomendar un nivel básico de funcionalidad apto para los registros creados para el intercambio nacional o internacional de información. La ISAD(G) presenta también, con el mismo propósito, recomendaciones de los elementos que se consideran esenciales para el intercambio internacional de información descriptiva. Además, los estándares pueden contemplar también la gran variedad de aplicaciones en las cuales se utilizan los datos de los registros, por ejemplo, en el desarrollo de la colección, en los instrumentos de descripción ("finding aids"), etc.

 

Modelos conceptuales descritos en el estudio FRBR y en la ISAD(G)

El objetivo de los documentos anteriores es el de controlar física e intelectualmente los objetos descritos. La ISAD(G) incluye, además, elementos para el control de la misma descripción (por ejemplo, la nota del archivero, las reglas o convenciones, las fechas de la descripción).

El estudio FRBR contiene una estructura que identifica y define claramente las entidades (que representan los objetos de interés para los usuarios de los datos bibliográficos), los atributos de cada entidad y los tipos de relaciones que se establecen entre estas entidades.

Existen tres grupos de entidades. El primer grupo incluye las obras (creaciones intelectuales/artísticas), las expresiones (realizaciones de la obra), las manifestaciones (sus encarnaciones físicas), y los ítems o piezas (cada uno de los ejemplares de una manifestación). En el segundo grupo se encuentran las personas y entidades responsables de la creación intelectual o de la producción física o de la diseminación de la entidad descrita o sus propietarios. El tercer grupo incluye conceptos, acontecimientos, y lugares que son la materia de la obra. En la comparación de las descripciones se parte de las entidades del primer grupo.

 

Niveles y relaciones

Cuando las entidades se encuentran aisladas, el estudio FRBR identifica las características o atributos asociados con cada entidad y las relaciones que se establecen entre ellas. Hay distintos tipos de relaciones insertadas dentro de los elementos descriptivos (por ejemplo, relaciones todo/parte, de acompañamiento, precedente/subsiguiente, de sumarización, transformaciones). Las relaciones ayudan al usuario a navegar por el universo bibliográfico. Enlazan las entidades con las necesidades de los usuarios de los registros. También proporcionan mecanismos al usuario para formular una consulta y explican relaciones con finalidades de identificación y colocación.

Las relaciones tienen un papel importante en la descripción de los materiales de archivo. La descripción archivística procede de lo general a lo específico, ya que se trata de presentar el contexto y la estructura jerárquica de los fondos y sus partes. Los fondos constituyen el nivel más amplio de la descripción; si se requiere la descripción de las partes, éstas se pueden describir por separado. Las partes conforman niveles subsiguientes cuya descripción tiene sentido sólo si se contempla en el contexto de la descripción del fondo como tal. La descripción de las relaciones entre estas partes es muy importante. La descripción ser puede hacer a partir de distintos niveles: la descripción del fondo, de la serie, del expediente o i/o del documento. Además, puede haber niveles intermedios.

 

Niveles de correspondencias ("crosswalks") y funciones

Comparación de los elementos de la ISAD(G) y los de la ISBD(G).

La descripción de la ISAD(G) se estructura en 7 áreas y 26 elementos; la de la ISBD(G), en 8 áreas y unos 33 elementos. La siguiente comparación tiene en cuenta aquellos elementos que la ISAD(G) considera esenciales para el intercambio internacional de información. La comparación completa se encuentra en el Apéndice:

ISAD(G) ISBD(G)
Área de la mención de identificación
3.1.1 Código(s) de referencia
  • código de país
  • código de archivo
  • código local de referencia específico del archivo, número de control o signatura o identificador único
8. Número normalizado o alternativo y condiciones de adquisición
3.1.2 Título 1. Área del título y las menciones de responsabilidad
  • título propio
  • designación general de material
  • menciones de responsabilidad
3.1.3 Fecha(s)
  • fecha(s) de formación de la unidad de descripción
  • fecha(s) de creación de los documentos
  • fecha(s) de copias, ediciones, versiones, documentos adjuntos, originales, etc
4.4 Fecha de publicación, distribución, etc.
4.5 Fecha de fabricación
3.1.4 Nivel de descripción
  • fondo, subfondo, serie, subserie, expediente, documento
No existe equivalente
3.1.5 Volumen de la unidad de descripción
  • extensión física o lógica (volumen)
  • tipo de documento de la unidad de descripción
3. Área específica de material o tipo de publicación
4. Área de descripción física
  • designación específica de material y extensión
  • otros detalles físicos
  • dimensiones del documento
3.2.1 Nombre del creador(es)
--enlace a los registros de autoridades
1.5 Menciones de responsabilidad
4.2 Nombre del editor

Todos los demás elementos anotados en la ISAD(G) podrían describirse en distintas notas de la ISBD(G). (Por cierto, que estos elementos esenciales fueron los más "populares" en los ejemplos anotados en el Apéndice B del estándar ISAD(G). Otros elementos, como Alcance y contenido, Nombre del creador e Historia administrativa/biografía estaban presentes también en la mayoría de los ejemplos).

Los elementos esenciales mencionados son los más importantes, según el estudio FRBR, para el nivel básico de funcionalidad. Estos elementos se relacionan con las tareas genéricas siguientes que llevan a cabo los usuarios del catálogo:

  • encontrar materiales que correspondan a los criterios de búsqueda del usuario
  • identificar una entidad
  • seleccionar una entidad apropiada a las necesidades del usuario
  • acceder a la entidad descrita.

Sin embargo, llegados a este punto, quiero subrayar la importancia de la función de preservación para los materiales de archivo. Según la ISAD(G), el propósito de la descripción archivística es "identificar y explicar el contexto y contenido del material archivístico para facilitar su accesibilidad".

He analizado los elementos de la ISAD(G) de acuerdo con las tareas genéricas que, según el estudio FRBR, realizan los usuarios. Parece que la entidad definida como Obra (una creación intelectual o artística distinta) se corresponde con la entidad definida como "Fondo".1

Los elementos esenciales de la ISAD(G) -Código(s) de referencia, Título, Creador, Fecha(s), Volumen de la unidad de descripción, Nivel de descripción- son adecuados para las funciones de identificar, encontrar y seleccionar. Además, el elemento Alcance y contenido parece importante para la función selectiva. Hay otros elementos adicionales importantes para las funciones de selección y obtención del documento. Son los siguientes: Fuente inmediata de adquisición y transferencia, Características físicas y requerimientos técnicos, Área de las condiciones de acceso y utilización, Condiciones de acceso y Derechos y condiciones de reproducción, Instrumentos de descripción, Existencia y localización de originales, Existencia y localización de copias.

Hay diversos elementos que sirven para expresar relaciones de distintos tipos: Nivel de descripción, Unidades de descripción relacionadas, Notas de publicación (por ejemplo, "basado en"), Existencia y localización de originales, Existencia y localización de copias, Nuevos ingresos, y Procedencia.

 

Conclusiones

La comparación muestra que los registros archivísticos y bibliográficos tienen muchos elementos de datos comunes. Sin embargo, los elementos archivísticos tienen a menudo una función más amplia que los bibliográficos. Independientemente de la entidad "nivel de descripción", hay correspondencias equivalentes. En algunos casos la equivalencia es sólo parcial. El nivel de descripción refleja la posición de la unidad de descripción en la jerarquía de los fondos.

En relación con las prácticas catalográficas hay algunas dificultades:

  • el mismo tipo de material se puede catalogar de manera diferente
  • los mismos elementos pueden tener significados distintos en bibliotecas y archivos

Para conseguir una interoperabilidad semántica, habría que comparar los términos y las definiciones y habría que armonizar los términos utilizados como "designaciones generales y específicas".

La catalogación como un proceso dinámico
La catalogación de materiales de archivo es un proceso continuo y dinámico. La descripción puede empezar incluso antes que la creación del registro y puede continuar a través de la vida de la obra. Este proceso dinámico será cada vez más acusado en el entorno bibliográfico cuando la descripción (metadatos) creada por el autor o el editor se distribuya o se convierta a los sistemas de otras partes involucradas. Así pues, la idea de la catalogación como un proceso dinámico que facilite acceso simultáneo a la información es un modelo adecuado para cooperar en esta área.

Catalogación a nivel de colección
En ISAD(G) se presupone que las reglas utilizadas para describir un fondo y sus partes se pueden aplicar también en la descripción de una serie. Me parece que esta idea debería ensayarse también en el entorno electrónico.

Cooperación en el establecimiento de autoridades
Mediante el análisis de la información de autoridades y el intercambio de esta información se podría encontrar un método económico de control de autoridades. La IFLA y el ICA cooperan en este tema, así por ejemplo, algunos miembros del ICA/CDS (International Council on Archives, Committee on Descriptive Standards) comentaron el informe de la IFLA "Mandatory Data Elements for Internationally Shared Resource Authority Records" (http://archive.ifla.org/VI/3/p1996-2/mlar.htm).

El objetivo de esta cooperación era investigar la compatibilidad e interoperabilidad potencial de la estructura de los registros de autoridades. La respuesta a la pregunta de si los archiveros pueden adoptar el modelo IFLA de registros de autoridad como propio fue un SÍ, pero con ciertas condiciones. Según el análisis efectuado, "había once áreas que presentaban coincidencias exactas o muy próximas entre los dos estándares, pero para conseguir una interoperabilidad plena era preciso hacer coincidir más algunos elementos. Así, por ejemplo, los comentaristas echaron en falta información sobre la procedencia.

La cooperación continuará con el Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records, FRANAR, de la IFLA (1999- ).

El modelo creado por Barbara Tillett para el grupo de trabajo FRANAR sobre la variedad de relaciones entre nombres controlados, y entre estos nombres controlados de entidades y las entidades bibliográficas debería analizarse también desde el punto de vista de los archivos.

La cooperación entre encabezamientos de materia podría mejorar los índices de forma considerable.

"¿Podríamos hablar del inicio de una buena amistad?" Mi respuesta es SÍ.

 

Referencias bibliográficas

ISAD(G) : General International Standard Archival Description : adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22. September 1999. - 2nd ed. - Ottawa, 2000.
Publicada también en francés con el mismo título.

ISBD(G) : General International Standard Bibliographic Description : annotated text / prepared by IFLA Committee on Cataloguing. International Federation of Library Associations and Institutions. - Rev. ed. - München : Saur, 1992. - (UBCIM publications ; N.S., Vol. 6). - ISBN 3-598-11084-7.

Society of American Archivists. Encoded Archival Description Working Group. Encoded Archival Description Application Guidelines : version 1.0 / prepared by the Encoded Archival Description Working Group on the Society of American Archivists. - 308 p. ISBN 0-931828-42-2.

 

Apéndice

La ISAD(G) considera que los elementos siguientes son esenciales para el intercambio de la información descriptiva:

  • código de referencia
  • título
  • creador
  • fechas
  • volumen de la unidad de descripción
  • nivel de descripción

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Latest Revision: July 14, 2000 Copyright © 1995-2000
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