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66th IFLA Council and General
Conference

Jerusalem, Israel, 13-18 August

 
 


Code Number: 116-180(WS)-F
Division Number: V
Professional Group: Acquisition and Collection Development: Workshop
Joint Meeting with:
Meeting Number: 180
Simultaneous Interpretation: No

Réorganisation a la British Library pour acquérir les ressources numériques

Jim Vickery
Department of English Language Selection and Serials, the British Library
London, UK


Paper

PLAN DETAILLE

Introduction

Il s'agit d'un exposé pratique et descriptif de l'acquisition de documents électroniques à la British Library, axé sur

  • la sélection
  • mais aussi l'accès
  • et l'archivage

Le sujet principal est l'acquisition de publications numériques, et non la numérisation d'ouvrages déjà existants.

 

Données de base

La British library (BL)est la bibliothèque nationale du royaume Uni, et est située sur deux sites : Londres et Boston Spa. C'est une très grande bibliothèque de recherche, assurant la fourniture de documents et de références bibliographiques.

La BL renferme environ 80 millions de données, dont 15 millions d'ouvrages. Environ 50.000 ouvrages sont acquis par achat et 80.000 par dépôt légal, chaque année. Le budget pour les acquisitions, l'an dernier était de 13 millions de livres.

La British library a approuvé un budget supplémentaire de 0.5 million de livres pour acquérir de nouveaux documents numériques en 1999/2000 et la même somme pour les deux années suivantes.
Bien que la BL dépense 350.000 livres annuellement, (surtout des cédéroms), en 1998/1999 on a réalisé le danger de ne pas être à être à la hauteur des autres bibliothèques de recherche pour fournir cette documentation aux lecteurs et aux usagers. Les attentes des lecteurs grandissaient et il était urgent d'agir.
En 199, la situation concernant l'acquisition des documents électroniques était celle-ci, avec des arrangements locaux ; un budget non structuré ; ni liaison automatique ou contrôle central. Le Projet de Bibliothèque virtuelle était focalisé sur la fourniture de documents, de numérisation et de stockage. La priorité était d'acquérir des documents électroniques par la procédure d'achat. La législation pour le dépôt légal de ces documents est en cours de discussion avec le gouvernement britannique.

 

Emploi du temps

La dimension de la tâche était telle que la création d'un seul emploi de bibliothécaire " électronique " ne serait pas la réponse.

En mai 1999, un groupe de travail électronique de cinq membres du développement des collections était monté pour identifier les points à traiter et pour établir les procédures. Le groupe se réunissait une fois par mois. Chaque membre du groupe accepta de nouvelles responsabilités : l'accès au lecteur, sélection et développements généraux ; un coordinateur du choix des documents numériques (le développement était une base de données) était nommé, et un Membre Représentant de licence était désigné. Ces tâches s'ajoutaient aux autres responsabilités existantes.

En septembre 1999, un Forum d'acquéreurs experts de documents électroniques était constitué. Son rôle était de conseiller les acquéreurs dans tous les domaines. Ce groupe impliqua du personnel de tous les départements de la bibliothèque et organisa l'activité du choix avec l'aide des sélectionneurs experts nommés, pour chaque domaine. D'autres membres s'occupaient du développement de la collection, de la technologie de l'information, de la bibliothèque virtuelle et de la conservation. Le Forum se réunit bimestriellement, depuis sa création. Les liens avec d'autres groupes, comités ou individuels ont toujours été conservés.

 

Méthologie

La bibliothèque créa la subvention de 0.5 million pour les nouveaux documents électroniques, sous la responsabilité d'un seul centre de responsabilité avec contrôle central.

Les procédures étaient établies sur la base d'une fiche-modèle multi-partiste qui était développée en automne 1999. Des directives étaient écrites pour accompagner ce modèle et une base de données était créée en accès Microsoft pour enregistrer toutes les données pertinentes, pour les mettre à disposition durant toute leur existence et pour fournir des informations de gestion ;

Pour éviter que le Forum ait à revoir chaque titre, les enregistrements de la base de données étaient diffusés à tous si bien que chacun pouvait manifester de l'intérêt pour un produit. Néanmoins, une moyenne de deux mois était nécessaire pour que les modèles puissent être validés ; ce qui reflétait à la fois la complexité inhérente au processus et le fait que chacun apprenait et improvisait.

 

Processus

Les éléments clefs impliqués dans le projet étaient :

Sélection
Pas de politique formelle de sélection mais les sélectionneurs ont utilisé leur propre expertise scientifique pour proposer des documents qui convenaient, tout en suivant les politiques traditionnelles concernant le contenu, le niveau, et le domaine. Au cours de cette période, l'identification des ressources numériques devient une part importante du travail des sélectionneurs. Le passage du travail d'acquisition des documents physiques à l'accès à l'information avec des licences était reconnu comme une part du processus.

Il y eu un équilibre raisonnable entre les cédéroms et les publications en ligne sur Internet et entre ressources bibliographiques et de recherche. Aucun ouvrage numérique ne fut acquis. Pour les données les plus chères, des essais et des démonstrations furent organisés pour mieux évaluer les produits. Les problèmes spécifiques à certains titres furent débattus.

Contrôle budgétaire
La première année, il s'est avéré impossible de distribuer le budget des dépenses électroniques équitablement dans toute la bibliothèque. Mais les acquéreurs étaient encouragés à identifier les ressources nécessaires et les plus assidues en profitèrent du moment que leurs sélections étaient immédiatement utilisables et qu'elles étaient représentaient un bon rapport qualité prix.

Des codifications du système financier pour la littérature et l'emploi du temps du personnel ont été rationalisés ; . L'information sur les dépenses fut dérivée de la base, à partir d'oracle et non à partir du système de commandes. Les économies d'annulations des éditions papier et de cédéroms furent prises en compte dans l'évaluation des dépenses.

Stratégie de l'accès
Le groupe de travail a travaillé étroitement avec les responsables de la salle de lecture pour intégrer les ressources numériques dans les services traditionnels de références. L'accès aux documents numériques a été installé maintenant sur deux nouveaux postes dans l'espace dédié aux services aux lecteurs. L'accès aux données en ligne via les licences s'est fait avec l'adresse IP plutôt qu'avec des mots de passe.

Licences
Il devint nécessaire de désigner un Représentant pour les licences afin d'acquérir les connaissances et l'expérience concernant tous les aspects des contrats de licences et afin d'agir en tant que conseiller pour les autres membres du personnel. Cela prit du temps car chaque licence demanda un examen minutieux. Les conditions liées aux licences recouvraient de multiples sujets comme le nombre d'usagers simultanés, l'emplacement physique de ceux-ci, le réseau, la fourniture de documents, l'utilisation commerciale, le déchargement, l'impression, l'accès continuel et l'archivage. Les négociations pour la fourniture commerciale de documents fut conduite par l'Office de Liaison des Editeurs.

La responsabilité pour le choix, le contrat et la négociation avec les éditeurs et les fournisseurs incomba essentiellement aux acquéreurs experts des documents électroniques, bien que le Représentant pour les licences et celui du service des acquisitions soient également impliqués.

Technologie de l'information
Le Représentant des technologies de l'information fut un membre clef de l'équipe supervisant les problèmes techniques. La question principale reste l'engagement du personnel impliqué dans la technologie de l'information, entre autre pour l'installation des céderoms dans les salles de lecture et sur les rayonnages.

Information de gestion
Des indices de performance ont été mis créés dans un but de management interne mais également pour montrer au gouvernement que l'argent était dépensé intelligemment. L'information concernant les titres choisis et commandés commença être fournie vers la fin de l'année. La bibliothèque a également besoin d'information sur l'usage de ces données électroniques, en particulier les séries, pour appuyer les décisions de continuer les souscriptions et licences.

Acquisition et catalogage
Tous les titres furent commandés individuellement par la bibliothèque, puisque la British Library n'appartient pas à un à un consortium d'acquisition de documents numériques. Il a été décidé d'utiliser les systèmes des monographies et de séries pour commander les ressources numériques plutôt que de créer un nouveau système. Les procédés physiques incluant la numérotation d'inventaire et l'étiquetage sont toujours à l'étude. Les normes de catalogage sont en place. Les données seront utilisées pour l'OPAC 97, sur le site Internet de la British Library et pour des listings spécialisés séparés.

Conservation et archivage
Le stockage des données numériques dépend à long terme du " magasin virtuel " : Une partie du projet de la bibliothèque virtuelle. En attendant, nous avons cherché à être sûrs que les données acquises seraient convenablement conservées pour l'usage et l'archivage. Au moment de la commande, les acquéreurs experts ont dressé une liste de contrôle pour la conservation.

 

Actions

  1. Le modèle organisationnel qui s'est appuyé sur le noyau des acquéreurs experts et sur une équipe transversale avec un contrôle central, sera poursuivi.

  2. La fiche type et les directives seront révisées et la base de données redéfinie pour fournir le repérage des documents et l'information sur la gestion.

  3. Les besoins en personnel seront revus. Bien que les acquéreurs individuels aient à absorber ces tâches supplémentaires, la création d'un poste de permanent pour les contrats de licences et d'un coordonateur pour le choix des documents numériques sera conseillée. Des postes supplémentaires ont déjà été introduits pour les services aux usagers.

  4. Des accords au niveau du service seront conclus entre départements de la bibliothèque pour assurer l'infrastructure nécessaire et des ressources ainsi que du personnel seront fournis/

  5. Le budget centralisé sera augmenté de façon à inclure la plupart des sélections de documents électroniques à partir d'avril 2001.

  6. Un contrat de licence souple, tenant compte des besoins de la British Library sera établi, si faisable ; les licences existantes seront revues de manière à vérifier leur adéquation avec les besoins courants. Des accords de fourniture de documents seront intégrés dans la politique générale de la British library.

  7. Des ateliers de formation pour les acquéreurs experts seront organisés;

  8. La politique de développement des collections incluant une clause d'annulation ou de maintien des licences ou abonnements existants sera formalisée.

  9. L'expérience d'autres bibliothèques sera analysée et des visites organisées si cela s'avère utile.

 

Conclusion

Un effort considérable a été réalisé par beaucoup de professionnels pour acquérir les documents électroniques. Il a été demandé aux acquéreurs experts de se familiariser avec les sources électroniques, avec les nouvelles technologies, et les questions de contrats de licences, dans un temps relativement court. Ces tâches s'ajoutent aux autres. Il a fallu travailler davantage pour améliorer les compétences.

Le but d'intégrer les acquisitions de documents électroniques était achevé cette année. Il y a cependant beaucoup de questions non résolues qui sont communes avec d'autres bibliothèques impliquées dans le même processus de transformation ; mais une bibliothèque nationale doit prendre en compte d'autres responsabilités spécifiques.

La British library s'oriente vers une vraie bibliothèque " hybride ". Si grand qu'ait été l'effort en interne, il n'en demeure pas moins que le facteur clef pour le futur est la coopération avec d'autres bibliothèques ;

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Latest Revision: July 20, 2000 Copyright © 1995-2000
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