 66th IFLA Council and General
Conference
Jerusalem, Israel, 13-18 August
Code Number: 037-110-F
Division Number: VI
Professional Group: Management and Marketing - Part I
Joint Meeting with: Information Technology and Social Sciences Libraries
Meeting Number: 110
Simultaneous Interpretation: Yes
La gestion du changement dans les bibliothèques numériques
John Akeroyd
Learning and Information Services, South Bank University
London, UK
Résumé
À cause des changements radicaux en technologie, les bibliothèques sont dans un processus de changement fondamental. Ce texte retrace les changements qui ont eu lieu au cours des ans, et fait quelques pronostics sur le futur. Les obstacles à l'usage accru des technologies sont analysés et expliqués. Enfin, ce texte examine ce qu'un gestionnaire doit faire pour apporter de tels changements et fait une revue des points saillants.
Paper
Introduction
Le concept de bibliothèques numériques (ou bibliothèques électroniques ou bibliothèques virtuelles comme on les appelle tour à tour) n'est pas nouveau à certains égards, mais par ailleurs, il en est encore à ses balbutiements. Plusieurs experts ont prédit la venue des bibliothèques numériques depuis un bon moment. Si nous prenons pour acquis que les bibliothèques traditionnelles collectionnent bien plus que des données, si nous ne les définissons pas uniquement comme la somme des sources d'information mais aussi comme des outils de navigation, des systèmes de metadonnées tels les catalogues, des systèmes de soutien à l'usager et un environnement adéquat dans lequel l'information est transmise, alors nous diront que la bibliothèque numérique n'en est encore qu'à ses balbutiements. Nous y sommes presque mais sans toutefois vraiment savoir ce qui nous attend. Dans cet exposé, je veux voir brièvement comment nous en sommes arrivés là et relever certaines préoccupations techniques qui nous empêchent de progresser. Surtout, je veux voir les problèmes de gestion à moyen terme liés à l'arrivée de la bibliothèque numérique.
Les progrès soutenus en informatisation de toutes ou presque toutes les fonctions de la bibliothèque, depuis le début des années 70, avec le développement des catalogues automatisés, vers le développement des systèmes de prêt, jusqu'au développement des systèmes intégrés de bibliothèques qui apparurent vers la fin des années 70 et au début des années 80 dans les bibliothèques précurseurs, furent cruciaux pour le développement des systèmes d'information actuels. Ces systèmes intégrés utilisent une architecture logicielle simple pour gérer l'ensemble des processus bibliothéconomiques incluant le catalogage, le prêt, les acquisitions, le contrôle financier, et à divers degrés, d'autres fonctions reliées mais sans doute moins importantes telles les systèmes de prêt entre bibliothèques et la gestion de l'information. L'un des plus grands gains de cette période fut le développement du catalogue automatisé, qui révolutionna la recherche en ligne et introduisit l'idée que l'information contenue dans les bibliothèques pouvait, dans une certaine mesure, être disséminée et que les catalogues représentaient davantage que seulement du matériel contenu dans un édifice en particulier.
Les systèmes intégrés de bibliothèques (" Integrated Library Systems "-" ILS ") ont continué à développer une panoplie de fonctions hautement sophistiquées mais concurremment sont apparu d'autres systèmes destinés à la diffusion de l'information aux usagers. Le développement des systèmes d'information en ligne, d'abord avec des CD-ROM's uniques (stand-alone), ensuite avec des CD-ROM's en réseau, et maintenant avec des serveurs à distance, été décisif. Récemment, plusieurs sont à leur tour réapparus comme des base de données compatibles avec le web permettant à une bibliothèque, même de taille moyenne, la possibilité de rechercher d'énormes quantités de données. Conséquemment, le système intégré de bibliothèque (ILS) est devenu en quelque sorte moins central, en particulier s'il a été incapable de tirer profit de ces nouveaux développements.
Le défi le plus récent et le plus significatif à la primauté du système intégré de bibliothèque (ILS) a peut-être été le développement du web et les ressources et outils d'accès au web. Les bibliothèques ont eu à composer avec ces services en émergence et quelquefois à les intégrer à l'intérieur d'une structure traditionnelle. Cette réalité - la capacité à fonctionner avec les livres conventionnels et des revues savantes d'un côté et les ressources électroniques de l'autre - a donné naissance à ce que nous appelons la bibliothèque hybride, puisqu'elle a dû composer, à la fois avec la pluralité des ressources électroniques, souvent pourvues d'interfaces et d'engins de recherche différents, avec les véritables ressources de l'internet par le biais de passerelles i.e. des portails, et au surplus travailler concurremment avec les livres traditionnels, et leur circulation. L'ampleur de ce défi est de taille. Les bibliothèques développées peuvent revendiquer la mise en place récente d'une grande quantité de services personnalisés qui se doivent d'être intégrés. Par exemple, Chris Rusbridge, le directeur du programme des bibliothhèques numériques du Royaume-Uni, dénombre quelques 18 services dans un seul système de bibliothèque. Ma propre bibliothèque pourrait en compter tout autant incluant : le catalogue, plusieurs systèmes de CD-ROM (chacun d'eux avec des interfaces aux propriété différentes), des services du web, des engins de recherche internet, des passerelles, des portails, des systèmes intranet pour le repêchage de l'information, etc. Il y a un manque évident d'uniformité dans l'approche qui a comme conséquence pour les usagers d'avoir à apprendre une multitude de systèmes de recherche pour pouvoir effectuer une élémentaire recherche en littérature, particulièrement s'ils travaillent dans des domaines multidisciplinaires.
Ainsi, il existe plusieurs barrières techniques qui font obstacle au développement de la véritable bibliothèque numérique et c'est sur ces dernières que je voudrais m'attarder. La première barrière est celle de l'intégration. Les bibliothèques numériques doivent de plus en plus composer avec un environnement éclaté où les usagers requièrent un accès continu autant à des ressources variées qu'à des ressources hétérogènes. Le plus souvent préconisé est un unique point d'entrée à une multitude de collections numériques qui sont adéquatement organisées pour répondre aux besoins d'un particulier. Un tel système repêcherait un ensemble de références pertinentes accompagnées des annotations appropriées, sans doublon, ordonnées avec justesse. Maints efforts techniques ont été déployés dans cette perspective et pourtant vous pourriez penser que cet objectif est irréaliste. La recherche révèle que le choix leur étant donné, les usagers seraient enclin à rechercher une combinaison de sources qui leur est propre, pour une raison inconnue, plutôt que de faire usage d'une seule source intégrée. Certains niveaux d'intégration ont été atteints, en particulier à travers le web même, bien que ceci ne fournisse une intégration qu'à un niveau plutôt négligeable. La norme Z39.50 permettra aussi aux usagers de rechercher dans des systèmes répartis quoique cette norme ne soit pas largement adoptée à l'extérieur du domaine de la bibliothéconomie. Une redéfinition de la norme Z39.50 dans le contexte de la norme RDF/XML est proposée mais le succès n'est pas davantage assuré. Entre temps, nous avons pu constater l'émergence des portails du web et des technologies qui rapportent, entraînés par les développements de la gestion de la connaissance, lesquels sont capables de collecter et colliger les ressources dans des combinaisons de grande qualité et fortement personnalisées.
Une seconde considération, laquelle peut-être injustement jugée comme élémentaire, est que nous ignorons actuellement qui est l'usager. Dans le domaine de l'informatique, cette question n'est pas simple. Nous avons besoin de la confirmation que les usagers sont bel et bien ceux qu'ils prétendent être. Ils doivent être reconnus légitimement par d'autres organismes et nous devons avoir en place des systèmes qui leurs permettront de faire uniquement ce que nous souhaiterions qu'ils fassent. La première étape dans la réalisation de ce souhait est l'identification qui est le processus visant à identifier les usagers sur le réseau. Elle s'effectue habituellement par la combinaison du nom d'utilisateur et d'un mot-de-passe ou selon les procédures et restrictions d'un domaine IP. Des systèmes plus sophistiqués d'accréditation font leur apparition mais ils sont d'une utilité relative dans ces secteurs. Dans les applications de commerce électronique, ils sont davantage d'usage. Une fois l'utilisateur identifié, entre en jeu une seconde procédure d'autorisation qui lui révèle ce qui lui est possible de faire. Ceci est particulièrement important pour les gestionnaires de licences relatives aux ressources et même critique dans un contexte de stockage de sources primaires et secondaires et de multimédia. Le défi ultime est la nécessité d'outils de navigation performants qui créeront des voies d'accès cohérentes, facile d'utilisation pour parcourir la bibliothèque numérique.
Dans l'avenir, les bibliothèques sont-elles vouées à disparaître? Rusbridge démontre que les bibliothèques peuvent être définies de trois façons : un concept, une entité, un espace physique. Bien que demeure le concept de bibliothèque vue comme un ensemble de sources d'information, définie par certaines limites, la définition des limites sera plus complexe, découlant tout autant de consensus, que de l'usage, et que d'engagements historiques envers des collections contenues dans un édifice. La bibliothèque numérique sera perçue comme un concept plus fluide, en perpétuel changement, défini autant par l'usager final que par le bibliothécaire-intermédiaire.
Au niveau organisationnel, les licences relatives aux ressources auront encore besoin d'être sélectionnées et évaluées, les contrats négociés, le tout mis en contexte au sein d'un système de navigation adéquat comme les portails du web ou un environnement d'apprentissage. D'ailleurs, même la bibliothèque virtuelle doit avoir un contexte où elle évolue, qui peut être un contexte corporatif ou encore celui plus restreint d'un groupe de recherche ou le contexte d'un cours universitaire ou même à un niveau individuel. À cet égard, les Favoris stockés dans un navigateur du web ou par le truchement d'environnements personnalisés sont à vrai dire des bibliothèques numériques personnalisées.
Enfin, à première vue, les bibliothèques comme environnement physique semblent celles le moins susceptibles d'exister dans un avenir numérique. Avec une connection adéquate, l'accès aux services du web peut être obtenu d'à peu près n'importe où, ce qui avec la croissance des télécommunications, signifie littéralement partout. Les bibliothèques numériques seront libres des contraintes de la livraison de l'image et du son, seront universellement mobiles puisque chaque usager deviendra apte à rejoindre et à maintenir sa propre vision institutionnelle de la bibliothèque. L'argument à l'effet contraire est la vision de cet avenir morne qui focalise sur la solitude et l'isolement qu'il peut engendrer. L'argument veut que nous ayons encore besoin d'endroits où les usagers puissent venir ensemble même s'ils travaillent indépendemment; d'endroits qui occasionnent de longues périodes à l'écran; de lieux qui sont ergonomiques et qui possèdent des systèmes à la fois de soutien et d'aide à la navigation et munis d'équipements comme des imprimantes couleur ou des écrans à haute définition. Ces centres se transforment en cafés internet, centres de ressources, centres d'apprentissage, etc. Du reste, de tels centres sont susceptibles de coexister avec les facilités plus traditionnelles offrant un usage facile.
Gestion du changement
Les problèmes de gestion et de changement entourant la mutation vers la bibliothèque numérique sont considérables et impliquent à la fois des considérations humaines et matérielles.
Au plan économique, les bibliothèques dans les services développés sont déjà conscientes des problèmes, qui vont du besoin de maintenir les doubles adhésions aux matériels électronique et traditionnel pendant cette période transitoire qui pourrait durer quelques années. Les usagers sont souvent dissuadés d'apporter des changements radicaux dans leur utilisation de matériel et refusent qu'on leur impose le format électronique; ils ont souvent besoin d'assistance, d'équipement ou de compétences pour faire bon usage de ce qui est disponible. Qui plus est, la flambée des prix des revues savantes ajoute au fardeau des coûts supplémentaires de sorte que toute économie potentielle en labeur que la bibliothèque aurait cru faire par le biais de l'accès électronique est souvent difficile à réaliser.
La croissance des consortiums d'achat de forfaits de services a sans doute été positive et par ricochet, elle devrait apporter quelques gains aux budgets tout en démocratisant l'approvisionnement en ressources, en particulier pour les institutions de petite taille qui peuvent tirer profit des besoins des organisations de plus grande taille. Cependant, nous devrions prendre garde de nous prévaloir de politiques d'acquisition qui risquent de créer de la redondance dans l'approvisionnement sous prétexte d'un accès potentiel à une grande quantité de matériel qui en bout de ligne n'est pas utile. Une solution de rechange serait de monnayer une partie des services, bien qu'au chapitre de la facturation à l'usager, l'enthousiasme des bibliothèques ne soit pas très grand, pas plus qu'il ne l'est d'ailleurs pour soutenir des ententes de ce type. Je soupçonne que cela arrivera en temps et lieu, à tout le moins dans une perspective de procurer un support à l'essentiel du matériel. Le changement se fera ainsi plus rapidement.
Une troisième difficulté est la croissance des publications du web à un niveau individuel ou de la direction universitaire. Elles peuvent très bien paraître avant les publications traditionnelles. Il y a une croissance régulière de la qualité du matériel maintenant disponible sur le web, accessible par les principaux engins de recherche ou par les portails du web les plus spécialisés. Avec le temps, ces publications spécialisées viendront miner les structures des publications traditionnelles et très certainement, pour une période, faire baisser l'ensemble des tarifs. Pour les gestionnaires de bibliothèques, la rentabilité reliée à la venue de la bibliothèque numérique est complexe et changeante mais je soutiendrai que les indices à long terme sont porteurs de succès et de ce fait, nous pouvons, à tout le moins, apercevoir la fin de la flambée des prix des publications savantes due à une variété de ces ressources électroniques pour lesquelles l'accès a été négocié, et celles qui auront été définies comme ayant un niveau approprié de qualité par rapport à celles définies par l'auteur lui-même, incluant l'ajout des descriptions appropriées, de sorte qu'elles soient repérables par les engins de recherche ou des technologies similaires.
Alors, qu'a donc besoin de faire le gestionnaire de bibliothèque pour assurer ce transfert aux ressources électroniques de la manière la plus souple possible. Quels sont les facteurs à considérer? J'ai catégorisé ma façon de voir sous quatre thèmes distincts, résultat de la présente analyse. Ce sont la gestion stratégique, l'approvisionnement, les technologies de l'information, la dotation et la formation du personnel.
Gestion stratégique
Opérer une transition vers une nouvelle forme de bibliothèque suppose que le gestionnaire de la bibliothèque est apte à fournir une vision claire et nette de ce à quoi le service pourrait ressembler, comment il pourrait fonctionner et sur quelle base il sera éventuellement évaluer. La représentation de cette vision ne devrait pas être trop complexe ni au-delà de l'imagination du personnel pour qu'il puisse y adhérer; il s'agira d'aller de l'avant avec le service, en s'assurant que ceux chargés de l'application du changement se sentent concernés. Non moins important, le service devra refléter la vision des usagers car certains pourraient conserver une approche traditionnelle quant à l'accès aux ressources de la bibliothèque. La planification stratégique devra être reçu la clientèle et atteindre, à tout le moins, un niveau respectable d'acceptation en particulier par la direction, même si en bout de ligne l'acceptation n'est pas totale au sein de l'organisme. Un bon exemple de cela pourrait être notre propre choix pour les ressources électroniques plutôt que l'imprimé. Ce souhait a été formulé au " centre " mais nous avons à créer un programme visant à réellement vendre l'idée à diverses écoles à l'intérieur de l'université afin d'assurer un minimum d'acceptation des publications électroniques lorsqu'elles seront vraiment là. Jusqu'à ce jour, nous y sommes parvenus et nous sommes maintenant à fournir plus de publications électroniques que d'imprimées. Le bibliothécaire gestionnaire, impliqué dans la gestion stratégique, doit être très déterminé. Pour le personnel, la vision doit être consolidée à tous les niveaux.
Approvisionnement
La rentabilité des services électroniques est décrite plus haut. Dans certains cas, elle pourrait fort bien équivaloir à une période d'augmentation des dépenses pour ainsi permettre une rentabilité à moyen terme. Une des voies vers ce processus est le partage des achats avec des bibliothèques ayant les mêmes objectifs. De telles ententes de consortiums sont devenues monnaie courante et ne sont pas uniquement une manière de réduire l'augmentation des prix du matériel à stocker mais elles peuvent également absorber leur part du lot des ententes relatives aux licences, de même que les aspects légaux qui accompagnent les différentes approches propres aux bibliothèques numériques. Pour être efficaces les ententes de consortium devraient probablement se conclure entre des bibliothèques qui ont un pouvoir d'achat ou une clientèle similaires pour que les frais imposés aux membres en règle devienne équitables. De pareilles approches peuvent aussi servir à développer un contenu numérique, à prendre en charge le coût de la conversion rétrospective du matériel à numériser et ainsi de suite; elles sont appelées à devenir davantage une caractéristique des services de la bibliothèque à mesure qu'elles se répandront.
Technologie de l'information
Les technologies de l'information peuvent être problématiques à certains égards. Par exemple, elles peuvent être hors du contrôle du bibliothécaire et dans un tel cas, afin d'assurer que les services soient fiables et disponibles, requérir l'assentiment de ceux affectés au soutien et à l'accès des TI. Même s'il existe un contrôle local des TI reliées à la bibliothèque, le contrôle institutionnel peut ne pas relever du bibliothécaire. Dans certains pays, ceci est devenu plus courant bien que non encore répandu. Encore une fois, si les TI ne sont pas sous le contrôle du bibliothécaire, ce peut être là un élément qui fait obstacle à la prise en charge des services basés sur le web. Il y a un besoin d'assurer, à tout le moins, une normalisation dans l'approche et d'assurer que le logiciel de base, tels les plugiciels, etc, disponible dans l'ensemble de l'institution.
Dotation et formation du personnel
Sans doute, le plus important de tout est-il de s'assurer que la composition des ressources humaines permette de rencontrer les nouveaux défis de l'accès électronique . Ceci suppose l'analyse de chacune des fonctions du service en s'interrogeant s'il est approprié de continuer à travailler de la même manière ou s'il convient d'opter pour une autre manière qui permette d'atteindre l'objectif stratégique des mécanismes d'accès. La nature de la fonction première d'une bibliothèque sera modifiée et les activités comme le catalogage, que l'on peut prétendre avoir été le fondement absolu des bibliothèques depuis une centaine d'années, pourraient fort bien être réalisées par des organismes extérieurs comme les centres de catalogage nationaux ou des services globaux. Les départements de services techniques pourront avoir à identifier d'autres fonctions qui peuvent comprendre le catalogage des ressources de l'internet, quoique même ceci soulève la question de savoir s'il ne vaudrait pas mieux faire du catalogage coopératif. Il serait insensé de rechercher la rentabilité dans les méthodes de catalogage traditionnelles uniquement pour les remplacer par un autre format . Le développement des portails a rendu cela inutile. Plusieurs employés de bibliothèques devront se recycler pour posséder les connaissances nécessaires et accroître leur conscience de l'importance du soutien à l'usager.
En résumé, nous traversons une période de rapides changements dans la fourniture des services de bibliothèque, et nous avons besoin de repenser et de constamment réinventer ce que nous sommes. La bibliothèque de l'avenir sera davantage préoccupée d'ajouter une valeur aux ressources d'information et à procurer soutien et orientation, comme elle le sera à titre de gardienne du matériel imprimé.
Notes
- Rusbridge, C. Towards the Hybrid Library, D Lib Magazine July/August 98
- Rusbridge, C. Of Arms and the Man We Sing,
- http://www.ariadne.ac.uk/issue18/rusbridge/intro.html
- http://www.headline.ac.uk/public/diss/nl-pie.pdf
Traduction de Marjolaine Fortin, Montréal, Québec
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