Code Number: 022-129-S
Division Number: VI
Professional Group: Statistics
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 129
Simultaneous Interpretation:   No

Sistemas de gestión bibliotecaria y requerimientos estadísticos de los gestores de bibliotecas e información

&
Noam Kaminer
E-mail : noam.kaminer@exlibris.co.il

Resumen:

Introducción:

Frecuentemente, se les pregunta a los proveedores de Sistemas de Gestión Bibliotecaria (SGB) acerca de si su sistema posee amplia funcionalidad (p.e. un módulo estadístico) para apoyar la gestión en la toma de decisiones. No obstante, no siempre queda claro que objetivos específicos tales como la funcionalidad han de ser diseñados como apoyo. Nos parece que deberíamos definir más claramente el tema en su totalidad.

Nuestra encuesta trataba de reunir información sobre los requerimientos estadísticos reales de los gestores bibliotecarios, así como facilitar una mejor comprensión de sus necesidades en esta área. Tenemos la esperanza de que la información obtenida hará más fácil para los productores de SMG dar cabida a esas necesidades imprescindibles al diseñar sus futuros productos.

Método:

1. Gestión de la Información, para estadísticas relativas a actividades tales como circulación, recuperación, peticiones de préstamo interbibliotecario, peticiones de fondos, listas de distribución y DSI/servicios de alerta.
2. Rendimiento de la biblioteca, mediante datos generados por la medida del flujo de trabajo, fallos en varios servicios, utilización del presupuesto, uso de IPs (distribución de las búsquedas) y uso de la biblioteca.
3. Rendimiento del sistema, para estadísticas de tiempo de respuesta
4. Necesidades y conducta de los usuarios, para estadísticas relativas al uso de la base de datos y modos de búsqueda de los empleados, comandos de búsqueda e índices.

Otras secciones adicionales del cuestionario proporcionaban información general y estadísticas imprescindibles adicionales sugeridas por los encuestados.

Para cada pregunta o afirmación dentro de las secciones mencionadas arriba al encuestado se le pidió que valorara el apartado estadístico indicado en una escala de 1 a 5 (no importante -muy importante, consecutivamente). Para cada elemento del cuestionario en las cuatro secciones principales, todos los valores asignados fueron sumados y divididos por el máximo valor posible para el elemento (i.e., el número de las respuestas reales multiplicado por 5). De esta forma el peso relativo para cada elemento se calculó en una escala de 0 a 1. Ejemplo: para la pregunta 1.1.2, la importancia de las estadísticas recogidas para el número de préstamos por usuario, recibimos 26 respuestas, como sigue: uno le dio un 2, ocho dieron un 3, otro grupo de ocho dio 4 y nueve dieron un 5. La fórmula de cálculo (1x2)+(8x3)+(8x4)+(9x5)/(26x5) o 103/130, dio como resultado el peso relativo para esta pregunta, que fue 0.792307692.

Con base al peso relativo de las 50 preguntas y planteamientos, intentamos individualizar los elementos que los gestores de la biblioteca más valoraban, para averiguar que grupo de actividades bibliotecarias (sección principal) es más valioso considerando propósitos estadísticos, comparando el peso relativo combinado de las cuatro secciones e indicando consecuentemente las sub-secciones preferidas dentro de la sección principal, allá donde sea aplicable.

Resultados:

En esta ponencia nos gustaría incidir en las siguientes conclusiones:

1. Los datos estadísticos que recibieron el peso relativo más alto, 0.9 y por encima, fueron:
   • Número de préstamos por epígrafe -(sección Gestión de la información, Circulación)
   • Número de artículos prestados -(sección Gestión de la información, Circulación)
   • Número de peticiones de fondos en el nivel bibliográfico (Gestión de la información, Petición de fondos)
   • Fallos en el uso de la base de datos por número de usuarios (sección Necesidades de los usuarios y Comportamiento)
   • Fallos en el uso de la base de datos por número de consultas (sección Necesidades de los usuarios y Comportamiento)

   Otros datos interesantes con un peso relativo entre 0.8 y 0.9 incluyen: tiempo medio por consulta y entrega de resultados; distribución de las búsquedas por IPs; modos de búsqueda usados; índices usados en las búsquedas; fallos en los préstamos en las principales categorías de materias; número de peticiones de fondos al nivel de materias; productividad en la catalogación.

2. La comparación entre los pesos relativos para las diferentes secciones principales por actividad, mostrada en el siguiente gráfico, puede indicar un creciente interés hacia las estadísticas relacionadas con el uso del sistema y de la base de datos (secciones Rendimiento del sistema y Necesidades de los usuarios) por encima de los aspectos más tradicionales de la actividad bibliotecaria como circulación y medida de los servicios (secciones de Gestión de la información y Rendimiento de la biblioteca). Este resultado debe ser considerado como una posible indicación no concluyente, ya que la diferencia en el número de apartados del cuestionario para cada sección puede explicar la diferencia en los pesos relativos para la misma. En otras palabras, la sección de Rendimiento del sistema puede tener un peso relativo incrementado debido a los menores y más homogéneos apartados que contiene, en comparación con el resto de secciones.
   

3. Una comparación con el peso relativo para las sub-secciones de la sección Gestión de la Información, mostrada en la parte inferior, muestra claramente que la actividad de circulación es el aspecto estadístico más demandado. También son altamente valoradas las estadísticas sobre peticiones de fondos. Por otra parte, los encuestados dieron significativamente menos valor al factor publicaciones periódicas y a las estadísticas sobre recuperación de información.

Debate

Las estadísticas relacionadas con los aspectos técnicos del sistema bibliotecario, tales como tiempo de respuesta y medidas de uso de la base de datos también son muy demandadas. Esto se demuestra por los dos otros epígrafes de los cinco que son ponderados con la mayor puntuación (resultado 1) y la comparación de los pesos relativos calculados para las cuatro secciones principales de actividad bibliotecaria (resultado 2). Esos resultados no deberían parecer sorprendentes en una época donde la fama de una biblioteca depende a menudo de su infraestructura informática. Además de estos dos tipos de datos sobre actividades bibliotecarias, las estadísticas relacionadas con los aspectos de búsqueda (distribución de IPs, uso de la indización, etc.) fueron consideradas muy significativos por muchos encuestados. Otra vez completamente en línea con el actual y evolucionado entorno bibliotecario. Por otra parte, es digna de resaltar la diversidad de estadísticas requeridas adicionales que sugieren los encuestados. Ello puede hacer creer que a pesar de la importancia dada a las estadísticas de préstamo, rendimiento del sistema y aspectos sobre búsquedas, la constitución de una lista definitiva de estadísticas bibliotecarias requeridas podría no ser ni práctica ni deseable. En su lugar, para la gestión de estos aspectos, una aproximación de sistema abierto puede servir a los SGB de manera más favorable, ya que, mediante la misma, aparte de los informes más comunes generados por el sistema, se podría generar cualquier otro informe estadístico interrogando directamente los datos almacenados directamente en la biblioteca (p. ej. por medio del uso de SQL u otros informes que son generados por herramientas tales como Power Builder, Crystal Reports, etc.)

Nota final: al no tener ninguna pretensión de ser concluyentes, los resultados de esta encuesta pueden ser posteriormente acrecentados, dada la antes mencionada procedencia mixta de los encuestados tanto bibliotecaria como geográfica y culturalmente. Sin embargo posteriores investigaciones acerca de los temas debatidos más arriba reclamarían una encuesta que se realice a una mayor escala.

Conclusiones:

Translated by: Javier Alvarez