 66th IFLA Council and General
Conference
Jerusalem, Israel, 13-18 August
Code Number: 022-129-G
Division Number: VI
Professional Group: Statistics
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 129
Simultaneous Interpretation: No
Systeme für das Bibliotheksmanagement (LMS, Library Management Systems) und der statistische Bedarf von Bibliotheksleitern und Informationsmanagern
David Amitai
E-mail: david.amitai@exlibris.co.il
Noam Kaminer
E-mail: noam.kaminer@exlibris.co.il
Ex Libris Ltd.
Tel Aviv, Israel
Zusammenfassung:
Die Leitung einer Bibliothek hängt in großem Maße von der Verfügbarkeit relevanter statistischer Daten ab. LMS-Hersteller sind sich nicht immer darüber klar, welche Statistiken ihr Bibliotheks-system anbieten sollte. Eine Umfrage, die unter Bibliotheksleitern und Informationsmanager aus verschiedensten Bibliothekstypen und kulturellen Hintergründen durchgeführt wurde, deckte auf, dass die wichtigsten Statistiken Medienumlauf, Systemtauglichkeit und Suchstrategien betreffen.Dennoch zeigen die in der Erhebung abgegebenen zahlreichen Vorschläge zu zusätzlich benötigten Daten, dass der Ansatz der Offenen Systeme von den LMS-Herstellern aufgegriffen werden sollte.Dieser Ansatz würde die Erstellung jeglicher benötigter Berichte ermöglichen, indem die gespeicherten Werte einer Bibliothek direkt über Werkzeuge eines Fremdherstellers, wie zum Beispiel SQL, Power Builder, Crystal Reports usw., ausgewertet werden.
Einführung
Die Bereitstellung von leistungsfähigen und kosteneffektiven Informationsdienstleistungen benötigt neben anderen Faktoren eine zuverlässige Datenausgabe mittels Statistiken, die Bibliotheksleitern und Informationsmanagern als Grundlage für ihre Entscheidungsfindung dienen.
Hersteller von LMS werden oft gefragt, ob die Funktionalität ihres Systems umfassend genug ist, um die Entscheidungsfindung in der Leitungsebene zu unterstützen.
Aber nicht immer ist klar, welche genauen Zielstellungen von einer so gearteten Funktionalität unterstützt werden sollen. Es scheint, dass diese gesamte Problemstellung genauer geklärt werden muss.
Es war Ziel unserer Umfrage, Informationen über die derzeitigen statistischen Erfordernisse von Bibliotheksleitern zu sammeln, um ein besseres Verständnis für ihre Bedürfnisse auf diesem Gebiet zu ermöglichen.
Wir hoffen, dass dieses Wissen es den Herstellern von LMS beim Gestalten ihrer zukünftigen Produkte erleichtert, diese wesentlichen Anliegen zu befriedigen.
Vorgehensweise
Der ausführliche Fragebogen besteht aus 50 Punkten, die sowohl Fragen als auch Aussagen umfassen. Er wurde weltweit an 270 Bibliotheksleiter und -manager verteilt, die aus Ex-Libris-Kunden ausgewählt wurden. Die einzelnen Punkte wurden in vier Hauptgruppen gegliedert, von denen wir glauben, dass sie die vier unterscheidbaren Kernarbeitsbereiche in einer modernen, automatisierten Bibliothekswelt widerspiegeln.
- Wissensmanagement, für Statistiken, die sich auf Tätigkeiten wie Medienumlauf, Rückforderungen, Fernleihe, Vorbestellungen, Umlauflisten und Profildienste/Schnellinformationsdienste beziehen.
- Arbeitsleistung der Bibliothek, für Daten, die aus Arbeitsabläufen, Ausfall verschiedener Dienstleistungen, Etatverplanung, IP-Benutzung und Bibliotheksbenutzung resultieren.
- Arbeitsleistung des Systems, für Statistiken mit Blickrichtung auf die Antwortzeiten.
- Benutzerbedürnisse und -verhalten, für Statistiken, die sich auf Datenbankgebrauch und eingesetzte Suchmöglichkeiten, Suchbefehle und Indices beziehen.
Weitere Gruppen wurden für allgemeine Auskunftstätigkeiten der Bibliotheken und sonstige benötigte Statistiken bereitgestellt, die in den zurückgesendeten Exemplaren vorgeschlagen wurden.
Für jede Frage oder Aussage sollte der Befragte den eingeschätzten statistischen Wert auf einer Skala zwischen 1 und 5 (unwichtig bis sehr wichtig, mit Zwischenstufen) angeben. Für jeden einzelnen Punkt der vier Hauptbereiche wurden alle genannten Werte addiert und durch den höchsten Wert dividiert, der für diesen Punkt möglich war.
So konnte man die relative Wichtigkeit eines jeden Punktes auf einer Skala zwischen 0 und 1 angeben.
Ein Beispiel: Für die Frage 1.1.2., die Bedeutung einer Statistik über die Anzahl von Ausleihen pro Benutzer erhielten wir 26 Antworten, die sich wie folgt aufgliederten:
1 mal Wert 2, 8 mal Wert 3, 8 mal Wert 4 und 9 mal Wert 5.
Die Rechenformel (1x2)+(8x3)+(8x4)+(9x5) / (26x5) oder 103/130 ergab die relative Wichtigkeit dieser Frage, 0,792307692 Punkte.
Wir versuchten, basierend auf den relativen Werten der 50 Fragen und Aussagen diejenigen Punkte herauszufinden, die Bibliotheksleiter für sehr wichtig halten.
Ebenfalls versuchten wir zu erkunden, welche der vier Hauptgruppen für statistische Zwecke am meisten geschätzt wird, indem wir die relativen Werte aller vier Hauptgruppen miteinander verglichen. Entsprechend versuchten wir innerhalb einer Hauptgruppe die bevorzugten Untergruppen anzugeben, wann immer dies möglich war.
Ergebnis:
Von den 270 verschickten Fragebogen wurden 29 zurückgesendet. Das entspricht einem Prozentsatz von 10,74%. Die Antworten wurden von verschiedensten Bibliothekstypen (wissenschaftliche Bibliotheken, Nationalbibliotheken und Unternehmensbibliotheken) aus den Mittelmeerländern, Europa, Süd- und Mittelamerika erstellt.
In diesem Bericht wollen wir uns auf folgende Ergebnisse konzentrieren:
- Die Punkte, die den höchsten relativen Wert (0,9 Punkte und mehr) erhielten, waren:
- Zahl der Ausleihen pro Medium (Hauptbereich 1, Medienumlauf)
- Zahl der ausgeliehenen Medien (Hauptbereich 1, Medienumlauf)
- Zahl der Vorbestellungen auf bibliographischem Niveau (Hauptbereich 1, Fragen zum Bestand)
- Ausfall der Datenbank durch Anzahl der Benutzer (Hauptbereich 4)
- Ausfall der Datenbank durch Anzahl der Anfragen (Hauptbereich 4)
Andere Punkte von statistischem Interesse mit relativen Werten zwischen 0,8 und 0,9 Punkten waren: durchschnittliche Antwortzeiten; Suchverteilung nach IPs; benutzte Suchstrategien; in der Suche benutzte Indices; Anzahl der Bestandsnachfragen auf Schlagwortbasis; Produktivität der Katalogisierung.
- In Abbildung 1 wird ein Vergleich der vier Hauptbereiche gezeigt. Er könnte ein Hinweis für wachsendes Interesse an Computersystem- und Datenbanknutzungsstatistiken (Hauptbereiche 3 und 4) im Vergleich zu Statistiken aus den traditionellen Bereichen der Bibliotheksumwelt wie Medienumlauf und das Ermessen von Bibliotheksdienstleistungen (Hauptbereich 1 und 2) sein.
Dieses Ergebnis sollte jedoch nicht Anlass zum Ziehen vorzeitiger Schlüsse sein, da die unterschiedliche Anzahl von Fragebogenpunkten in den einzelnen Hauptbereichen verantwortlich für den Unterschied im relativen Wert dieser Bereiche sein könnte. Mit anderen Worten könnte der Hauptbereich 3 wegen der geringeren Anzahl und den homogeneren Fragebogenpunkten, die er im Vergleich zu den anderen Bereichen enthält, einen höheren relativen Wert erhalten haben.
- Ein Vergleich der relativen Werte von Unterpunkten des Wissensmanagementbereiches zeigt deutlich, dass statistische Daten für den Medienumlauf für am wichtigsten gehalten wurden. Ebenso hochgeschätzt sind Statistiken, die Nachfragen zum Bestand betreffen.
Auf der anderen Seite bewerteten die Einsender Statistiken für den Journal Factor und Verlängerungen deutlich geringer.
Diskussion:
Betrachtet man die oben beschriebenen Ergebnisse kann wohl mit Recht gesagt werden, dass auf den Medienumlauf bezogene Statistiken von Bibliotheksleitern am meisten geschätzt werden. Gestützt wird diese Schlussfolgerung sowohl durch die Tatsache, dass zwei der fünf am höchsten bewerteten Fragebogenpunkte auf den Medienumlauf bezogen sind (siehe Ergebnis 1). Statistiken mit Blickrichtung auf die technische Seite eines Bibliothekssystems, wie zum Beispiel Antwortzeiten und Untersuchungen über die Datenbanknutzung stehen ebenfalls hoch im Kurs. Gezeigt wird dies durch die beiden weiteren Punkte, die unter den fünf Spitzenreitern zu finden sind (siehe Ergebnis 1) und den Vergleich der relativen Werte, die für die vier Kernarbeitsbereiche von Bibliotheken errechnet worden sind (siehe Ergebnis 2). Diese Resultate sind in einer Zeit, in der der Ruf einer Bibliothek oft von seiner mit Computern betriebenen Infrastruktur abhängt, nicht verwunderlich. Neben diesen zwei Arten von Bibliotheksdaten wurden Statistiken bezogen auf Suchaspekte (Suchverteilung nach IPs, benutzte Indices) von den meisten Antworten als bedeutend erachtet. Wiederum stimmt dies mit der heutigen Entwicklung der Bibliothekswelt überein.
Auf der anderen Seite ist die Mannigfaltigkeit der vorgeschlagenen und zusätzlich benötigten Statistiken bemerkenswert.
Es mag nahe liegen, dass trotz der Wichtigkeit, die den Statistiken für Medienumlauf, Arbeitsleistung des Systems und Suchaspekte zugebilligt wird, die Einrichtung eines festen Bedarfskataloges von in einer Bibliothek benötigten Statistiken weder praktisch noch wünschenswert erscheint. Stattdessen scheint der Ansatz der Offenen Systeme der günstigere Weg zu sein, diesem Problem gegenüber zu treten. So sollte neben einem bereits eingebauten Paket von häufig benötigten Berichten jeder andere statistische Bericht durch das Abfragen der Bibliotheksdaten entwickelt werden können.
Schlussbemerkung:
Ohne Rückschlüsse ziehen zu wollen, könnten die Ergebnisse dieser Umfrage womöglich durch die oben schon erwähnte Verschiedenheit unter den Antworten hinsichtlich der Bibliotheksart und dem geographischen und kulturellen Hintergrund verstärkt werden.
Nichtsdestotrotz erfordert eine weitergehende Untersuchung dieser Materie eine in größerem Umfang duchgeführte Umfrage.
Ergebnis:
Unsere Umfrage konnte trotz der Verschiedenheit der befragten Bibliotheken übereinstimmende Muster in deren Bedarf an Statistiken feststellen. Medienumlauf, Arbeitsleistung des Systems und verschiedene, die Literatursuche betreffende Gesichtspunkte wurden für statistische Zwecke am höchsten bewertet. Eine andere Gemeinsamkeit, die sich aus der Umfrage ergab, bezieht sich auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und die zusätzlichen Statistiken, die von den verschiedenen Bibliothekstypen gefordert werden. Auf Grund dieser Unterschiede scheint ein fester Bedarfskatalog für LMS-Hersteller nicht der sinnvollste Ansatz bei Bibliotheksstatistiken zu sein. Eine gemischte Vorgehensweise vermag wohl mehr dieser Bedürfnisse verschiedenster Bibliothekstypen zu befriedigen, indem ein Paket für bereits programmierte Abfragen mit auf den Kunden individuell zugeschnittenen Berichten kombiniert wird. Diese am speziellen Kundenbedarf orientierten Berichte sollten durch direkte Abfragen der gespeicherten Daten einer Bibliothek möglich sein (Ansatz der Offenen Systeme, wie bei SQL oder anderen Programmen von Fremdherstellern dargestellt).
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