Code Number: 108-131-F
Division Number: IV
Professional Group: Cataloguing
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Meeting Number: 131
Simultaneous Interpretation:   No

L'utilisation des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " dans l'enseignement du catalogage

Abstract

Paper

C'est une longue tradition au Danemark que de se concentrer sur pourquoi cataloguer plutôt que sur comment cataloguer lorsque nous enseignons cette discipline. Les règles de catalogage et la politique de catalogage peuvent varier d'une bibliothèque à l'autre et d'un produit à l'autre. Aussi avons nous choisi de donner la priorité à l'enseignement des principes fondamentaux du catalogage pour faire comprendre aux étudiants les raisons essentielles qui sous-tendent la production de représentations des documents.

Au Danemark, nous avons des normes pour le catalogage et les formats qui sont communes à la bibliographie nationale, aux bibliothèques publiques et à un grand nombre de bibliothèques de recherche. Ces normes sont des modifications des AACR et du format MARC. Les étudiants bibliothécaires danois sont familiarisés avec ces normes et sont entraînés, dans une certaine mesure, à produire des notices bibliographiques selon ces normes - essentiellement par auto-apprentissage. Si par la suite les étudiants doivent cataloguer dans une bibliothèque ou ailleurs, ils auront besoin d'une formation complémentaire pendant le travail pour apprendre en détail les normes de catalogage.

Nous utilisons le concept du contrôle bibliographique comme point de départ pour l'enseignement du catalogage. Aujourd'hui le contrôle bibliographique est généralement réalisé par la production de notices bibliographiques et de représentations informatiques similaires des documents.

Avant l'apparition des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques ", nous utilisions :

• les Objets du catalogue selon Cutter
• les Fonctions du catalogue définies dans les Principes de Paris comme cadre de référence pour les spécifications des données dans les notices bibliographiques.

L'avantage d'utiliser les Objets de Cutter était qu'ils expriment les spécifications pour :

• la description des documents
• les fonctions de collocation et de mise en relation du catalogue qui peuvent être assurées par des vedettes normalisées
• l'indexation matière

L'inconvénient d'utiliser la formulation de Cutter dans les années 1990 est que :

• la terminologie de Cutter semble vieillie
• Cutter n'établit pas explicitement de distinction entre l'oeuvre et la manifestation

Les Principes de Paris établissent explicitement la distinction entre l'oeuvre et la manifestation. Mais d'un autre côté, ils ont l'inconvénient de ne traiter que des vedettes auteurs et titres.

Nous avons intégré pour la première fois les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " dans notre matériel pédagogique de base en 1997, à partir de la version en cours du projet. Quand le rapport final a été publié, nous avons corrigé notre matériel en fonction de cette version. Avant 1997, les versions du projet des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " étaient utilisées uniquement dans des cours spécialisés.

Entre autres choses, les points suivants font des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " un point de départ remarquable pour l'enseignement du catalogage :

• elles sont centrées sur la notice bibliographique - Cutter et les Principes de Paris traitent du catalogue, or vus à la lumière de la technologie de l'information actuelle qui facilite l'accès à distance et la possibilté d'échanger des notices, les critères définissant tant un catalogue qu'une collection sont chancelants

• le " Niveau fondamental de fonctionnalité " défini dans les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " traite de tous les types de données existant dans une notice bibliographique :
  • données descriptives
  • vedettes auteurs et titres
  • données relatives au sujet
  • données de localisation

• les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " sont orientées vers l'utilisateur en ce qu'elles traitent des opérations génériques effectuées par les utilisateurs sur les données des notices :
  • chercher
  • identifier
  • choisir
  • acquérir ou accéder à

• la distinction entre l'oeuvre, l'expression, la manifestation et l'exemplaire y est partout explicite

• la méthodologie et la terminologie sont actuelles. Les étudiants utilisent les mêmes concepts et la même terminologie pour le catalogage comme pour les cours d'analyse fonctionnelle

L'UTILISATION DES " SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES DES NOTICES BIBLIOGRAPHIQUES " DANS LE PROGRAMME D'INITIATION AUX SCIENCES DE L'INFORMATION ET DES BIBLIOTHEQUES (PROGRAMME DE LICENCE)

Je vais maintenant présenter comment l'enseignement de base du catalogage à l'Ecole royale des sciences de l'information et des bibliothèques du Danemark est construit autour des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques ". Les différentes parties du rapport sont mises en jeu dans un cours qui inclut les points suivants, dans cet ordre :

• le contrôle bibliographique
• les notices bibliographiques
• les opérations des utilisateurs
• le " Niveau fondamental de fonctionnalité "
• les entités dans le modèle
• les relations dans le modèle
• les types de responsabilité
• le contrôle d'autorité
• les niveaux de description

Quand un(e) étudiant(e) vient pour la première fois dans un cours de catalogage, il (elle) a une certaine expérience de la recherche dans les bases de données bibliographiques ou autres, ainsi que de la recherche sur Internet. Nous commençons par souligner que le catalogage est un processus qui appartient à l'univers bibliographique. Nous étudions les données bibliographiques à partir de nombreux exemples appartenant à des types de documents différents qui pourraient être des objets à cataloguer et constituer les entités immédiates du contrôle bibliographique. Nous définissons ces objets comme étant soumis au contrôle bibliographique lorsqu'ils sont décrits par des notices bibliographiques ou par des représentations similaires des documents qui sont intégrées dans des bases de données bibliographiques ou dans d'autres outils bibliographiques. Nous définissons le catalogage comme le processus de production de notices bibliographiques en vue de l'alimentation de bases de données et de la recherche consécutive.

De même que nous avons étudié les données bibliographiques à travers des exemples des différents types de documents, nous avons passé un certain temps à étudier des exemples de notices bibliographiques et d'autres représentations des documents produites en utilisant des règles de catalogage et des formats différents. De cette manière, les étudiants sont sensibilisés aux variations dans

• les types de documents que nous nous efforçons de soumettre au contrôle bibliographique
• les règles de catalogage, les formats et les niveaux de description
• les types de données présentes dans les notices bibliographiques

Quand cette sensibilité aux types de documents et aux données des notices est acquise, nous poursuivons en examinant les utilisations qui sont faites des données des notices bibliographiques. A cet effet, nous introduisons les Opérations des utilisateurs telles qu'elles sont définies dans les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " :

• chercher
• identifier
• choisir
• acquérir ou accéder à

Nous discutons les situations dans le processus de recherche de l'information où les opérations et les types de données sont pertinents :

• quand on cherche
• quand on affiche
• quand on identifie
• quand on évalue les résultats d'une recherche
• quand on élimine les entités non pertinentes
• quand on reformule les critères de recherche

Nous étudions à nouveau des exemples de notices bibliographiques en vue d'une discussion plus détaillée sur leur capacité à supporter les opérations des utilisateurs et sur la qualité des données en relation avec les opérations des utilisateurs. Cette discussion détaillée sur les opérations des utilisateurs en relation avec les les données des notices bibliographiques nous conduit à introduire le " Niveau fondamental de fonctionnalité " en tant qu'il constitue la partie des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " qui établit explicitement les spécifications nécessaires pour supporter les opérations des utilisateurs :

• Chercher toutes les manifestations exprimant :
  • les oeuvres dont une personne ou une collectivité donnée est responsable
  • les différentes expressions d'une oeuvre donnée
  • des oeuvres sur un sujet donné
  • des oeuvres dans une collection donnée
• Chercher une manifestation particulière :
  • quand le (les) nom(s) des personne(s) ou collectivité(s) responsable(s) de l'oeuvre matérialisée dans la manifestation est (sont) connu(s)
  • quand le titre de la manifestation est connu
  • quand l'identifiant de la manifestation est connu
• Identifier une oeuvre
• Identifier une expression d'une oeuvre
• Identifier une manifestation
• Sélectionner une oeuvre
• Sélectionner une expression
• Sélectionner une manifestation
• Accéder à une manifestation

La formulation du " Niveau fondamental de fonctionnalité " mentionne la plupart des entités du modèle Entités/Relations défini dans les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques ". La discussion des entités relatives au sujet est traitée dans l'enseignement sur les classifications et l'indexation matière. Nous poursuivons avec une présentation détaillée des entités et des relations du modèle Entités/Relations.

Les étudiants n'ont pas de difficulté à comprendre les entités appartenant aux :

• Groupe 2 des Entités : Personne, Collectivité
• Groupe 3 des Entités : Concept, Objet, Evènement, Lieu

En revanche, beaucoup d'étudiants éprouvent des difficultés à comprendre les entités appartenant au :

• Groupe 1 des Entités : Oeuvre, Expression, Manifestation, Exemplaire
  • oeuvre : une création intellectuelle ou artistique distincte
  • expression : la réalisation intellectuelle ou artistique d'une oeuvre
  • manifestation : la matérialisation de l'expression d'une oeuvre
  • exemplaire : un exemplaire isolé d'une manifestation

Certains étudiants trouvent inutilement compliqué de procéder avec les entités abstraites du modèle dans la mesure où il n'est pas possible d'étudier ces entités en soi. Ils trouvent que la définition des entités est abstraite et vaine.

Nous essayons de surmonter ces difficultés de manière pragmatique. Nous expliquons qu'un des résultats que nous voulons obtenir en produisant une notice bibliographique est de dire ce qui est semblable et ce qui est différent dans le contenu de plusieurs documents. Dit d'une autre manière : quelle est la relation entre les documents que nous cataloguons. Pour comprendre et décrire les relations entre des documents, nous avons besoin des entités abstraites comme cadre de référence.

Nous étudions des manifestations contenant :

• la même expression d'une œuvre
• différentes expressions d'une œuvre

pour rendre le sujet plus concret. Un exemple pourrait être :

Après avoir étudié les entités telles qu'on les trouve dans les objets à cataloguer, nous étudions les notices bibliographiques correspondantes pour montrer comment les entités et les relations sont décrites dans les notices.

Au cours de ce processus, nous parvenons inévitablement à un point où les questions cruciales sont soulevées :

• quels sont les limites d'une œuvre ?
• comment peut-on dire qu'une œuvre a été modifiée à un point tel que l'on a affaire à une nouvelle œuvre ?

En tant qu'enseignants, nous ne pouvons pas répondre sans ambiguïté à ces questions. Qui le peut ? Nous essayons de les traiter d'une manière pragmatique. Pour les besoins du catalogage, nous pouvons donner notre adhésion à l'essence de ces propos de Pat Oddy :

" Le monde du catalogage peut vivre sans une définition d'une œuvre - nous avons tous une assez bonne intuition de quand une œuvre est une nouvelle œuvre et de quand il s'agit une manifestation d'une œuvre existante … Ce jugement est fondé, pour une large part, sur notre expérience professionnelle qui juge si un utilisateur aura avantage ou non, lors d'une recherche dans le catalogue, à voir rassemblées les manifestations d'un ensemble organisé de mots, de sons ou d'images, identifié comme particulier "

Après avoir utilisé le " Niveau fondamental de fonctionnalité " pour introduire le modèle Entités/Relations, nous l'utilisons à nouveau comme cadre pour discuter les implications des spécifications :

• Chercher toutes les manifestations exprimant …
  • conduit à une discussion sur les fonctions de collocation et de mise en relation
  • et sur quelles méthodes sont disponibles pour mettre en application cette spécification
  • conduit à une discussion sur les types de responsabilité et sur le contrôle d'autorité

• Chercher une manifestation particulière …
  • conduit à une discussion sur les données descriptives
  • et sur les raisons pour faire en sorte que l'on puisse chercher des manifestations à partir de leurs données propres

• Identifier une œuvre / une expression d'une œuvre / une manifestation
  • conduit à une discussion sur les données non ambiguës
  • sur les données distinctives
  • sur les niveaux de description

• Sélectionner une œuvre / une expression d'une œuvre / une manifestation
  • conduit à une discussion sur les possibilités pour un utilisateur d'effectuer une sélection pertinente parmi les notices trouvées
  • sur les données distinctives
  • sur les niveaux de description

• Accéder à une manifestation
  • conduit à une discussion sur les données relatives à la publication
  • sur les données de localisation
  • sur les spécifications de système pour les manifestations électroniques

L'UTILISATION DES " SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES DES NOTICES BIBLIOGRAPHIQUES " DANS LE PROGRAMME DE MAITRISE

Dans notre programme de maîtrise, les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " sont incluses dans le cursus à travers deux cours qui ne sont pas deux cours centrés sur le catalogage :

• analyse et conception de systèmes
• évaluation de systèmes

Dans le cours traitant de l'analyse et de la conception de systèmes, les étudiants apprennent des méthodes, des modèles et des outils pour l'analyse fonctionnelle en général. En relation avec ce cours général, nous avons quelques séances de catalogage où les étudiants lisent les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " de la première à la dernière page. La lecture du rapport intégral a pour objectifs :

• de montrer un exemple concret d'application de la technique d'analyse Entités/Relations aux données bibliographiques
• de renforcer la connaissance des données bibliographiques et de leurs fonctions

Après cette introduction des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques ", nous constatons qu'elles sont souvent utilisées par les étudiants pour des exposés plus ou moins importants, qu'il s'agisse du rapport complet ou d'une de ses parties. Des exemples représentatifs des exposés sont :

• Dans quelle mesure la norme xx est-elle conforme aux spécifications définies par le " Niveau fondamental de fonctionnalité " ?
• Définir une politique de catalogage pour la Bibliothèque XX à partir de la " Confrontation des attributs et des relations avec les opérations des utilisateurs " (tableaux 6.1-6.4)

Dans le cours traitant de l'évaluation des systèmes, les étudiants apprennent des méthodes, des critères et des approches pour l'évaluation, tant orientée système que orientée utilisateur. En relation avec ce cours général, nous avons introduit le " Niveau fondamental de fonctionnalité " comme critère d'évaluation spécifique pour les données bibliographiques. Le " Niveau fondamental de fonctionnalité " peut être appliqué comme critère d'évaluation à plusieurs niveaux :

• le niveau du système
  • la fonctionnalité du système est-elle conforme au " Niveau fondamental de fonctionnalité " ??
• le niveau des règles de catalogage et des formats
  • les règles de catalogage et le format sont-ils capables de mettre en application les spécifications du " Niveau fondamental de fonctionnalité " ?
• le niveau de la notice
  • les données présentes dans une notice bibliographique produite à un certain niveau de description selon une certaine politique de catalogage sont-elles conformes au " Niveau fondamental de fonctionnalité " ?

IDEAUX, REGLES ET POLITIQUE DE CATALOGAGE

La version danoise des AACR n'a pas défini de niveaux de catalogage comme le fait l'original. Il est spécifié dans l'introduction que chaque agence bibliographique doit définir sa propre politique de catalogage et son niveau de catalogage en fonction du produit et des utilisateurs de ce produit. Les règles comportent également un chapitre sur les critères de définition des niveaux de catalogage. Comme l'intention des règles est qu'elles soient administrées individuellment par les agences de catalogage, nous traitons les sujets suivants :

• politique de catalogage
• aspects éconimiques du catalogage

quand nous enseignons le catalogage.

À cet égard, les chapitres sur :

• le " Niveau fondamental de fonctionnalité "
• la " Confrontation des attributs et des relations avec les opérations des utilisateurs " sont particulièrement utiles.

Le " Niveau fondamental de fonctionnalité " donne une vue d'ensemble des spécifications fonctionnelles, alors que les tables confrontant les attributs et les relations avec les opérations des utilisateurs constituent un outil précieux pour clarifier le gain ou la perte de fonctionnalité que représente l'inclusion ou l'exclusion d'un attribut ou d'une relation. Même si vous pouvez ne pas être d'accord avec la valeur affectée à un attribut ou à une relation, les tableaux peuvent accroître votre conscience de la fonctionnalité de chaque attribut ou relation et représenter une aide pour votre propre appréciation de sa valeur.

Nous n'enseignons ni les " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques ", ni aucun ensemble de règles de catalogage de manière légaliste. Nous les considérons comme des idéaux auxquels il faudrait se conformer toutes les fois que c'est possible, c'est-à-dire :

• quand cela a un sens pour un produit donné avec un objectif donné
• quand les ressources nécessaires sont disponibles

Ce que nous essayons de faire, c'est de rendre nos étudiants conscients de l'impact sur la fonctionnalité des choix que l'on fait, quand une solution idéale n'est pas possible.

CONCLUSION

J'espère avoir démontré que nous avons fait des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " le point de départ théorique pour l'enseignement du catalogage. C'est notre cadre de référence lorsque nous discutons des phénomènes catalographiques. Nous utilisons ces spécifications comme l'idéal ou la norme de référence pour évaluer les solutions possibles aux problèmes de catalogage. Nous sommes satisfaits de notre expérience d'utilisation des " Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques " et nous avons l'intention de poursuivre dans cette voie.

BIBLIOGRAPHIE

IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. (1998). Functional Requirements for Bibliographic Records : Final Report. München : Saur. (UBCIM Publications. New Series; vol. 19)

Oddy, Pat. (1996). Future libraries, future catalogues. London : Library Association Publishing

Strunck, Kirsten; Lund, Haakon; Thorlund Jepsen, Erik. (1998). Katalogiseringsteori. København : Danmarks Biblioteksskole