IFLA

As of 22 April 2009 this website is 'frozen' in time — see the current IFLA websites

This old website and all of its content will stay on as archive – http://archive.ifla.org

IFLANET home - International Federation of Library 
Associations and InstitutionsAnnual 
ConferenceSearchContacts

64th IFLA Conference Logo

   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 115-114-S
Division Number: VI.
Professional Group: Preservation and Conservation
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 114.
Simultaneous Interpretation:   No

Las normas para papel permanente

Por Ivar A. L. Hoel
Director de la Royal School of Librarianship and Information Science,
Dinamarca y Secretario del ISO TC/46/SC10


Resumen:

Se describen los antecedentes y el contenido de las normas internacionales (normas ISO) que definen el papel permanente. Estas normas han sido desarrolladas por el Subcomité 10 Mantenimiento Físico de documentos del Comité Técnico 46 de ISO, Información y documentación (ISO/TC46/SC10). La evolución y los resultados de este comité, que nació en 1988, están indisolublemente ligados a las normas de papel permanente, aunque realiza un trabajo más amplio. En el comité figuran 17 países como miembros participantes y 13 más como observadores. IFLA mantiene una relación directa con este comité que puede ser más estrecha de lo que ha sido hasta ahora. El SC10 ha publicado 3 normas internacionales y prepara 5 más sobre la misma materia. La primera y fundamental norma es la ISO 9708: 1994 Información y documentación - Papel para documentos - Requisitos de permanencia que define el papel permanente ordinario. La segunda, la ISO 11108:1996 Información y documentación - Papel para archivo permanente - Requisitos de permanencia y durabilidad, define el papel con un alto grado de permanencia y durabilidad. Estos conceptos se explican también a lo largo del texto. Se presenta una cuestión que está siendo discutida en la actualidad como es la formulación técnica del requisito que excluya la presencia de lignina en el papel permanente. Además se llama la atención sobre el paralelismo entre el desarrollo y el contenido técnico de la norma ISO 9706 y la norma ANSI/NISO Z39.48-1997, Norma Nacional Americana para la permanencia del papel de publicaciones y documentos en archivos y bibliotecas. Ambas normas, aunque no son coincidentes, utilizan el mismo símbolo de conformidad para el papel permanente. Se menciona la utilización de la norma ISO 9706 como norma nacional. El ejemplo más novedoso lo constituiría su aceptación como Norma Europea, de obligada adopción para todos los países de la Unión Europea. Finalmente se detallan los pasos que una norma ISO tiene que pasar antes de su completa aprobación.

Si miramos el catalogo de Normas Internacionales publicado por la ISO (o lo que es más conveniente hoy en día, su servidor WWW) encontraremos 202 normas para papel. Tres de estas normas están indizadas bajo el término "permanencia" y las tres han sido elaboradas por el "comité bibliotecario" de ISO, el Comité Técnico 46, Información y documentación; más específicamente, ha sido el Subcomité SC10, Mantenimiento físico de documentos, del que soy secretario, quién ha desarrollado este trabajo.

Existen diferentes tipos de normas: internacionales, regionales (p.e., europeas), nacionales, industriales, de facto, etc. No explicaré aquí las diferencias entre ellas, ni hablaré sobre los motivos que justifican el establecimiento de normas; mi preocupación está directamente relacionada con la elaboración de normas (normas ISO) para papel permanente. Con frecuencia las normas ISO toman como punto de partida una norma nacional preexistente, de esta manera se espera encontrar un trabajo fiable de base, realizado por expertos, que proporcione un punto de partida válido y seguro. Sin embargo, una vez que una norma ISO se establece en la escena internacional, se convierte a su vez en la base para las normas nacionales allí donde sean necesarias. Hablaré sobre cómo y porqué se han elaborado las normas sobre papel permanente, y sobre su aceptación. Y para hacerles más familiar el procedimiento, terminaré con una descripción de los diferentes pasos hasta el establecimiento de una norma internacional.


Paper

El Comité de normalización ISO/TC46/SC10

En primer lugar les diré algo sobre el marco en el cual realiza su trabajo este comité que no puede separarse del trabajo realizado sobre el papel permanente. La necesidad de una norma sobre papel permanente fue el punto de partida, sin embargo, el establecimiento de una norma lleva mucho tiempo. La primera norma nos llevó 6 años de trabajo. En 1997, el ISO TC46 en su reunión plenaria de Moscú decidió la creación de un subcomité, el ISO/ TC46/SC10 con el nombre preliminar de Características físicas de los medios para documentos. A este nuevo comité se le asignó un único trabajo, la Permanecia del papel para materiales bibliotecarios impresos. Los dos primeros años la secretaría fue financiada por NORDINFO. El SC10 se reunión por primera vez en Copenague, en 1988, y desde entonces mantiene normalmente una reunión anual. En 1989 el nombre del comité se cambió al actual Mantenimiento físico de documentos, y su ámbito de actuación se definió como sigue: Normalización de los requisitos para documentos y de las técnicas relacionadas con ellos, cuando estos documentos sean usados por bibliotecas, archivos y centros de documentación con un criterio de retención. El presidente del comité durante todo este tiempo ha sido el noruego Rolf Dahlø.

Gradualmente el número de miembros del SC10 fue incrementándose, existe una organización para la normalización en cada país miembro de ISO, y normalmente se crea un comité nacional que cubre el trabajo del comité internacional. Los 17 países miembros activos (miembros P) son los siguientes: Alemania, Australia, Dinamarca, Canadá, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Inglaterra, Irán, Italia, Japón, Holanda, Noruega, República Checa, Rusia, Sudáfrica y Suecia. Los países miembro observadores (miembros O) fueron 13: Argentina, Austria, Bélgica, Bulgaria, China, Colombia, Eslovaquia, Islandia, República de Corea, Mongolia, Polonia, Rumania y Tailandia.

Las relaciones externas del comité incluyen al CIA (Consejo Internacional de Archivos), a la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecas e Instituciones), al Comité Internacional de Documentación del Consejo Internacional de Museos y al IPC (Instituto de Conservación del Papel). Al final de este texto volveré al tema de cómo una organización como IFLA puede participar en el trabajo de este comité y haré una revisión de lo práctico que puede resultar el trabajo de ISO.

El TC46/SC10 ha publicado hasta ahora tres normas internacionales, de las cuales la primera fue, por supuesto, la ISO 9706:1994 Información y documentación - Papel para documentos - Requisitos de permanencia.
ISO 11108:1996 Información y documentación - Papel para archivo permanente - Requisitos de permanencia y durabilidad
. Publicada en abril de este año.
ISO 11800:1998 Información y documentación - Requisitos para materiales de encuadernación y para los métodos usados en la manufactura de libros.

El trabajo actual del comité está centrado en los siguientes proyectos (el significado de las abreviaturas se explicará más adelante, en la exposición de los estadios de desarrollo de las normas):

ISO/FDIS 11798 - Permanencia y durabilidad de los escritos, impresos y copias en papel - Requisitos y métodos de comprobación.
ISO/DIS 11799 - Requisitos para el almacenamiento de documentos
ISO/DIS 14416 - Requisitos para la encuadernación de libros, periódicos, revistas y otros documentos en papel para uso en archivos y bibliotecas - Métodos y materiales
ISO/CD 15659 - Cartones para archivo permanente - Test de migración
ISO/WD 16245 - Cajas y cubiertas de archivo para documentos en papel

La norma básica para papel permanente: ISO 9706

De los distintos proyectos, las normas 9706, 11108 y la 15659 están directamente relacionadas con el concepto de papel permanente. La última de ellas no está terminada aún y no la expondremos aquí, ya que hay muchos cambios previstos antes de que el resultado final pueda ser votado. Las otras normas (excepto la 11799) hacen referencia al papel permanente tal y como se define en la norma ISO 9706, es decir, presuponen que el papel permanente está definido en una norma. Por tanto, la norma que fue la base para la creación del comité TC46/SC10 es también la base sobre la que se han asentado otros trabajos. Por tanto, es de gran interés saber cómo se desarrolló la norma ISO 9706 y cuales son sus requisitos.

La historia de la ISO 9706

La ISO 9706 se desarrolló sobre la base de la American National Standard for Permanence of Paper for Printed Library Materials, ANSI Z39.48-1984, sin embargo es una norma impensable sin el trabajo realizado fuera de Estados Unidos durante muchos años. Es también un ejemplo de como una norma nacional puede usarse como base de una norma internacional. Pero, la norma americana de 1984 tiene su propia historia. En su tiempo, a principios de los 80, no existía ninguna otra norma nacional que pudiera tomarse como modelo. El Council on Library Resources había publicado algunas directrices internas elaboradas por su Committee on Production Guidelines for Book Longevity. Estas directrices, de 1982, fueron adaptadas y simplificadas a partir de normas elaboradas por la National Historical Publication and Records Commission, por la Library of Congress (1973), por los Barrow Laboratories (1975) y por la ASTM (Especificaciones para papel en registros permanentes, 1981). Estos fueron los antecedentes del trabajo que empezó ISO en 1988; dos de los requisitos fundamentales del papel permanente como se entiende en la actualidad, la cuestión de la reserva alcalina y el contenido de lignina, tienen ahí su origen.

Tratemos la primera cuestión brevemente. Cuando un técnico del papel pregunta hoy cual es la base científica para el requisito de un mínimo de un 2 % de reserva alcalina en el papel y no más alto ni más bajo, la respuesta tiene que buscarse en los estudios que Barrow realizó en los años 50. Este requisito ha permanecido inalterable a través de los años y aún es uno de los fundamentales para el papel permanente. A veces podemos ver papel que se vende como libre de ácido, lo que quiere decir que algunos papeleros y editores consideran esto como marca de calidad. Sin embargo, la ausencia de ácido en el papel no constituye garantía alguna de permanencia, a menos que esté elaborado con un depósito de alguna sustancia alcalina (normalmente carbonato cálcico) para contrarrestar la influencia de los ácidos presentes en el ambiente o de los producidos en el proceso de degradación del papel.

Papel permanente y lignina

Todavía se está debatiendo el motivo para excluir a la lignina como componente del papel permanente. Este debate forma parte de una tendencia incomprensible, ya conocida en muchos campos técnicos, que propugna el énfasis en los resultados y no en la composición. El Dr. Shahani de la Library of Congress lo resumió en 1995 de esta manera: las normas basadas en la composición dejan mucho que desear. Desde una perspectiva básica, el consumidor, ya sea un bibliotecario, un archivista o un conservador, no está preparado para decirle a un papelero cómo hacer papel. Sin embargo, el consumidor sabe cuales son las calidades finales y los resultados que quiere ver en el producto. El problema real en el caso de la norma para papel permanente es que el consumidor no dispone de un conjunto de pruebas de control de calidad de las que a su vez depende. Por este motivo, el consumidor está obligado a confiar en la composición del producto, sobre el que presumiblemente se han hecho las pruebas y controles adecuados. Por tanto, los requisitos basados en la composición son siempre menos eficaces y más vulnerables que los basados en los resultados(1) . Los resultados deber fiarse de las pruebas de envejecimiento acelerado. Los pros y los contras de todo ello han sido motivo de discusión durante años, pero no quiero retomar este debate aquí. Algunas normas sobre papel permanente utilizan estas pruebas, aunque dentro de ISO no las hemos tomado aún en cuenta; las razones para ello pueden leerse en el anexo C de la ISO 9706.

Basándose en siglos de experiencia de bibliotecarios y archivistas, la lignina ha sido excluida del papel permanente. La norma de 1984 establece sencillamente que el papel no contendrá restos de madera o pulpa sin blanquear. Para asegurarse de esto el contenido de fibra debe ser medido en un microscopio según una vieja norma Tappi. Sin embargo, este es un requisito difícil de manejar para los papeleros. Se pueden aceptar algunos restos, inevitables en el proceso de producción? Cómo va a resolverse la discusión si los requisitos no pueden cuantificarse? Aquí hay que recordar que la idea principal para la normalización del papel permanente no es la descripción del mejor papel posible, sino un papel permanente que pueda ser barato y por tanto manufacturable en cualquier parte. En consecuencia, los papeleros tienen que estar seguros de que su papel cumple o no la norma. Esta dificultad se solucionó en el trabajo de ISO, se introdujo el concepto de medida de la materia oxidable (técnicamente conocido como número Kappa). Cualquier materia oxidable presente, lignina o cualquier otra, contribuirá a elevar el número Kappa. Cuando alguien pregunta porqué se eligió el valor 5 para el número Kappa, mi respuesta es que lo que corresponde al valor del 2 % según el método Tappi T401-os-74 para el análisis de fibra en papel y cartón es inseguro. Es, por lo tanto, una manera de cuantificar la inexistencia de restos de madera o pulpa sin blanquear y de permitir la presencia de restos.

El paralelismo entre las normas ISO y ANSI/NISO para papel permanente

La utilización del número Kappa muestra el desarrollo paralelo del trabajo en los Estados Unidos y en ISO. La norma ANSI de 1984 fue revisada en 1992 por NISO. El proceso de revisión coincidió con el desarrollo de la norma ISO y concluyó con el uso del número Kappa en la norma ANSI/ISO. Se realizaron muchas consultas para asegurar que la norma ANSI/NISO revisada y la naciente norma ISO no tuvieran requisitos técnicos diferentes. La introducción de la ISO 9706 dice lo siguiente: Los requisitos técnicos de la norma internacional ISO 9706 son conformes con la norma ANSI/NISO Z39.48-1992, American National Standard for Permanence of Paper Publications and Documents in Libraries and Archives. Los valores límite de dos de las cuatro características requeridas, la resistencia al rasgado y la resistencia a la oxidación, difieren ligeramente. El símbolo de conformidad con la forma del signo matemático de infinito inscrito en un círculo fue desarrollado por NISO, la National Information Standards Organization de Estados Unidos, e introducido en la ANSI Z39.48-1984. El símbolo NISO es parte también de la norma ANSI/NISO Z39.48-1992 y se utiliza en esta norma internacional con el permiso de NISO.

La importancia de todo ello puede verse en el hecho de que cualquier usuario puede estar seguro de que no tienen importancia si el papel ha sido fabricado según la norma ANSI o la ISO para papel permanente y que el, ahora ya muy conocido, símbolo tiene el mismo significado en ambos contextos.

Esta situación continuará felizmente en los años venideros, ambas normas serán revisadas cuando llegue el momento, cosa que aún no va a ocurrir. La norma ANSI/NISO 1992 está confirmada desde 1997 para un periodo de 5 años. En mayo de este año el comité ISO/TC46/SC10 adoptó la siguiente resolución (respondiendo a una propuesta de algunos papeleros de revisión para aceptar un contenido más alto de lignina):

El comité SC10 aprecia la información sobre las investigaciones en curso presentadas por el Sr. Bruce Arnold (realizadas por ASTM/ISR sobre envejecimiento natural y acelerado del papel) y por el Sr. Norayr Gurnagui (realizadas en Canadá sobre los efectos de la lignina en el envejecimiento del papel), y opina que una revisión de la norma ISO 9706 no es posible en el estadio actual de esas investigaciones, ya que los informes finales no están aún disponibles. El SC10 confirma que el paralelismo que existe entre la norma ANSI/NISO Z39.48 de 1992 (reconfirmada en 1997) y la norma ISO 9706 de 1994 debe mantenerse ahora y en el futuro.

La extensión de la norma ISO 9706

La norma ISO 9706 es la base de las normas nacionales de los siguientes países: Australia, República Checa, Dinamarca, Francia, Alemania, Inglaterra. Algunos países han incluido en sus normas nacionales para papel permanente otros requisitos más fuertes (Italia) o el envejecimiento acelerado (Holanda, Alemania). La lista es con toda probabilidad más larga, por lo que cualquier información suplementaria será bienvenida. En Europa, la ISO 9706 acaba de ser votada para convertirse en una norma europea (EN). En el momento de escribir este texto no he recibido los resultados de la votación, pero según mis informaciones será aceptada. Esto obligará a todos los países de la Unión Europea a implantar de una u otra manera la ISO 9706 como norma nacional.

Papel para archivo permanente y papel permanente

La otra norma para papel permanente, la ISO 11108, introduce el concepto de papel para archivo permanente. Mientras la ISO 9706 se concentra en el papel permanente en sí mismo, la ISO 11108 reúne los conceptos de permanencia y durabilidad. Estos conceptos se definen como sigue:

Permanencia: La facultad de permanecer química y físicamente estable durante largos periodos de tiempo.
Durabilidad: La resistencia a los efectos del desgaste y del rasgado provocados por el uso.
Papel permanente: El papel que almacenado durante largos periodos en bibliotecas, archivos y otros ambientes protegidos no sufre, o sufre cambios mínimos en las propiedades que afecten a su uso.
Papel para archivo permanente: El papel que tiene un alto grado de permanencia y durabilidad.

Según el alcance de la norma, el papel para archivo permanente es necesario en primer lugar para aquellos documentos y publicaciones que se pretenda mantener permanentemente por su valor histórico y legal o por cualquier otro valor significativo. El papel para archivo permanente no es para uso normal, sino para fines específicos. El término papel para archivo permanente no implica que cualquier papel custodiado en un archivo lo sea. Ejemplos del uso de un documento son, aunque no se limitan solo a ellos, la posibilidad de manejarlos, leerlos, examinarlos o copiarlos para su difusión o para transferirlos a otro soporte.

De las definiciones que se han dado se sigue que el papel para archivo permanente es un papel permanente y durable al mismo tiempo. Cualquier papel fabricado conforme a la norma ISO 11108 cumplirá también los requisitos de la norma ISO 9706. Los requisitos de ésta última son:

La norma ISO 11108 tiene además una serie de requisitos extra para asegurar la durabilidad. La fortaleza del papel debe ser medida tanto por la determinación de la resistencia al doblado, como por la presencia de tipos de fibra aceptados y de la cual se proporciona una lista básica.

La participación en el trabajo de ISO

He mencionado antes que una parte del trabajo de normalización sobre la permanencia del papel (proyecto 15659) no estaba aún listo para ser expuesto aquí, ya que aún son necesarios algunos cambios antes de que se difunda. Esto no quiere decir que no se necesite el conocimiento de los expertos, al contrario, estoy seguro de que muchos de los miembros de IFLA pueden contribuir de una manera importante. Pero, hay que tener en cuenta las normas que rigen la participación en el trabajo de ISO. Si alguien quiere meterse en este trabajo hay dos maneras, o bien se participa a través de algún organismo nacional de normalización, o bien puede utilizarse la relación existente entre IFLA e ISO. En ambos casos el conocimiento de los pasos que debe seguir una norma internacional facilitará la participación. Los diferentes pasos, sus nombres, las formalidades que exigen y la posibilidad de que una organización como IFLA sea oída en cada uno de ellos puede ser considerado un enorme laberinto para aquellos que no trabajan en este tema con asiduidad. Por consiguiente, he preparado una breve lista que espero que haga más familiares los términos ISO.

Estados de desarrollo de una norma ISO

La preparación de una norma internacional ISO pasa por diferentes estados. La idea general es lograr el consenso internacional dando a cada miembro de ISO la posibilidad de ser escuchado. Esto se consigue por medio de votaciones sucesivas, cada una de ellas con unos requisitos más estrictos y con menos posibilidades de cambio en cada paso.

  1. Preliminary Work Item (PWI)1 = Trabajo preliminar
    Los trabajos preliminares son ideas para normas internacionales nuevas que están en un estado embrionario y que aún no han sido desarrolladas técnicamente. Se introducen en el programa de trabajo del ISO/TC46/SC10 por una votación de mayoría simple de los miembros P (países miembro con participación activa). Los miembros de enlace que quieran ver desarrolladas sus ideas deben contactar con la Secretaría del SC10. La dirección es:

  2. New Work Item Proposal (NP) = Nueva Propuesta de trabajo
    Una propuesta NP requiere algún trabajo preliminar más que una propuesta PWI. Pueden hacerla tanto los miembros como las organizaciones de enlace con el comité, como es el caso de IFLA. Una NP necesita de un primer borrador para su discusión, así como un jefe de proyecto. La preparación de la documentación para su votación la realiza la Secretaría y debe realizarse en el plazo de 3 meses. Los miembros P que deseen participar deben proporcionar los nombres de sus expertos. Los miembros enlace que quieran participar en un grupo de trabajo para el desarrollo de borradores sucesivos, que finalizarán en un Borrador del Comité, deben contactar con la Secretaría del SC10. Una NP necesita ser aprobada por mayoría simple de votos de los miembros P y requiera el compromiso de participación activa de al menos cinco de estos miembros.

  3. Working Draft (WD) = Borrador de Trabajo
    Normalmente los borradores de trabajo los preparan los grupos de trabajo (WG, Working Groups) constituidos por al menos cinco expertos nominados por los miembros nacionales con participación activa (miembros P). Existen algunas posibilidades más de completar los WG con otros expertos. Los miembros de enlace, como IFLA, pueden también efectuar nominaciones para los grupos de trabajo (WG), lo que será muy bien recibido.

  4. Committee Draft (CD) = Borrador del Comité
    Cuando el WG considera que su trabajo está listo, quizá después de haber considerado varios WD en diferentes reuniones de los WG, remite el WD final al SC10 quien se pronuncia para que el WD se convierta en un Borrador del Comité, un CD. Los CD se envían a los miembros P y a los miembros O (observadores) del SC10 para su escrutinio detallado, correción de errores e introducción de los cambios, lo que se realiza por medio de una rutina de comentarios y votación. Este es el mejor momento para ejercer influencia, las propuestas de cambios en los últimos estados son más difíciles de incorporar. Invitamos a los miembros de enlace para que manden sus comentarios en este momento. El plazo de tiempo para la revisión del primer CD es normalmente de tres meses. Si los cambios propuestos como resultado de una votación de un CD se consideran sustanciales se prepara una segunda votación, cuyo plazo límite de revisión es también de tres meses. Se necesita el consenso de los miembros P para que el proyecto avance hasta el siguiente estado, el Borrador de Norma Internacional (Draft International Standard). En caso de duda sobre el consenso se requiere una mayoría de 2/3.

  5. Draft International Standard (DIS) = Borrador de Norma Internacional
    Los DIS los prepara la Secretaría del SC10 y la Secretaría Central de ISO en Ginebra los envía para su votación a todos los miembros nacionales. El texto del DIS refleja el resultado de la votación obtenida por el CD y expone los comentarios incluidos o excluidos durante el proceso. Se necesita una mayoría de 2/3 de los miembros P del TC46/SC10 para su aprobación y además que los votos negativos no superen el 25 %. No se tienen en cuenta las abstenciones ni los votos negativos que no vayan acompañados de comentarios. Los miembros de enlace no tienen voz en este estado. Si el DIS no es aprobada se prepara una revisión de la misma. Se considera que un DIS aprobado es un borrador final, listo para su publicación (es decir, no se solicitan más comentarios, ni técnicos ni editoriales). En consecuencia, se prepara un Borrador Final de Norma Internacional.

  6. Final Draft International Standard (FDIS) = Borrador Final de Norma Internacional
    Los FDIS los prepara la Secretaría del SC10 y los emite la Secretaría Central de ISO reflejando los resultados finales de la votación del DIS. La votación tiene un plazo de dos meses. Se trata de responder si o no a la pregunta de si la FDIS debe publicarse como una norma internacional. Las normas para su aceptación son las mismas que para la votación de un DIS. Las observaciones técnicas de los votos negativos, si se presentan, se remiten a la Secretaría del SC10 para su consideración en el momento de la siguiente revisión de la norma internacional, lo que tiene lugar antes de cinco años. Los errores que puedan haberse introducido en la preparación del borrador deben ser apuntados por los miembros votantes. La Secretaría del SC10 los recogerá y remitirá al ISO/CS para su corrección en el momento de revisión de pruebas. En el estado FDIS no es posible realizar ninguna enmienda editorial o técnica, solamente se tendrán en cuenta correcciones menores como las mencionadas. ISO/CS se encarga de corregir los errores apuntados por la Secretaría del SC10 y de publicar la norma internacional en inglés y en francés.

Endnotes:

  1. Chandru J. Shahani: Accelerate Aging of Paper. Can it Really Foretell the Permanence of Paper. Preservation Research and Testing Office, Preservation Directorate, Library of Congress, Washington DC, November 1995. URL: ftp://ftp.loc.gov/pub/preservation/doc/rt9503.txt