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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 087-100-S
Division Number: I.
Professional Group: Library and Research Services for Parliaments
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 100.
Simultaneous Interpretation:   No

La Biblioteca del Congreso Nacional de Chile: una Experiencia de Modernización

Marialyse Délano S.
Producción de Recursos de Información
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile
Chile


Resumen:

La Biblioteca del Congreso Nacional de Chile recientemente concluyó la primera etapa de un gran proyecto de modernización que involucró el rediseño de los productos y servicios de información, la incorporación masiva de tecnologías, el mejoramiento de las colecciones, capacitación del personal, modificaciones de la estructura organizacional, incorporación de nuevas tecnicas de gestión y rediseño del espacio físico. Como resultado de este torbellino de cambios, la Biblioteca hoy días es un exitoso supermercado de información, si bien a la vez ha tenido que afrontar la resistencia al cambio. Este documento describe la experiencia de la Biblioteca, sus mayores logros y los problemas encontrados en la realización de este proyecto. Es de particular interés a las instituciones que están repensando sus servicios y sus areas de negocios y las actividades de planificación para adaptarse a los cambios tecnológicos, de gestación, de administración de recursos humanos y demanda de usuarios, a la vez de reflejar el fenomeno de globalización y de la información como recurso estratégico para el desarrollo.


Paper

INTRODUCCIÓN

America Latina ha venido experimentando cambios de gran magnitud, a nivel regional, durante la última década: las preocupaciones principales han sido desarrollo, drogas, deuda, democracia y corrupción. La Tecnología de la Información ha alterado en forma dramática la estructura y tejido de la generación y transferencia del conocimiento, impactando la percepción de la sociedad acerca de estos temas fundamentales. Las tecnologías de información y comunicación han reducido y complejizado las dimensiones del lugar de trabajo, generando tensiones, en el ambiente laboral, entre la aceptación pragmática del cambio y las prácticas tradicionales de trabajo.

La integración economica a través de NAFTA, Mercosur, los tratados regionales de Apec, que incorporan a EEUU, el Cono Sur de America Latina y los países de la cuenca del Pacifico, está redefiniendo las relaciones al interior de la región. El medio ambiente de bibliotecas e información están enfrentando nuevos desafíos, nuevas demandas y la aparición de nuevos competidores; los países se están esforzando para modernizar los aparatos Estatales, reposicionando y reconvirtiendo las organizaciones de Gobierno para hacerse cargo de estos cambios.

Los Parlamentos, las actividades políticas y de representación están en una situación crítica. Los Congresos son considerados costosos por la ciudadanía, y con pocas posibilidades de resolver problemas a través de la actividad legislativa. En el mejor de los casos, son observados como lentos de reaccionar, sin reflejar los tiempos cambiantes y el ritmo actual de la mayoría de las actividades competitivas, ni actuando sobre preocupaciones fundamentales tales como el medio ambiente. Sin embargo, en las democracias emergentes, los Parlamentos son considerados como un mal necesario, fundamental para los procesos democráticos, preferible a una dictadura, pero no intrinsicamente buenos en si. Los Gobiernos están reaccionando a esta percepción, y se observa una notable tendencia hacia la modernización de los Congresos, los servicios de entrega de información y la utilización de tecnologías para conocer las preocupaciones de la ciudadanía y extender las actividades legislativas, buscando lograr una mayor transparencia y mejor conocimiento de las actividades políticas.

La Biblioteca del Congreso Nacional de Chile ha finalizado un gran Proyecto de Modernización, realizado con fondos del Banco Mundial. Este Proyecto ha estado orientado a lograr cambios culturales profundos en el uso de información y conocimiento para el proceso legislativos. El Proyecto fué de múltiples niveles, incluyendo personal, estructura organizacional, recursos de información, bases de datos, tecnologías, productos y servicios. La Biblioteca provee ahora una amplia gama de productos y servicios no sólo dentro de los confines del Congreso, sino también en Internet, incluyendo acceso estructurado e indexado a la información. Se ha recogido oportunidades disponibles a través del masivo uso de tecnologías, más allá de la automatización de procesos tradicionales de bibliotecas.

Las Bibliotecas de los Congresos bolivianos, peruanos y argentinos están iniciando sus propios proyectos de modernización que van desde la automatización tradicional de las colecciones hasta tecnologías de punta para la provisión de servicios y productos. Estos proyectos están partiendo desde las Bibliotecas de Congreso, porque se han establecido como los mayores proveedores de conocimiento e información para los congresos, poseen las destrezas técnicas y son instituciones no-políticas. La democracia en la región es un frágil niño aun, y una manera de fortalecer los esfuerzos democráticos es a través de apoyar las capacidades de toma de decisiones de los parlamentos nacionales y regionales. Esto ha sido ampliamente reconocido y fondos internacionales han sido dispuestos para varios proyectos de modernización. Sin embargo, algunos países, como el caso de Paraguay, no disponen de una biblioteca parlamentaria consolidada para apoyar el proceso de toma de decisiones.

Las Bibliotecas Nacionales y Parlamentarias de América Latina han logrado constituirse en un nicho en el desarrollo del medio ambiente cultural de sus países. En algunos casos han sido la palanca de cambio para el crecimiento y desarrollo en sus países, como Venezuela y Chile; otros casos han logrado conservar servicios restringidos y crecimiento limitado en tiempos de dificultades; aún otras bibliotecas están haciendo grandes esfuerzos para lograr un nivel máximo de servicios y actividades. Algunos países están en grave peligro de perder su producción artística e intelectual, mientras otros países están haciendo grandes esfuerzos para conservar los logros difícilmente obtenidos.

Hace seis años presentamos una ponencia en la Conferencia General de la IFLA en Cuba, que describe nuestro proyecto de modernización, los componentes más importantes, las fortalezas, debilidades y resultados esperados. Transcurrido este tiempo, podemos describir nuestra experiencia, los logros obtenidos, los objetivos que fueron modificándose a través del tiempo de ejecución del proyecto, y los aspectos que no pudimos modificar con la rapidez que esperábamos.

PROYECTO DE MODERNIZACIÓN: EL CONCEPTO

El Proyecto de Modernización de la Biblioteca del Congreso Nacional fue conceptualizado como un esfuerzo concreto para incorporar inteligencia social en la Institución. Inteligencia Social es considerada como la capacidad organizada de identificar y resolver problemas internos y externos, en un mundo en proceso de cambio permanente, a través de explotar en forma efectiva los recursos de información. La meta era ofrecer una gama amplia de servicios y productos de información de diversos niveles de profundidad, implementado como una tienda-de-una-sola-parada, una especie de supermercado con boutique incluída.

El Banco Mundial, la fuente principal de financiamiento, estaba interesado en contribuir al proyecto, particularmente en lo que se refiere al reforzamiento de las capacidades de toma de deciones para un Congreso recientemente activado después de 17 años del régimen de Pinochet. El punto de partida era extender las tecnologías y recursos de información, creando un medio ambienta basado en el concimiento, de múltiples fuentes, estructurado y no estructurado, integrado en redes formales e informales. Consideró la integración de las tecnologías de información con información y conocimiento, y con las capacidades analíticas y de gestión.

Algunos de los principales objetivos del proyecto fueron:

SERVICIOS Y PRODUCTOS

La Biblioteca del Congreso Nacional de Chile provee servicios desde dos ubicaciones: Santiago, la sede del Congreso hasta 1973 ( 85 funcionarios), y Valparaíso, la sede desde 1990 (60 funcionarios). El cambio de ubicación ha generado cambios significaivos en los servicios y la estructura organizacional. También ha representado una mayor dependencia en las tecnologías, no solamente por las tendencias mundiales sino que por la distancia entre las dos ciudades.

El cambio más importante ha sido en los servicios que la Biblioteca provee. Anteriormente la Biblioteca era una organización tradicional, en que se esperaba a que el usuario generara demandas de servicios y productos; actualmente se está activamente ofreciendo y anticipando servicios a los parlamentarios y a los usuarios a través de la Intranet y de Internet. La Biblioteca del Congreso podría ser descrita como la convivencia de diversas bibliotecas bajo el amparo de una misión y objetivos comunes.

Una biblioteca es la tradicional, formada por libros y publicaciones y ofreciendo servicios tradicionales tales como referencia, préstamo, bibliografías, búsquedas y otros servicios en un entorno automatizado y de red. Adquirimos material bibliográfico, se cataloga (MARC, AACR-2), se lleva control de autoridades y provee servicios de acceso préstamo. El sistema bibliográfico automatizado incluye módulos para desarrollo de colecciones (adquisiciones), gestión y múltiples transacciones tales como consulta, préstamos, informes y estadísticas. Un aspecto del proyecto de modernización asume el valor de la biblioteca tradicional y ha estado orientado a ofrecer servicios más efectivos y eficientes.

Otra biblioteca, superpuesta, es la biblioteca electrónica, que provee acceso electrónico a las colecciones y a grandes bases de datos en texto completo (propias de la Biblioteca y externas), CD-ROM, Internet y de esta manera ofrece recursos de información de gran riqueza. Desde nuestro punto de vista, la biblioteca electrónica está al servicio de los usuarios, el país, la región e incluso el mundo, abriándose hacia el exterior a través de medios electrónicos tales como el Web, y ofreciendo acceso remoto a las bases de datos disponibles de la BCN y externas. La diferencia principal radica en las actitudes que permean el servicio; no constituye un servicio local, físico sino que activo en un concepto de extención hacia el usuario y no desde el usuario, incorporando capacidades de adaptación según la demanda.

La tercera biblioteca es la biblioteca virtual, en que estamos haciendo esfuerzos para sustituir el acceso físico a las instalaciones de la Biblioteca, entregando servicios y productos de información con valor agregado, a través de la Intranet. Esta biblioteca presenta grandes cambios para los usuarios, al proveer servicios altamente especializados, especialmente orientados al proceso parlamentario. La biblioteca virtual está siendo construida paso a paso y tiene la meta de proveer información y conocimiento en forma más directa, menor información referencial, sustituyendo parcialmente la biblioteca tradicional y construyendo a partir de ella al mismo tiempo. La biblioteca del futuro es una actitud, un concepto basado en la capacidad de abrirse a las oportunidades y convertirse en una institución hacia el exterior.

La Biblioteca provee tres niveles de servicios y productos de información:

Los servicios y productos ofrecidos electrónicamente, más importantes, son:

Estas bases de datos, generadas en la Biblioteca, son actualizadas diariamente. Para ello se cuenta con grupos de trabajo altamente preparados, (abogados, cientistas políticos, etc.), ya que requieren un costoso trabajo intelectual multidisciplinario. Junto con ésto, estamos buscando la futura integración de las consultas, trans-sistemas, para lo cual se utiliza el mismo sistema de control de vocabulario a través de las bases de datos.

La Biblioteca del Congreso además provee servicios tales como recortes de prensa (archivo manual en curso desde 1948), investigación y referencia a demanda, publicaciones y otros servicios. Por ejemplo, a cada parlamentario se le prepara y envía, mensualmente, un dossier con su presencia en la prensa escrita (entrevistas, actividades, menciones, comentarios, etc.).

EL ROL DE LA BIBLIOTECA EN EL PROCESO LEGISLATIVO

La reinstalación del Congreso luego de los 17 años de gobierno de la Junta Militar, significó reconsiderar la forma de trabajo de los representantes, especialmente en lo que se refiere a la información como consumidores de información de múltiples fuentes y diversos niveles, que requerían productos con valor agregado ajustados a sus necesidades individuales. El parlamentario no dispone de tiempo para buscar o revisar toneladas de información potencialmente útil, ni puede abordar la masiva oferta de productos secundarios de información: sus necesidades como legislador son únicas y urgentes.

Una de las iniciativas más complejas ha sido promover el reconocimiento y aumentar la demanda entre los parlamentarios por los sofisticados productos y servicios que provee la Biblioteca, que constituyen una fortaleza para el ejercicio de sus tareas de representantes, legisladores y fiscalizadores. El proceso ha sido lento, involucrando años de trabajo en relaciones públicas, actividades relacionadas con la imagen de la Biblioteca y la búsqueda de mejores comunicaciones entre los parlamentarios y sus equipos, y la Biblioteca.

La tecnología ha sido una ayuda ya que ha permitido proveer servicios poco usuales, más allá de la biblioteca tradicional, incrementando la relevancia de la Biblioteca. Entrenamos en forma personal y grupal a los usuarios a explotar las bases de datos, proveemos manuales, y en general contribuímos con una labor de soporte que excede las areas tradicionales de la Biblioteca.

Por primera vez, a partir de marzo de 1998, inciamos actividades organizadas de relaciones públicas con el recientemente electo Congreso. La campaña incluyó folleterí, un video de la Biblioteca, manuales, ofertas de capacitación, e interacciones personales con las oficinas de los parlamentarios. A medida que los miembros se familiarizan con nuestros servicios y que gente más joven es electa, han aumentado exponencialmente las demandas de servicios, productos, búsquedas en la Intranet y explotan mejor el potencial que les ofrece la Biblioteca.

Como parte del proyecto de modernización, hemos tenido éxito en incrementar el area de utilización y reconocimiento del rol de la Biblioteca en el proceso legislativo. Hemos tenido un impacto significativo en el aumento de los servicios, demanda deproductos, necesidades de apoyo y participación en talleres de orientación.

COMO LLEGAMOS HASTA AQUÍ

La primera etapa del proyecto de modernización, con fondos del Banco Mundial, incluyó los siguientes elementos, en los cuales la tecnología fué uno de los aspectos principales. Se consideró los elementos tecnológicos como instrumentos de cambio, no solamente en la forma de hacer las cosas, sino que modificaciones en enfoques, demandas, expectativas y resultados:

Los proyectos fueron realizados a través de licitaciones públicas, que incluyenron actividades de capacitación en el ambiente académico, buscando soluciones llave en mano, tercerizando tareas, evitando el impacto en el presupuesto operacional, y el aumento del personal de la Biblioteca.

A través del proceso de implementación del proyecto original, la disponibilidad de Internet y las tecnologías de Intranet generaron una gran turbulencia respecto a los planes previstos. la Biblioteca se encontró en un medio ambiente tecnológico inestable que ofreció nuevas oportunidades y espacios de relación con los parlamentarios. La Biblioteca acogió las facilidades de Internet e Intranet para ampliar la disponibilidad de recursos de información, incorporándose al nuevo mercado de información a nivel mundial. Con relación al trabajo para la comunidad, durante 1998, y como resultado de grandes proyectos nacionales de modernización de la educación, todos los colegios de Chile contarán con una plataforma tecnológica con acceso a Internet, para trabajar en un medio ambiente compartido de redes, con acceso a productos de la Biblioteca del Congreso especialmente diseñados con propósitos de extensión.

ALGUNAS ADVERTENCIAS

Las mayores dificultades en la implementación del proyecto han sido las personas, problemas tecnológicos y temas de gestión. Algunos funcionarios de la Biblioteca han resistido los cambios, a pesar de ser apoyados con amplios programas de capacitación. Tal vez los cambios fueron demasiado profundos al incluir la estructura organizacional y la reubicación en Valparaíso, además de los aspectos tecnológicos. El proyecto se inició con un enfoque participativo, pero las discusiones eran interminables, topando en puntos ciegos y sin avanzar hacia la implementación. Luego, se cambió la metodología de trabajo y el grupo de proyecto fué criticado por no ser suficientemente participativo y se encontró con dificultades para lograr un punto intermedio, especialmente ante la presión de plazos de ejecución determinados contractualmente en el proceso de licitación.

Sin embargo, así como algunos funcionarios tuvieron dificultades en las tareas de modernización y nuevas tecnologías, otros se convirtieron en campeones del cambio. Algunas personas rechazaron la nueva sede en Valparaíso y otros abrazaron la oportunidad de trasladarse de ciudad. La nueva estructura organizacional, funcional, generó inseguridades y algunas personas reaccionaron en forma reacia al procesamiento centralizado y los servicios descentralizados. Como contraparte a esta situación, los usuarios han reaccionado favorablemente a estos cambios, apreciando los beneficios de los servicios y manifestándolo explícitamente, lo que ha contribuído a consolidar los cambios y el aprecio por parte de los funcionarios.

Las fallas tecnológicas también han sido un problema de proporciones - ninguno de los nuevos sistemas está completamente consolidado ni es totalmente confiable. La Biblioteca ha trabajado con grandes empresas nacionales e internacionales proveedoras de tecnología, y el resultado es ambivalente respecto al cambio tecnológico; la competitividad es tal, que los sistemas son colocados en el mercado sin estar debidamente probados. Cuando el núcleo básico del negocio de la Biblioteca descansa en las tecnologías, de manera similar a los bancos y operaciones financieras, la tecnología debería funcionar sin problemas, pero las bibliotecas no disponen de los recursos para desarrollar y probar sistemas propios emulando el mundo financiero. Esta fragilidad es evidente a través del mundo de las bibliotecas y es una opinión compartida por colegas, si bien no es frecuente ni abiertamente reconocida. La administración de sistemas y redes se ha convertido en un conjunto de operaciones complejas, con múltiples elementos en juegos, que generan costos operacionales crecientes, más allá de todas las estimaciones y planes previstos.

Los aspectos de gestión, a su vez, son potencialmente problemáticos a medida que los recursos, el personal y las múltiples ubicaciones de la Biblioteca la convierten en una institución cada vez más compleja desde el punto de vista de la administración. Algunos administradores de nivel medio, a pesar de recibir amplias y costosas capacitaciones, no han hecho una conversión para sustentar el prolongado esfuerzo se modernización; se produce una dualidad entre la modernización y el temor, y el cambio cultural y de estructuras de pensamiento pre-establecidas, se dificulta.

EL FUTURO

El plan de modernización de la Biblioteca tiene algunos elementos experimentales, que involucran un grado de prueba y error. No se cuenta con todas las respuestas, o visiones completamente estructuradas, con el objeto de mantener un grado de flexibilidad y capacidad de adaptación para crecer de acuerdo con el torbellino de cambios que se viven cada día. Algunos productos y servicios continuarán en el tiempo, otros sufrirán modificaciones a medida que son reemplazados por otros mejores o con diferentes enfoques. El ciclo de vida de algunos productos y servicios es corto; las tecnologías cambian más rápidamente que las capacidades de adaptación del hombre, y el cambio es la única condición permanente de las actuales tendencias.

La Biblioteca trabaja en forma continua considerando nuevos pasos a desarrollar, monitoreando tecnologías emergentes, escuchando demandas de los usuarios y observando hacia dónde se dirige la competencia. Algunas areas claramente previstas para desarrollo son las siguientes:

Lo más importante es la actitud para abrazar el cambio y explotar las oportunidades tecnológicas que emergen permanentemente. Otros desafíos incluyen un mayor trabajo directo con los funcionarios del Congreso para evaluar impacto de los servicios de la Biblioteca y generar productos con mayor enfoque hacia necesidades individuales. Se ha llevado a cabo un esfuerzo incial para lanzar la Biblioteca hacia el Siglo 21, al tiempo de preservar la relación con Alejandría y Babilonia. En las Bibliotecas los cambios han sido acumulativos y complementarios en lo que se refiere a soportes, formatos, servicios y tradiciones. La Biblioteca de Alejandría tenía una lista de material en cada sala, y tenía el objetivo de contener el conocimiento del mundo entre sus murallas; Otlet y La Fontaine integraron estas listas en una solo, lo que se consideró un cambio exponencial en la organización del conocimiento y centralización del control y del acceso. La biblioteca universal de hoy provee tanto acceso como disponibilidad, superponiendo en conocimiento del mundo y reforzando el rol de buscadores y organizadores de información en un mundo en expansión.

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