Préstamo Internacional y Envío de Documentos: Principios y Directrices de Procedimiento

El uso compartido de las fondos bibliográficos es un elemento necesario para la cooperación internacional entre las bibliotecas. De igual modo que la biblioteca no puede ser autosuficiente para satisfacer todas las necesidades de información de sus usuarios, ningún país lo puede ser. El intercambio de ejemplares entre las bibliotecas de diferentes países es una parte valiosa y necesaria del préstamo interbibliotecario.

Los siguientes principios y directrices no tienen un carácter obligatorio ya que cada país puede establecer la forma de realizar el préstamo interbibliotecario y el suministro de documentos. Sin embargo, se aconseja encarecidamente a las bibliotecas de los distintos países que sigan estas directrices como punto de partida para la realización del préstamo internacional. Estos principios protegen los intereses de todas las bibliotecas y recomiendan los pasos a seguir para el envío de documentos.

Existeb ocho principios fundamentales y cada uno de ellos contiene varias directrices.

_{Los términos préstamo y préstamo interbibliotecario y los términos suministro de documentos y envío de documentos se han usado indistintamente en este documento.}

Principios y Directrices de Procedimiento

1.1. Cada país tiene la responsabilidad especial de suministrar las publicaciones nacionales a las bibliotecas de otros países. El concepto de disponibilidad universal del material publicado (UAP) se basa en este principio y todos los países deberían aceptarlo.
1.2. Ningún país o biblioteca tiene la obligación de suministrar una obra que le hayan solicitado, pero se debería hacer todo lo posible para atender las peticiones internacionales.
1.3. Especialmente se deberían atender las peticiones que se reciban de las bibliotecas de los países menos desarrollados, siguiendo los principios de la UAP.
1.4. Todas las comunicaciones se deberían hacer en un idioma claro y simple para evitar los malentendidos que puedan ocasionar las barreras lingüísticas.

2.1. Las recomendaciones para la creación de sistemas de préstamo nacionales eficaces están fuera del alcance de estas directrices, aunque los que estén interesados pueden consultar el Model National Interlibrary Loan Code [Código Modelo para el Préstamo Interbibliotecario Nacional], realizado también por la IFLA, que establece las necesidades básicas de un sistema nacional.

3.1. Cuando un país tenga un centro nacional para el préstamo interbibliotecario y el envío de documentos, éste debería ser el principal promotor del desarrollo de unas normas nacionales. Cuando no exista un centro nacional, la responsabilidad debería recaer en la biblioteca nacional, un organismo nacional encargado de coordinar el préstamo interbibliotecario o las instituciones de préstamo más importantes.
3.2. Todas las bibliotecas del país que participen en el préstamo internacional o envío de documentos deberían conocer y trabajar de acuerdo con la política nacional.
3.3. Las normas nacionales para el préstamo internacional deberían estar a disposición de todas las bibliotecas de otros países, a través de la biblioteca nacional u otras instituciones de préstamo o de otras bibliotecas individuales que reciban peticiones de préstamo internacional. Igualmente, todas las bibliotecas más importantes deberían poner a disposición de las bibliotecas que lo deseen sus propias normas sobre la tramitación de las peticiones internacionales.
3.4. Las normas nacionales deberían indicar si las peticiones deberían enviarse a través de los centros nacionales, cuando existan, o si las bibliotecas pueden enviarlas directamente a otras bibliotecas de fuera del país.
3.5. De forma similar, las normas nacionales deberían aclarar si las peticiones que se reciben deberían enviarse a través de centros nacionales (cuando existan) y hasta qué punto las bibliotecas concretas deberían aceptar y satisfacer las peticiones internacionales directamente. Las publicaciones de la IFLA Guide to Centres of International Lending [Guía de Centros de Préstamo Internacional] y Guide to Centres of International Document Delivery [Guía de Centros de Envío Internacional de Documentos] contienen una lista de las instituciones con las que se puede contactar en primer lugar en caso de duda.
3.6. Todas las bibliotecas del país deberían intentar tramitar las peticiones de otros países de una forma coherente, con objeto de ofrecer un servicio claro y eficaz a las peticiones internacionales.

4.1. La biblioteca solicitante debería esforzarse por usar los servicios electrónicos para la petición de préstamos interbliotecarios siempre que puedan disponer de ellos.
4.2. Las peticiones presentadas por correo electrónico, fax u otros métodos rápidos deberían, si es pertinente, atenerse a las normas establecidas, como, por ejemplo, las IFLA Guidelines for Email Requests [Directrices de la IFLA para las Peticiones por Correo Electrónico], las IFLA Fax Guidelines, [Directrices de la IFLA para el uso del Fax] o el Protocolo de Préstamo Interbibliotecario de la ISO.
4.3. Las peticiones que usen los formatos en papel deberían seguir los IFLA loan/photocopy request form [Formatos de Peticiones de la IFLA], u otros formatos autorizados por la IFLA.
4.4. Cuando sea esencial el préstamo de un original o de un tipo concreto de copia, se debería expresar claramente en la petición.
4.5. Cuando se necesite el préstamo de un original, se debería comprobar que no existe ninguna copia en el país de la biblioteca solicitante antes de enviar una petición al extranjero.
4.6. Las peticiones incompletas o inexactas ocasionan retrasos y pueden tener que devolverse para su comprobación. Es responsabilidad de la biblioteca solicitante el verificar y, cuando sea necesario, completar en la medida de lo posible los datos bibliográficos de la obra solicitada.

5.1. La biblioteca suministradora debería enviar la obra o dar una respuesta tan rápidamente como sea posible y por el método más rápido del que disponga.
5.2. Las obras se deberían enviar directamente a la biblioteca solicitante, excepto cuando se exprese específicamente que se deben enviar a un centro nacional.
5.3. En todas las obras prestadas debería indicarse claramente el nombre de la biblioteca propietaria.
5.4. La biblioteca suministradora debería fijar un plazo suficientemente amplio de devolucion de las obras prestadas, teniendo en cuenta el tiempo que se necesita para el envío por correo y la devolución de la obra.
5.5. Cuando no se pueda suministrar una obra, se debería indicar la razón tan clara y completamente como sea posible. Se deberían usar para este fin The IFLA multilingual list of ILL Response Codes [La Lista Multilingüe de la IFLA de Códigos de Respuesta al Préstamo Interbibliotecario].

6.1. Estas directrices sobre los derechos de autor y el préstamo internacional siguen el IFLA Position Statement on Copyright in the Digital Environment [Posicionamiento Oficial de la IFLA sobre los Derechos de Autor en el Entorno Digital] y las bibliotecas deberían conocer este documento.
6.2. La biblioteca que suministra el documento debería conocer y trabajar conforme a las leyes de los derechos de autor de su propio país. Además, debería asegurarse de que cualquier información importante sobre los derechos de autor esté a disposición y se comunique a las bibliotecas solicitantes.
6.3. Normalmente son excepciones dentro de la legislación nacional de los derechos de autor el préstamo y la copia parcial para ciertos fines como la investigación o el estudio privado.
6.4. La biblioteca solicitante debería respetar las leyes de los derechos de autor del país de la biblioteca suministradora.
6.5. La biblioteca suministradora debería respetar las suscripciones a recursos electrónicos mediante licencia de su institución, que pueden incluir algunas restricciones sobre el uso de tales recursos para el préstamo interbibliotecario.
6.6. Las bibliotecas deberían tener presente los IFLA Licensing Principles [Principios de la IFLA sobre Licencias] antes de utilizar fuentes bajo licencia para el préstamo interbibliotecario.
6.7. La biblioteca suministradora no está obligada a participar en los servicios que permitan el envío de ejemplares sujetos al derecho de autor por los que se debe pagar.

7.1. Las bibliotecas suministradoras y solicitantes deberían embalar y etiquetar los préstamos de acuerdo con las normativas de las aduanas. También tienen la responsabilidad de conocer las normativas actuales de las aduanas con respecto al préstamo internacional de obras.
7.2. Cuando la biblioteca solicitante recibe los documentos originales, los debe usar de acuerdo con su propia normativa a no ser que la biblioteca suministradora establezca condiciones especiales.
7.3. La biblioteca solicitante tiene la responsabilidad de que el documento se empaquete de un modo seguro, se etiquete claramente y se asegure adecuadamente antes de su devolución.
7.4. Los documentos se deberían devolver mediante el servicio más rápido del que disponga el solicitante. Se debería usar el envío por avión siempre que sea posible.
7.5. Desde el momento en que una biblioteca envía una obra a una biblioteca solicitante hasta que se devuelve, la biblioteca solicitante es responsable de cualquier pérdida o deterioro que suceda. También es responsable de la sustitución de la obra, o de pagar a la biblioteca suministradora el coste total estimado por cualquier pérdida o deterioro, incluído, cuando se solicite, cualquier coste administrativo que haya tenido lugar.
7.6. La biblioteca solicitante debería pedir la renovación del periodo de préstamo mucho antes de la fecha de vencimiento. Cuando no se reciba una respuesta, se puede asumir que se ha concedido la renovación. Si se sabe que no es posible renovar un documento que se presta a la biblioteca de otro país, se debería comunicar a la biblioteca solicitante en el momento del envío del documento.

8.1. La decisión de cobrar o no debe hacerse siguiendo los acuerdos establecidos entre las dos bibliotecas implicadas. 8.2. Las bibliotecas solicitantes deberían indicar su deseo (o no) de pagar una tarifa (y la cantidad máxima que están dispuestas a pagar) en el momento de la petición. Si las tarifas son mayores que esta cantidad máxima, la biblioteca suministradora no está obligada a satisfacer la petición. 8.3. Las bibliotecas suministradora y solicitante deben conocer los apartados de la ley nacional de derechos de autor que se refieren al cobro por suministrar copias. 8.4. Entre los métodos sugeridos de pago simplificado están:
· Sistemas prepago como por ejemplo el IFLA Voucher Scheme [Sistema de Vales Canjeables de la IFLA], según el cual las bibliotecas compran vales por adelantado y envían un número determinado con cada petición.
· Depósitos según los cualescual la biblioteca suministradora mantiene una suma depositada por la biblioteca solicitante de la que deduce una cantidad determinada por cada documento suministrado. · Tarifa única según la cual se establece un coste estándar para todos los documentos. Este método se puede combinar con el pregado o los depósitos.

• Guide to Centres of International Document Deliverycompiled and edited by Margaret Barwick and Pauline Connolly. Boston Spa, IFLA Office for International Lending, 1996. 5th Ed. ISBN 01712321454.
• Guide to Centres of International Lending, compiled and edited by Margaret Barwick and Pauline Connolly. Boston Spa, IFLA Office for International Lending, 1995. 5th Ed. ISBN 0712321128.
• IFLA Fax Guidelines, IFLA Office for International Lending, 1995. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/g-fax.htm
• IFLA Guidelines for Email Requests, IFLA Office for International Lending, 2000. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/g-ill.htm.
• IFLA International Loan/Photocopy Request Form, available for purchase from British Library Document Supply Centre in packs of 100. Order forms and further information available from IFLA Office for International Lending, or on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/intro.htm. A web image of the request form is also available at this location.
• IFLA Licensing Principles
• IFLA Multilingual List of ILL Response Codes, IFLA Office for International Lending, 2000. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/rcodes.htm
• IFLA Position Statement on Copyright in the Digital Environment. A copy of the statement is available from IFLA Office for International Lending, or on IFLANET at http://archive.ifla.org/V/press/copydig.htm.
• IFLA Voucher Scheme. Further details about this payment system are available from IFLA Office for International Lending or on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p1/vouchers.htm
• Model National Interlibrary Loan Code, IFLA Office for International Lending and IFLA Section on Document Delivery & Interlending. Major revision, 2000. Also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/model.htm