Il prestito internazionale e il Document Delivery: principi ed istruzioni per la procedura

L'utilizzazione condivisa delle raccolte delle singole biblioteche costituisce un elemento necessario della cooperazione internazionale tra le biblioteche. Così come nessuna biblioteca può considerarsi autosufficiente al fine di soddisfare in forma completa le esigenze informative dei propri utenti, nemmeno alcun paese può considerarsi autosufficiente. La fornitura di prestiti e di riproduzioni fra biblioteche di paesi differenti costituisce una componente necessaria e preziosa del processo di prestito interbibliotecario (ILL).

Poiché ciascun paese deve determinare il modo in cui espletare la fornitura di documenti ed il prestito tra biblioteche, i principi e le direttive enunciati qui di seguito non hanno valore vincolante. Tuttavia i singoli paesi e le biblioteche sono vivamente incoraggiati a basare la gestione del prestito interbibliotecario su queste direttive. Questi principi proteggono gli interessi di tutte le biblioteche ed esprimono l'approccio alla fornitura di documenti cosigliato da vari paesi.

I principi fondamentali sono otto e ad ognuno di essi sono associate varie direttive.

In questo documento i termini prestito (lending) prestito interbibliotecario (interlending, interlibrary loan), nonché i termini fornitura di documenti e distribuzione di documenti (document supply, document delivery), sono considerati intercambiabili.

1. Ogni paese ha la responsabilità di fornire le proprie pubblicazioni nazionali alle biblioteche degli altri paesi. Il concetto della disponibilità universale delle pubblicazioni (UAP) si fonda su questo principio e tutti i paesi dovrebbero farsi carico senza indugio di questa responsabilità.
2. Sebbene nessun paese e nessuna biblioteca abbia l'obbligo di fornire un'opera richiesta, occorre compiere tutti gli sforzi possibili per soddisfare le richieste internazionali.
3. In conformità al principio della UAP, occorre compiere uno sforzo particolare per soddisfare le richieste che pervengono dalle biblioteche dei paesi meno sviluppati.
4. Tutte le comunicazioni dovrebbero essere effettuate con linguaggio chiaro e semplice in modo da evitare le incomprensioni attraverso le barriere linguistiche.

2.1. Le raccomandazioni per lo sviluppo di sistemi di prestito nazionali efficaci non rientrano tra gli scopi di queste direttive, ma gli utilizzatori possono fare riferimento al Model National Interlibrary Loan Code, anch'esso elaborato dall'IFLA, nel quale vengono esposti i requisiti essenziali per un sistema nazionale.

3.1. Nel caso che un paese disponga di un centro nazionale per il prestito e la distribuzione di documenti tra biblioteche, questo centro dovrebbe costituire l'elemento trainante per lo sviluppo di una politica nazionale. Chiaramente là dove non vi è alcun centro nazionale, la responsabilità dovrebbe ricadere sulla biblioteca nazionale, sull'ente per il coordinamento del prestito nazionale tra le biblioteche o sulle altre istituzioni di rilievo per il prestito.

3.2. Tutte le biblioteche di un dato paese che partecipano al prestito o alla distribuzione internazionale di documenti devono essere informate della politica nazionale e contribuirvi.

3.3. La politica nazionale per il prestito internazionale dovrebbe essere portata a conoscenza di tutte le biblioteche al di fuori del paese, tramite la biblioteca nazionale o gli altri istituti di prestito oppure tramite le singole biblioteche che ricevono richieste internazionali di prestito interbibliotecario. In modo analogo, tutte le principali biblioteche dovrebbero comunicare alle biblioteche richiedenti la loro politica per la gestione delle richieste internazionali.

3.4. La politica nazionale dovrebbe indicare se le richieste uscenti devono essere trasmesse attraverso il centro nazionale, là dove ce n'è uno, e se le singole biblioteche possono trasmettere direttamente le richieste alle biblioteche fornitrici fuori del paese.

3.5. In modo simile, la politica nazionale dovrebbe chiarire se le richieste in arrivo devono passare attraverso il centro nazionale (dove ne esiste uno) e in che misura le singole biblioteche devono accettare e soddisfare le richieste internazionali. Le pubblicazioni dell'IFLA Guide to Centres of International Lending e Guide to Centres of International Document Delivery riportano gli elenchi delle istituzioni da contattare per prime in caso di dubbio.

3.6. Tutte le biblioteche all'interno del paese dovrebbero sforzarsi di gestire in maniera coerente le richieste provenienti da altri paesi, in modo da offrire un servizio per le richieste internazionali trasparente ed efficace.

4.1. La biblioteca richiedente dovrebbe utilizzare le attrezzature elettroniche ILL ogni volta che disponibili.

4.2. Le richieste inviate tramite e-mail, fax o altri metodi rapidi, andrebbero rese conformi agli standard vigenti, se adeguati, quali lo IFLA Guidelines for Email Requests, l'IFLA Fax Guidelines o il protocollo ISO ILL.

4.3. Per le richieste mediante formulari di carta si dovrebbero utilizzare agli IFLA Request Forms o gli altri formulari autorizzati dall'IFLA.

4.4. Quando è indispensabile prestare l'originale o uno specifico tipo di riproduzione, questo dovrebbe essere esplicitato nella richiesta.

4.5. Quando viene chiesto in prestito un originale, dovrebbe essere fatto ogni ragionevole sforzo per accertare, prima che la richiesta sia trasmessa all'estero, che nel paese della biblioteca richiedente non vi è alcuna altra copia disponibile.

4.6. Le richieste incomplete o inesatte sono causa di ritardi e possono dover essere restituite per ulteriori controlli. È responsabilità della biblioteca richiedente di controllare, ed eventualmente integrare, col massimo impegno, i dettagli bibliografici dell'esemplare richiesto.

5.1. La biblioteca fornitrice dovrebbe trasmettere il documento o fornire una risposta il più rapidamente possibile e con il più veloce mezzo disponibile.

5.2. Gli esemplari dovrebbero essere trasmessi direttamente alla biblioteca richiedente, tranne quando è stato specificatamente dichiarato che devono essere trasmessi ad un centro nazionale.

5.3. Tutti i documenti prestati dovrebbero essere chiaramente contrassegnati con il nome della biblioteca possedente.

5.4. La biblioteca fornitrice dovrebbe essere quanto più possibile generosa nel fissare la data di scadenza per la riconsegna degli esemplari prestati e dovrebbe tener conto del tempo richiesto dal servizio postale per la spedizione e la restituzione del documento.

5.5. Qualora non fosse possibile fornire un dato documento, il motivo della mancata fornitura dovrebbe essere espresso quanto più chiaramente e completamente possibile. A questo scopo andrebbe utilizzata The IFLA multilingual list of ILL Response Codes.

6.1. Queste direttive relative al diritto d'autore ed al prestito internazionale sono conformi alla dichiarazione IFLA Position Statement on Copyright in the Digital Environment. Le biblioteche dovrebbero conoscere queste disposizioni.

6.2. Ogni biblioteca fornitrice deve conoscere ed applicare le leggi sul diritto d'autore del proprio paese. Inoltre la biblioteca fornitrice deve accertarsi che tutte le informazioni relative al diritto d'autore siano rese disponibili e comunicate alla biblioteca richiedente.

6.3. Attualmente il prestito e la riproduzione finalizzate alla ricerca o allo studio privato, costituiscono delle eccezioni nell'ambito della legislazione nazionale sul diritto d'autore.

6.4. La biblioteca richiedente deve rispettare le leggi sul diritto d'autore del paese della biblioteca fornitrice.

6.5. Ciascuna biblioteca fornitrice deve rispettare le licenze sottoscritte dall'ente cui essa appartiene e che possono comportare delle imitazioni nell'uso delle risorse elettroniche per le transazioni di prestito interbibliotecario.

6.6. Le biblioteche devono conoscere le IFLA Licensing Principles riguardanti le fonti autorizzate.

6.7. La biblioteca fornitrice non è obbligata a partecipare a servizi che consentono la distribuzione di copie sottoposte al pagamento dei diritti d'autore.

7.1. I prestiti dovrebbero essere imballati ed identificati da entrambe le biblioteche, la richiedente e la fornitrice, in modo da assicurare la loro conformità ai requisiti delle dogane. E' responsabilità di entrambe le biblioteche, la richiedente e la fornitrice, di assicurarsi di conoscere bene le norme doganali vigenti che regolano il prestito internazionale dei documenti.

7.2. I documenti originali, una volta ricevuti dalla biblioteca richiedente, devono essere utilizzati in modo conforme ai propri regolamenti interni a meno che la biblioteca fornitrice non ponga condizioni particolari.

7.3. E' responsabilità della biblioteca richiedente assicurarsi che il documento sia solidamente imballato, chiaramente etichettato e adeguatamente assicurato per la restituzione.

7.4. I documenti dovrebbero essere restituiti tramite il servizio più veloce ragionevolmente a disposizione del richiedente. Ogni qual volta possibile andrebbe usata la posta aerea.

7.5. Dal momento in cui una biblioteca spedisce un esemplare ad una biblioteca richiedente e fino al suo rientro, la biblioteca richiedente è responsabile per qualsiasi perdita o danno che avvenga. La biblioteca richiedente deve sostituire l'esemplare oppure pagare alla biblioteca il costo, tutto compreso, delle perdite o dei danni, compresi, se richiesti, tutti i danni amministrativi derivati.

7.6. La biblioteca richiedente deve chiedere il rinnovo del periodo di prestito ben prima della data di scadenza. Nel caso non dovesse ricevere risposta, il rinnovo potrà considerarsi accordato Se si prevede che per un dato documento prestato all'estero non sarà possibile rinnovare il prestito, allora questo andrà comunicato alla biblioteca richiedente al momento della fornitura del documento.

8.1. Le tariffe possono essere applicate o meno anche in funzione di accordi intercorsi tra le due biblioteche coinvolte.

8.2. Le biblioteche richiedenti dovrebbero indicare al momento della richiesta se sono disponibili a pagare (o altro) una tariffa (indicando la quota massima che sono disposte a pagare). Se la tariffa supera la quota massima, la biblioteca fornitrice non è tenuta a soddisfare la richiesta.

8.3. Sia la biblioteca fornitrice che la richiedente devono verificare se esistono vincoli imposti dalle leggi nazionali sul copyright concernenti il pagamento di tariffe per la fornitura di riproduzioni.

8.4. I metodi semplificati di pagamento comprendono:

• sistemi prepagati, come l' IFLA Voucher Scheme, nei quali la biblioteca acquista in anticipo un certo numero di buoni ed invia la quantità necessaria all'atto della richiesta.

• conti vincolati sui quali la biblioteca richiedente mette a disposizione della biblioteca fornitrice una data somma dalla quale viene viene dedotto il contributo relativo a ciascun documento fornito.

• pagamenti ad aliquota forfettaria, quando per ogni documento viene determinato solo un costo medio o unitario. Questo metodo può essere combinato con i metodi prepagati o con i conti vincolati.

Bibliografia

• Guide to Centres of International Document Delivery, compiled and edited by Margaret Barwick and Pauline Connolly. Boston Spa, IFLA Office for International Lending, 1996. 5th Ed. ISBN 01712321454.
• Guide to Centres of International Lending, compiled and edited by Margaret Barwick and Pauline Connolly. Boston Spa, IFLA Office for International Lending, 1995. 5th Ed. ISBN 0712321128.
• IFLA Fax Guidelines, IFLA Office for International Lending, 1995. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/g-fax.htm
• IFLA Guidelines for Email Requests, IFLA Office for International Lending, 2000. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/g-ill.htm.
• IFLA International Loan/Photocopy Request Form, available for purchase from British Library Document Supply Centre in packs of 100. Order forms and further information available from IFLA Office for International Lending, or on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/intro.htm. A web image of the request form is also available at this location.
• IFLA Licensing Principles
• IFLA Multilingual List of ILL Response Codes, IFLA Office for International Lending, 2000. Leaflet available from IFLA Office for International Lending, also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/rcodes.htm
• IFLA Position Statement on Copyright in the Digital Environment. A copy of the statement is available from IFLA Office for International Lending, or on IFLANET at http://archive.ifla.org/V/press/copydig.htm.
• IFLA Voucher Scheme. Further details about this payment system are available from IFLA Office for International Lending or on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p1/vouchers.htm
• Model National Interlibrary Loan Code, IFLA Office for International Lending and IFLA Section on Document Delivery & Interlending. Major revision, 2000. Also available on IFLANET at http://archive.ifla.org/VI/2/p3/model.htm

March 2001