Code Number: 051-107-F
Division Number: V
Professional Group: Acquisition and Collection Development
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Archaïsme ou dynamisme : Echange des publications d'art à l'époque de l'ère électronique

Paper

Jusqu'à ces derniers temps, l'échange des publications d'art, notamment entre les musées était très bien structuré. En mars 1999, j'ai piloté une enquête sur les échanges entre bibliothèques de musées d'art. Ce travail a été diffusé sur ARLIS-L, liste de discussion internationale de bibliothécaires d'art et les questionnaires d'enquête ont été envoyés par télécopie à plus de quinze bibliothèques. Cette enquête se composait de 20 questions, y compris des questions relatives à l'impact de l'édition électronique sur les échanges. Les réponses ont montré qu'il existait des signes de fissures dans la structure.

Notre environnement bouge très vite et les bibliothèques d'art doivent tenir compte des changements et les intégrer dans leurs programmes pour les cinq aux dix prochaines années.

Pourquoi avons-nous des programmes d'échanges ?

• Pour accroître les fonds documentaires, particulièrement dans les pays qui ont des monnaies dévaluées
• Pour assurer l'acquisition de toutes les publications, avec des partenaires privilégiés.
• Pour obtenir les publications hors circuits commerciaux
• Pour diffuser nos propres publications dans les autres bibliothèques du monde
• Pour, en tant qu'institution publique, accroître l'accès à nos collections
• Pour souligner le rôle philanthropique des bibliothèques

Dans l'environnement numérisé, je proposerais une autre finalité : assurer la survie de nos publications.

Quelles formes d'échanges existe-t-il entre bibliothèques de musées d'art ?

On a pu relever quelques facteurs déterminants.

• Partenaires
  La plupart des bibliothèques qui ont répondu à l'enquête travaille avec des partenaires de type différent.

  79 % s'appuient sur une liste régulière et ciblée ; seulement 11 % opèrent avec une liste non ciblée.

  32 % utilisent une liste hiérarchisée, c'est-à-dire favorisant leurs partenaires les plus généreux ; 61 %, outre leurs partenaires privilégiés, font des échanges spécifiques, de titre à titre.

• Fréquence des envois
  76 % des bibliothèques ont une moyenne de 1 à 2 envois par courrier chaque année. Les frais postaux et le nombre de publications disponibles sont des critères importants dans le montage des échanges.

• Dotation en personnel
  C'est une question relativement complexe. Tandis qu'un petit nombre de bibliothèques a un professionnel dédié à cette fonction, d'autres répartissent le travail entre plusieurs personnes, d'autres encore utilisent des bénévoles. En général, aucune des bibliothèques ayant répondu au questionnaire n'utilise plus d'un professionnel à temps plein pour gérer les échanges.

  L'échange est une procédure lourde à mettre en place et l'équilibre doit être trouvé entre les bénéfices et les coûts. Pour les bibliothèques qui peuvent tout acheter, il existe d'autres manières plus rentables d'utiliser le temps du personnel si l'on ne tient compte que de la fonction acquisition dans le processus d'échange.

• Informatisation
  En 1991, l'informatisation des programmes d'échanges était pratiquement inexistante. Aujourd'hui, 59 % des bibliothèques ont informatisé leurs listes d'adresses et 35 % ont informatisé la liste des documents envoyés ou reçus.

• Format électronique
  30 % des réponses proviennent de musées qui ont publié sous forme numérique ; dans la plupart des cas il s'agit d'un ou deux Cédéroms. Seuls 9 % ont actuellement envoyé un Cédérom en échange ; 50 % projettent de fournir ce type de documents quand il sera créé.

  Les documents publiés en ligne n'entrent pas encore dans la politique d'échange et seuls 44 % des bibliothèques qui ont répondu envisagent cette possibilité. Il est inquiétant de noter que peu de bibliothèques collectent des informations en ligne même lorsque celles-ci sont diffusées par leur propre institution... mais il s'agit ici d'une autre communication. Parallèlement, notons le désir très aigu de recevoir des documents électroniques (67 %).

Quels sont les risques pour la politique d'échange ?

• Le déséquilibre dans le nombre de documents fournis a été l'un des problèmes les plus évoqués.
• Le délai dans la fourniture des documents , causé le plus souvent par les problèmes de transport a été signalé.
• La co-édition musées et éditeurs commerciaux est devenue maintenant la norme pour beaucoup de musées, y compris pour le mien.
• Le nombre d'expositions itinérantes se multiplie dans différents lieux. Dans la politique d'échange, qui distribue les catalogues et à qui ?
• De plus en plus, les documents envoyés par échange doivent maintenant être « pris » sur les crédits d'acquisition qui eux sont de plus en plus réduits.
• Cependant, bien que tous ces facteurs aient été la cause de divers dysfonctionnements dans le circuit des échanges, je pense que c'est l'apparition des nouveaux formats d'édition qui a eu le plus grand impact sur le flot des échanges.

J'aimerais juste m'arrêter sur deux formats : les Cédéroms et les éditions en ligne sur le Web.

Les Cédéroms connaissent un succès croissant comme support d'édition pour les musées. Dans certains cas ils prennent la place d'un catalogue d'exposition, plus souvent celle d'un catalogue d'une collection imprimée ou d'un support pédagogique.

Seules trois bibliothèques ont intégré leurs Cédéroms dans les échanges. Un des problèmes soulevés par les trois bibliothèques était le coût trop élevé de ces Cédéroms. Bien sûr, le successeur du Cédérom s'annonce et la durée de conservation technologique reste toujours un problème.

Les informations sur le Web sont une question beaucoup plus complexe.

Les musées d'art ont investi le Web avec passion et sont persuadés du développement très positif en termes d'accès à distance aux collections et aux informations sur celles-ci. Ils reconnaissent aussi le rôle important du Web comme source d'information sur leurs activités et comme moyens de contact entre les départements du musée et le personnel.

Cependant, dans beaucoup de musées il y a eu dans le même temps un déclin du nombre de publications imprimées, à la fois à cause de la diversité des ressources proposées dans un environnement numérisé et du fait de la facilité d'accès au Web et de son moindre coût.

Bien sûr, la norme de l'image numérisée est encore loin d'être parfaite et comme beaucoup de collègues qui ont répondu à l'enquête je pense que les beaux livres d'art et catalogues d'exposition ont encore un grand avenir. Cependant, même si ces merveilleux catalogues imprimés ont la préférence de nos lecteurs, je ne peux pas accepter l'idée qu'ils continueront à être édités comme dans le passé.

Il faut admettre que l'édition électronique progresse et il est souhaitable qu'elle s'étende à un certain nombre de sujets :

• l'information touchant des travaux particuliers ou d'artistes
• les bulletins, annuaires, rapports annuels apparaissent en ligne. Les revues scolaires sont des cibles potentielles
• les catalogues d'exposition et expositions virtuelles.

Quelles ont été les réponses des bibliothécaires face à l'édition en ligne dans le système des échanges ?

A part une ou deux bibliothèques plus avancées, il y a eu peu d'actions dans ce domaine. L'enquête a montré quatre groupes de réponses :

• Les bibliothèques qui veulent ignorer l'édition en ligne. Leur argument est « Mes lecteurs préfèrent les livres aussi continuerai-je à collecter, donner et recevoir des collections ».
• Celles qui envisagent d'abandonner les échanges pour toutes sortes de raisons, souvent avec la pensée que le système cessera probablement dans une dizaine d'années.
• Celles qui ne publient pas elles-mêmes sur le Web et considèrent ces questions comme non fondées. Je pense qu'il s'agit là d'un point de vue très unilatéral de la politique d'échange.
• Celles qui n'ont pas encore publié sur le Web mais qui pensent que c'est une chose envisageable.

Que pouvons-nous faire/que devrions-nous faire pratiquement ?

• Continuer quand même
• Intégrer les publications numérisées dans nos programmes
• Utiliser les moyens en ligne pour casser les prix
• Se reposer sur la mise à disposition de documents numérisés gratuits publiés sur le Web.

Même si, comme beaucoup d'entre nous l'espèrent, la supériorité de l'édition imprimée des livres d'art superbement illustrés continue à se développer, l'irrégularité croissante des structures d'édition continuera à causer des difficultés aux programmes d'échange.

En conclusion, une prédiction

Il serait lâche de poser toutes ces questions et de ne pas risquer une hypothèse. Je suppose que l'échange existera toujours dans cinq ans mais les modèles standard seront de plus en plus perturbés. Au-delà, ou bien il cessera d'exister, ou bien se développera une structure très différente à la fin de la prochaine décade.

S'il doit survivre :

• L'échange jouera un rôle réduit dans le processus général d'acquisition
• Les listes de partenaires seront écourtées et ciblées.
• Les échanges se feront plutôt entre institutions de taille et d'intérêt similaires
• Les procédures d'informatisation seront mieux rationalisées
• L'informatisation permettra une meilleure adéquation entre l'équilibre global du partenariat et le détail du bilan financier de chaque partenaire
• Des publications numérisées individuelles qui occasionnent moins de problèmes administratifs seront incluses
• L'intégration des publications en ligne sera limitée à un petit nombre de publications essentielles, indispensables dans un champ disciplinaire
• Des bibliothèques plus grandes et plus riches continueront de se retirer tout en maintenant des programmes de donation philanthropiques

Pour conclure, le problème demeure de savoir par quoi nous allons remplacer la structure actuelle, en particulier pour ceux pour qui l'échange a représenté un élément important dans la constitution de leur collection. Mon rêve serait une bibliothèque virtuelle mondiale des musées d'art dans laquelle nous proposerions nos publications de qualité en ligne, accessibles à tous les autres partenaires, en accès continu. Les problèmes inhérents à ce projet seraient de reprendre toutes les données imprimées. C'est un rêve impossible à réaliser mais, il y a 20 ans, combien d'entre nous pouvaient penser que le Web tel qu'il est aujourd'hui existerait.