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To Bangkok Conference programme

65th IFLA Council and General
Conference

Bangkok, Thailand,
August 20 - August 28, 1999


Code Number: 042-115-F
Division Number: VII
Professional Group: Education and Training
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 115
Simultaneous Interpretation:   Yes

Les rôles des professionnels de la connaissance dans la gestion de la connaissance

Seonghee Kim
Faculté de Bibliothéconomie et science de l'information
Dongduk Women's University
E-mail: shkim@www.dongduk.ac.kr


Abstract

La connaissance et la gestion de la connaissance se veulent des sujets d'actualité dans plusieurs organisations. Cet article commence par l'a mise en place des définitions de la connaissance et de la gestion de la connaissance. Ensuite, un partenariat pour la gestion de la connaissance est proposé en s'attardant plus particulièrement sur le fait que les bibliothécaires en tant que professionnels de la connaissance, les usagers et les experts en technologie peuvent contribuer à une efficace gestion de la connaissance. La conclusion explique que les professionnels de la connaissance devront quitter l'arrière-plan des organisations pour en occuper le centre et y tenir les reines de la gestion de la connaissance


Paper

Introduction

Dans cette ère d'information et de connaissance, la connaissance consiste en le plus important facteur du succès à long terme des individus et des organisations. En outre, la connaissance pourrait bientôt être la seule source de compétition pour les organisations. Des actifs de connaissance résident en de différents lieux (dont les bases de données, les bases de connaissances, les classeurs et les têtes des gens) et sont distribués dans les organisations. Trop souvent, une partie d'une organisation refait le travail d'une autre partie justement parce qu'il est impossible d'être au courant et d'utiliser la connaissance acquise par la première partie. Les bibliothèques, comme toutes les articulations majeures d'une organisation doivent être à l'affût des actifs de connaissance de l'entreprise, elles doivent être en mesure de gérer ces actifs et de les utiliser afin d'en retirer un bénéfice maximum. Cet article explore le phénomène de la gestion de la connaissance du point de vue d'un gestionnaire qui détient un fond d'expérience professionnelle en tant que bibliothécaire. Enfin, l'article propose de nouveaux rôles aux bibliothécaires pour maximiser la valeur de la connaissance dans les organisations intelligentes.

Connaissance et gestion de la connaissance

Le succès d'une organisation dépend étroitement d'une bonne gestion de la connaissance. Les actifs de connaissance sont la connaissance qu'une organisation possède ou doit posséder pour atteindre ses buts. La connaissance équivaut à de l'information extraite, filtrée ou encore formatée.

La connaissance peut être divisée en deux types : la connaissance tacite et la connaissance explicite. La connaissance tacite est celle des aptitudes, des savoir-faire, des habiletés, des intuitions, de l'heuristique, etc. La connaissance tacite est une connaissance personnelle difficile à traduire et à articuler (Polanyi 1973). La perpétuation de la connaissance tacite passe par la tradition et le partage d'expériences, elle s'effectue notamment par un apprentissage, un entraînement à un emploi. L'efficacité de la mission d'une organisation est assurée par la connaissance tacite en ce sens qu'à cause d'elle les bonnes actions sont entreprises pour que l'unité de travail puisse toucher ses objectifs. La connaissance tacite fournit aussi une sorte de force créative - l'intuition et l'heuristique peuvent souvent régler des problèmes ardus difficilement solvables autrement. La connaissance tacite est implicite tandis que la connaissance explicite correspond à la connaissance régie par des règles voulant attribuer une action à une situation précise. La connaissance explicite guide les actions en répondant à trois questions : Quel genre de situation est-ce ? , Quel genre de personne suis-je ? ou Quel genre d'organisation est-ce ? et enfin Qu'est-ce qu'une personne ou une organisation fait dans une telle situation ? (March 1994). La connaissance explicite est utilisée dans la mise sur pied de routines, dans les procédures opérationnelles standards et dans la structure des données enregistrées. La connaissance explicite permet à une organisation de jouir d'un certain rendement opérationnel, d'un certain contrôle. Elle apporte aussi une régularité, une constance organisationnelle.

Ces deux formes de connaissances peuvent être trouvées dans toutes les organisations. Cependant, celles-ci se doivent d'étendre, de renouveler, d'actualiser continuellement leurs connaissances. Les organisations encouragent l'apprentissage de connaissance tacite afin d'améliorer les habiletés et les capacités créatives de leurs employés et profitent aussi de la connaissance explicite pour maximiser leur propre efficacité. Aussi, les organisations se sont dotées d'un troisième type de connaissance -- la méta-connaissance -- qu'elles emploient pour créer et intégrer toutes leurs ressources intellectuelles, ce qui leur permet d'arriver à des niveaux de performance supérieurs.

Les organisations adoptent une approche holistique quant à la gestion de la connaissance qui combine la connaissance tacite et la connaissance explicite. La connaissance tacite baigne dans la culture organisationnelle où prône une vision partagée, une raison commune. La connaissance personnelle est enrichie de connaissance explicite quant au développement de produits innovateurs, de services et de procédés. Ainsi, vision stratégique et expertise opérationnelle sont combinées dans une action créative.

Quand la performance d'une organisation dépend du travail de la connaissance, la gestion de la connaissance devient indispensable.Le travail de la connaissance se concentre sur l'usage de l'intellect professionnel lors d'activités quémandant des connaissances individuelles et externes.

La gestion de la connaissance est une discipline qui soutient une approche intégrée d'identification, de gestion et de partage de tous les actifs de connaissance d'une organisation (incluant l'expertise désarticulée et les expériences individuelles des employés). En d'autres mots, la gestion de la connaissance tire son profit de ce que les gens savent. La gestion de la connaissance implique l'identification et l'analyse de la connaissance voulue et disponible. La gestion de la connaissance s'occupe aussi de la planification, du contrôle des actions nécéssaires au développement des actifs de la connaissance propres aux objectifs organisationnels. La gestion de la connaissance ne consiste pas en la gestion et l'organisation de monographies et de périodiques, ni à la circulation du matériel ; elle ne correspond pas à la recherche de ce qui est essentiel aux usagers non plus. Par contre, toutes ces activités peuvent d'une certaine manière faire partie de la gestion de la connaissance. Car il en revient à celle-ci de hausser la connaissance organisationnelle dans les pratiques en gestion de la connaissance et en apprentissage organisationnel. La gestion de la connaissance se fait donc un amalgame de la gestion de l'information, de la communication et des ressources humaines.

La raison d'être de la gestion de la connaissance est de fournier une plus value à une organisation. Le but premier de la gestion de la connaissance est d'attribuer les ressources et les capacités de la connaissance à l'organisation afin que celle-ci puisse grandir et s'adapter à son environnement changeant (Auster et Choo, 1995). Ainsi, la pratique de la gestion de la connaissance se fixe pour but de déceler la connaissance tacite des gens, ce qu'ils véhiculent, ce qu'ils observent et ce qu'ils apprennent par leurs expériences plutôt que de définir ce qui est explicitement montré. Gérer la connaissance va beaucoup plus loin qu'obtenir des données à manipuler pour obtenir de l'information. Davenport (1993) explique que le processus de gestion de la connaissance se réfère à l'acquisition, à la création, au storage et à l'application ou la réutilisation de la connaissance. Voici quelques exemples de chacun de ces types de processus de gestion de la connaissance :

  • Acquisition de la connaissance : découverte de connaissance déjà existante, compréhension de besoins, recherche dans plusieurs sources.
  • Création de la connaissance : activités de recherche, créativité en procédés publicitaires, rédaction de livres ou d'articles, rédaction de scénarios cinématographiques, etc.
  • Storage de la connaissance : publication, édition.
  • Application ou utilisation de connaissance : vérification, diagnostic médical.
  • Réutilisation de la connaissance à de nouvelles fins : amélioration de la connaissance dans le développement de produits, de logiciels.

Les partenariats pour la gestion de la connaissance.

Les concepts de connaissance et de gestion de la connaissance ont été décrits. Les systèmes à base de connaissance se forgent de nouveaux partenariats assemblant d'une part les capacités qu'ont les organisations de créer, d'utiliser, d'organiser la connaissance et construisant d'autre part des infrastructures permettant l'efficacité de la gestion de la connaissance.

Trois groupes d'experts devant travailler ensemble sont au cur du centre de la connaissance. Ils sont les usagers, les professionnels de la connaissance (incluant les bibliothécaires) et les experts en technologie.

Dans une organisation, les usagers sont les individus qui sont personnellement impliqués dans l'acte de créer, d'utiliser la connaissance. Les usagers qui englobent à la fois les professionnels, les techniciens et les gestionnaires possèdent et appliquent autant la connaissance tacite que la connaissance explicite. La connaissance et l'expertise qu'ils portent est spécialisée, centrée sur le domaine d'activité de l'organisation. C'est à travers les efforts coordonnés des usagers que l'organisation remplit son rôle et atteint ses buts. C'est à travers la création et l'utilisation des connaissances des usagers que l'organisation apprend, découvre, innove et s'adapte.

Les professionnels de la connaissance sont les individus qui ont les aptitudes, l'entraînement et le savoir-faire pour organiser la connaissance dans des systèmes et des structures facilitant l'utilisation des ressources de connaissance. Ils regroupent les bibliothécaires, les gestionnaires de documents, les archivistes et les autres spécialistes de l'information. Leurs tâches se définissent par la représentation des différents types de connaissances organisationnelles ; le développement de méthodes et de systèmes de structure et d'accès à la connaissance ; la distribution de la connaissance ; l'accroissement de l'utilité et valeur de la connaissance ; le storage et la recherche de la connaissance ; etc. Le but principal des professionnels de la connaissance est d'améliorer l'accès et la qualité de la connaissance de manière à ce qu'une organisation soit détentrice d'une vision éclairée d'elle-même et de son environnement. Les professionnels de la connaissance pensent et développent des produits et services qui encouragent l'apprentissage ; ils assurent aux organisations une continuité et un contexte d'action, d'interprétation.

Les experts en technologie de la connaissance sont les individus qui possèdent l'expertise spécialisée pour modeler l'infrastructure de la connaissance d'une organisation. Ils incluent les analystes du système, les concepteurs du système, les ingénieurs de logiciels, les programmeurs, les administrateurs de données, les gestionnaires de réseaux et d'autres spécialistes qui développent des réseaux et systèmes à base de connaissance. Le but principal est d'établir et de maintenir une infrastructure de connaissance qui suit le courant et le transfert de la connaissance, qui accélère le traitement des données et la communication des messages. Les experts en technologie de la connaissance mettent sur pied des applications, des bases de données, des réseaux permettant aux organisations d'opérer avec exactitude, fiabilité et rapidité.

Dans les organisations intelligentes, la connaissance des trois groupes (les usagers, les professionnels de la connaissance et les experts en technologie de la connaissance) se fige en une superstructure organisationnelle d'apprentissage et d'accroissement. Chacun des groupes doit réorienter ses préoccupations traditionnelles pour que s'effectue le travail des équipes des usagers, des professionnels de la connaissance et des experts en technologie de la connaissance. Les usagers doivent distinguer la gestion de la connaissance de la technologie de la connaissance. La technologie de la connaissance a longuement été observée tandis que la gestion de la connaissance (identification des besoins, acquisition de la connaissance, organisation et storage de la connaissance) est largement négligée. Les usagers doivent comprendre que les buts et principes de la gestion de la connaissance diffèrent des objectifs et méthodes de la gestion de la technologie de la connaissance. Les usagers peuvent participer à ces procédés de la connaissance, non seulement en tant que bénéficiaires des services de la connaissance, mais en tant qu'agents actifs dans chacune des activités du cycle de la gestion de la connaissance ; plus particulièrement dans la clarification des besoins de connaissance, de la quête de connaissance, du partage de la connaissance et dans la transformation des données brutes en connaissance utilisable. Les usagers doivent être responsables d'identifier et de communiquer leurs besoins de connaissance, et non de mettre ce travail sur les épaules des professionnels de la connaissance (bibliothécaires) ou des experts en technologie de la connaissance. Dans une organisation, les sources de connaissance les plus importantes sont les personnes et celles-ci doivent participer activement à la collection des connaissances et au partage du réseau de connaissances. Les experts en technologie de la connaissance constituent le groupe le plus proéminent dans un environnement dorénavant dominé par la technologie. La gestion de la technologie de la connaissance est examinée par les médias depuis plusieurs années. Les spécialistes en technologie de la connaissance sont devenus forts dans la conception de systèmes à base de connaissance qui ont considérablement augmenté l'efficacité opérationnelle et la productivité des tâches. Par contre, ces mêmes systèmes sont également bien connus pour leur incapacité à fournir plus d'information holistique sur les procédés, sur les champs de sujets et sur les documents. Les systèmes d'information basés sur ordinateurs se concentrent sur les données internes, formelles et structurées, ignorant l'information externe, informelle et sans structure nécéssaire à la plupart des décideurs. Les experts en technologie de la connaissance doivent placer les usagers au centre de leurs préoccupations - ils doivent développer des systèmes experts qui comprendront les usagers de la connaissance en termes de besoins et de dispositions d'utilisation de la connaissance. Les gens en entreprises ne sont pas satisfaits des données transactionnelles structurées, ils veulent que la technologie de la connaissance simplifie l'utilisation de l'information informelle non-structurée donnant forme aux ressources de connaissances de l'organisation. Ils désirent aussi des données externes : de la connaissance qui les aidera à comprendre comment l'environnement extérieur change, ce que les autres organisations font et comment leur propre organisation se porte. En d'autres mots, les usagers veulent un mélange de données formelles et informelles, internes et externes qui fourniront un aperçu significatif des choix à prendre.

L'organisation intelligente comprend que la découverte et l'utilisation de la connaissance peut être atteinte en entretenant des partenariats stratégiques de connaissance qui combinent les aptitudes et les expériences de ses usagers, des bibliothécaires (professionnels de la connaissance) et les experts en technologie de la connaissance. Cette synergie collective est nécéssaire pour tisser un canevas de connaissance liant ensemble des connaissances structurées et non-structurées, internes et externes, historiques, actuelles et orientées vers le futur ; pour créer les outils et les méthodes permettant d'accéder à la connaissance et de choisir les meilleures sources de connaissance ; pour concevoir des architectures de connaissance basées sur une riche compréhension des besoins des usagers en connaissance et en communication ; et pour intégrer les procédés de connaissance d'une organisation de manière à dresser un tremplin d'apprentissage et de développement organisationnels. Par ces partenariats stratégiques de connaissance, l'organisation intelligente peut vraiment améliorer tous ses procédés de connaissance qui forment le cycle de gestion de la connaissance.

Les rôles des professionnels de la connaissance dans la gestion de la connaissance.

La gestion de la connaissance est devenue un concept clé pour toutes les organisations. Les bibliothécaires ont longtemps été considérés comme faisant partie du personnel de soutien, travaillant silencieusement dans leur coin, souvent non inclus dans les fonctions critiques des organisations. Les professionnels de l'information doivent jouer de nouveaux rôles en tant que professionnels de la connaissance. En d'autres mots, les bibliothécaires doivent envisager leur carrière de travailleur de la connaissance. Le travail de la connaissance est caractérisé par la variété et les exceptions plutôt que par la routine et celui-ci est entrepris par des professionnels ou des techniciens possédant un niveau élevé d'aptitudes et d'expertise. Alors, ceux qui excercent leurs intellects dans ces types d'activités sont des travailleurs de la connaissance. Si le travail du bibliothécaire peut être ou est totalement routinier, il devient un travailleur administratif (par exemple un garde-barrière) et non un travailleur de la connaissance. Ce qui veut dire que les bibliothécaires ne doivent pas se limiter à agir en tant que douaniers ou gardes-barrières de l'information. Les professionnels de la connaissance devront quitter l'arrière scène et se diriger vers le centre de l'organisation, pour tenir les reines de la gestion de la connaissance avec les usagers et les experts en technologie ; pour diriger et former les politiques, les structures, les procédés et les systèmes de connaissance qui vont permettre l'apprentissage organisationnel. Les professionnels de la connaissance devraient être en mesure d'extraire, de filtrer et de répandre la connaissance externe nécéssaire. Ils devront aussi concevoir et développer des applications qui deviendront les points tournants de la gestion de la connaissance. Finalement, ils travailleront en relation directe avec les usagers dans la collecte et l'anayse de l'intelligence stratégique ; et agiront en tant qu'entraîneurs et consultants rassemblant la connaissance et les aptitudes de recherche dans toute une organisation.

Conclusion.

Cette étude a dressé un portrait des notions de connaissance et de gestion de la connaissance et a enquêté sur les rôles des bibliothécaires en tant que professionnels de la connaissance afin d'atteindre les buts d'une organisation. La position des professionnels de la connaissance continuera d'évoluer à mesure que l'infrastructure de la connaissance se développera. Le rôle précis des professionnels de la connaissance dépendra de la structure de l'organisation et de ses besoins de connaissance. L'emphase sur les rôles des professionnels de la connaissance changera probablement avec les besoins de la communauté des usagers et le niveau de perfectionnement technologique

Traduction de Amélie Borges (Montréal)

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Latest Revision: August 17, 1999 Copyright © 1995-2000
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