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La médiathèque constitue un des services permanents de la CSI : la documentation offerte en libre accès sur 12 000 m2 ; elle complète et valorise les thèmes abordés sur les espaces des expositions. Les visiteurs et lecteurs sont nombreux : les chiffres de fréquentation moyenne journalière sont de l'ordre de 4000. Dans ses collections, outre des média traditionnels, l'utilisateur peut trouver des documents audiovisuels, des logiciels éducatifs et des cédéroms .La grande majorité des fonds, dont les céderoms, est destinée au prêt au domicile.
Après une expérience de plusieurs années de mise à disposition pour le grand public des logiciels éducatifs comprenant les cédéroms au sein du secteur nommé " Didacthèque" (environ 1200 titres en 1995) et l'utilisation d'une petite collection de référence (une vingtaine de titres en 1995), face à une demande des utilisateurs et aux développements technologiques, il s'est avéré indispensable d'acquérir une collection de cédéroms pour le prêt. Ainsi, en octobre 1996 les premiers abonnés ont pu profiter d'une nouvelle collection d'une centaine de titres de vulgarisation scientifique et technique. Les conditions générales d'abonnement annuel demeurent inchangées ; avec un droit d'emprunt s'élevant à 3OO F, l'utilisateur peut emprunter un seul cédérom à la fois.(1) La carte d'abonnement enfant, vendue pour un prix
symbolique de 10 F ne permet aucun prêt de cédérom.
Les collections de cédéroms se sont développées ensuite principalement dans les services de références dans des bibliothèques universitaires et quelques grandes bibliothèques publiques . En 1994 on notait la possibilité d'une consultation de cédéroms en réseau dans certaines bibliothèques, par exemple à la Bibliothèque Municipale de Lyon Part Dieu et à la Bibliothèque Universitaire de Paris-Dauphine.
Suite à une offre éditoriale plus importante, les fonds de cédéroms se sont étendues à d'autres bibliothèques publiques, centres de documentation de moyenne envergure, dont les centres de la documentation pédagogique. La Médiathèque de la CSI, voulant suivre ce courant, a développé le fonds de prêt.
Les notices sont diffusées aux bibliothèques sous deux formats : INTERMARC ( par bande ) UNIMARC (à partir du cédérom).
Le cédérom BNF-DSAM (documents sonores, audiovisuels et multimédia) contient, entre autres, les multimédias qui ont été intégrés en mars 1997, dont un certain nombre de cédéroms.
A l'avenir il est prévu de fusionner ces deux bases.
La base ELECTRE contient des notices d'ER dans son sous-ensemble "multimédia" (8000 notices). Elles peuvent être visualisées mais actuellement, il n'est pas possible de les décharger.
De plus reste à noter une difficulté : la multiplication des formats de saisie et des logiciels de traitement ne favorise pas la communication ni la présentation des données. Dans cette situation, en fonction des pratiques individuelles, de publics différents, chacun élabore ses propres règles. Certaines bibliothèques commencent à décharger les notices de la Bibliographie nationale mais à l'heure actuelle nous n'avons pas de données précises sur le nombre d'utilisateurs ayant recours à cette procédure. (4)
En même temps nous avons rendu le résumé obligatoire pour tous les documents non imprimés dont les didacticiels.
Une promenade parmi les rayonnages en libre accès peut conduire à la découverte du contenu d'un livre ou périodique. La situation n'était pas la même dans le cas de documents audiovisuels ou didacticiels : le document pouvait être visualisé sur un terminal dédié à cet effet, mais aucun support physique ni emballage n'étaient exposés. De plus, les nombreux didacticiels était des documents servant pour l' apprentissage ou la formation et l'information précise sur leur contenu était très précieuse pour l'utilisateur.
Le thème principal de l'article est le catalogage des cédéroms. Si nous avons évoqué quelques faits relatifs au traitement des didacticiels, c'est parce que certaines solutions choisies pour les cédéroms ont leur genèse dans le passé.
La traduction de l'ISBD (ER) en français ne sera donc pratiquement pas nécessaire, la norme française étant basée sur ce document.
A l'apparition des premiers cédéroms dans notre collection de références et des titres en consultation à la Didacthèque nous avions du élaborer les principes de catalogage de ce nouveau support.
Nous pensions nous inspirer des principes du catalogage des didacticiels.
La première difficulté consistait en leur typologie : que fallait-il privilégier ? Support ou contenu ? Dans notre collection, nous avions des cédéroms différents quant à leur contenu : des logiciels, dictionnaires - donc monographies, des publications en série(cas des cédéroms bibliographiques , p.ex. Myriade).
La première grille de catalogage des cédéroms sous UNIMARC date de 1994.
Les premiers titres ont été donc catalogués en mettant en avant le contenu. En même temps, nous avons créé, dans les tables de la zone 204, le terme CD-ROM pour que l'utilisateur connaisse le support du document à toutes les étapes de l'affichage OPAC. Ce terme apparaissait clairement pour les cédéroms " périodiques ". Cependant l'affichage OPAC des monographies privilégiait la date d'édition plutôt que la mention du support, donc l'indication "CD-ROM" n'était pas visible partout à l'OPAC.
De nombreuses réflexions nous ont conduit par la suite à regrouper tous les documents électroniques et à créer une grille de catalogage commune.
N'oublions pas qu'en octobre 1996 lorsque le fonds des cédéroms s'est considérablement accru dans la Médiathèque de la CSI (6), des notices bibliographiques n'étaient pas encore disponibles par le biais de la BNF.
Le catalogage du fonds s'est alors fait localement, sur la base du projet de la norme française, suivant pas à pas la révision de l'ISBD(CF). Nous avons mis à jour la grille provisoire de catalogage sous UNIMARC de 1994.
Le terme employé pour le support en zone 204 était devenu commun à tous les documents électroniques : DOC.EL.(7).
En principe, notre grille UNIMARC est conforme aux notices envoyées par la BN. Désormais, nous prévoyons d'utiliser la méthode de déchargement pour le catalogage des nouveaux titres.
Afin de comparer nos méthodes de catalogage (car malgré tout il pouvait y avoir des différences d'interprétations) en février 1998 nous avons déchargé et analysé, 40 notices de cédéroms de la collection grand public.
Que donne donc la comparaison des notices ?
Le catalogage local à la Médiathèque de la CSI est fait, d'une façon générale, suivant les règles de la description allégée. (8). Or il est difficile d'appliquer ces principes d'allégement aux ER. Comme dit D. Lahary dans son article "....une banalité : la source des informations se trouve dans le document lui-même. Tout bibliothécaire cataloguant un imprimé à partir de sa page de titre sait cela. Mais cela pose un problème pratique : ouvrir un cédérom, c'est plus long qu'ouvrir un livre. Et certaines mentions comme celles relatives à la responsabilité figurent parfois sur des écrans furtifs ou déroulants." (9)
D'autre part, les règles de la description allégée n'existent pas pour des ER, or pour les livres nous disposons des recommandations spécifiques approuvées par l'AFNOR. (10).
Dans les notices des cédéroms catalogués à la Villette sous UNIMARC et GEAC GLIS, l'on trouve des éléments essentiels : le titre propre avec ses compléments et variantes, les auteurs, les producteurs et distributeurs, les notes obligatoires notamment celle sur la configuration requise, et d'autres comme le résumé ou l'information sur le public destinataire.
Pour le choix du titre propre nous avons toujours respecté en théorie la règle prescrite par l'ISBD : les sources internes, l'écran, comme c'était auparavent le cas pour les didacticiels. Cependant, pour des raisons d'urgence en octobre 1996 de notre collection des cédéroms en prêt nous avons dû recourir plutôt aux sources externes comme l'étiquette, le boîtier ou le materiel d'accompagnement. De ce fait la note sur la source du titre était obligatoirement remplie, son absence signifiant que le titre était cité d'après une source interne. Les notices de la BNF respectent la règle de cette note obligatoire sans exception. A noter cependant que les formulations sont différentes selon les catalogueurs : "titre provenant de l'écran-titre", "titre affiché à l'écran", "titre venant de l'écran-titre", "titre provenant de l'écran d'ouverture, titre""titre tiré de l'écran d'ouverture", etc.
Quant à la transcription des titres parallèles ou compléments de titre, on peut constater que les notices BNF sont plus détaillées que celles de la Villette. Nous n'avons pas toujours noté les titres parallèles dans des langues étrangères nos abonnés étant essentiellement des Français. (exemples : "David le dauphin" dans la collection "The crazy wild animals", "Le défi de l'univers")
En revanche, l'information sur les langues du document était donnée avec plus de soins : les codes langues saisies en zone 101 de l'UNIMARC permettent l'interrogation par langue dans l'OPAC.
Nombre d'auteurs
Il n'est pas limité par l'ISBD(ER) ni par le projet de la NF. Cependant nous avons choisi de ne citer qu'un certain nombre d'auteurs dont le rôle nous paraissaient le plus important : concepteur -réalisateur, auteur du logiciel, infographiste, des conseillers scientifiques, etc., mais les critères de sélection n'étaient pas évidents. (11) De ce fait on peut donc constater que les notices de la BNF sont plus complètes. Exemples : "Einstein et son temps", "Le défi de l'univers". Afin ne pas alourdir les notices , dans leur transcription nous avons rénoncé aux crochets carrés , prescrits dans l'ISBD(ER) - 1.5.4.10 pour les mentions de responsabilité prises en dehors de sources principales.
Si nous avons prévu de renseigner soigneusement la zone d'édition ou version en appliquant la prescription de la norme (zone 2 de l'ISBD), nous n'avons pas rempli de zone 3 (zone du type et de la taille du document électronique) malgré des préconisations données déjà par l'ISBD(CF). A l'époque du catalogage des didacticiels cela nous semblait faire double emploi avec la mention "LOGIC" suffisante pour nos usagers. Cette donnée est precisée par la BNF en zone 230 et 336 (bloc de notes) de l'UNIMARC, nous pourrions donc bénéficier de la présence de ces informations après la récupération des notices de la BNF.
S'agissant de la zone d'adresse bibliographique, nous avons choisi de privilégier le distributeur et en particulier le distributeur français : notre catalogue est avant tout destiné au public français. Là, nous rencontrons des différences dans le traitement de la BNF qui met en avant l'éditeur. Ces données risquent donc d'être différentes dans les notices récupérées et dans celles faites localement, à moins de changer la méthode. Mais cela ne perturbera-t-il pas nos usagers ? Dans les notices BNF la date est dans la plupart de cas précédée par la mention "cop." que nous avons généralement omise.
La zone 5 de la description physique est pour nous particulièrement importante à l'égard du fonctionnement du prêt, surtout les détails de matériel d'accompagnement. Une mention "une pochette d'accessoires" suffisante pour la BNF, sera détaillée de façon suivante : "1 paire de lunettes, 1 loupe, 1 toupie, 1 thermomètre, 1 boussole, etc" .
La zone 6 ne pose aucun problème : les recommandations pour cet élément ne sont guère différentes d'autres normes. C'est le diagnostic qui n'est pas évident - s'agit-il d'une véritable collection, d'un avant-titre ou bien d'un intitulé de regroupement choisi par l'éditeur ? Dans l'exemple du "Louvre" peintures et palais " ce que nous avons noté comme collection, la BNF l'a considéré comme note ("j'imagine le monde" qui est une marque déposée par Montparnasse Multimédia et qui pourrait devenir le titre d'une collection".
Pour la numérotation normalisée, les numéros ISBN ou IBSN sont notés en zones UNIMARC appropriées. Il nous a fallu les ajouter dans la grille UNIMARC d'origine car dans celle des didacticiels ces éléments étaient absents. Lors du regroupement d ER en 1996, dans les tables de saisie des données sous UNIMARC ces zones ont été rajoutées ce qui permet de traiter les cédéroms monographiques ou périodiques.
Outre le résumé (330 dans l'UNIMARC) dont on a déjà parlé dans le paragraphe 3.1 ou le type du public visé (333), pour des raisons pratiques nous renseignons parfois le lecteur sur l'assistance technique concernant le cédérom décrit. Cette donnée figure dans ce cas dans une note générale.
Puisque l'atelier concerne la partie descriptive des notices pour des ER , nous arrêtons à cette étape les observations sur les données pour les cédéroms. Cependant nous pourrions donner des exemples de traitement des variantes de titres et parler des accès auteur ou des notices collections. Le temps ne nous permet pas non plus d'aborder des questions de l'OPAC, ou du traitement des cas particuliers, par exemple les "volumes". Quant à l'accès collection et les liens avec les notices collections, nous n'avons pas résolu de problème essentiel : décrire ces collections comme des ER ou les publications en série? Là encore nous rencontrons le conflit support - genre du document.
A propos de ce problème : "Les choix doivent être faits en fonction du fonds et du public visé. Une médiathèque musicale choisira de privilegier l'aspect phonographique et musical de la ressource. Les autres bibliothèques indiqueront plutôt "Ressources électroniques" dans l'indication générale du type de document d'un multimédia, même s'il est consacré à l'oeuvre d'un musicien et contient de la musique enregistrée ou une representation musicale"(12).
Terminons par quelques recommandations :
Au niveau national : partageons nos pratiques de catalogage, renforçons et participons aux formations professionnelles, initiales et continues, faisons connaître les sources des notices, des règles normatives, incitons les professionnels à les suivre.
A notre niveau local, à la Médiathèque de la Villette, nous serons amenés à reparamétrer l'OPAC et à réflechir dans le contexte de futurs développements de notre système. Le travail du nouveau groupe IFLA sur les OPAC nous sera d'une aide précieuse.