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Si miramos el catalogo de Normas Internacionales publicado por la ISO (o lo que es más conveniente hoy en día, su servidor WWW) encontraremos 202 normas para papel. Tres de estas normas están indizadas bajo el término "permanencia" y las tres han sido elaboradas por el "comité bibliotecario" de ISO, el Comité Técnico 46, Información y documentación; más específicamente, ha sido el Subcomité SC10, Mantenimiento físico de documentos, del que soy secretario, quién ha desarrollado este trabajo.
Existen diferentes tipos de normas: internacionales, regionales (p.e., europeas), nacionales, industriales, de facto, etc. No explicaré aquí las diferencias entre ellas, ni hablaré sobre los motivos que justifican el establecimiento de normas; mi preocupación está directamente relacionada con la elaboración de normas (normas ISO) para papel permanente. Con frecuencia las normas ISO toman como punto de partida una norma nacional preexistente, de esta manera se espera encontrar un trabajo fiable de base, realizado por expertos, que proporcione un punto de partida válido y seguro. Sin embargo, una vez que una norma ISO se establece en la escena internacional, se convierte a su vez en la base para las normas nacionales allí donde sean necesarias. Hablaré sobre cómo y porqué se han elaborado las normas sobre papel permanente, y sobre su aceptación. Y para hacerles más familiar el procedimiento, terminaré con una descripción de los diferentes pasos hasta el establecimiento de una norma internacional.
Gradualmente el número de miembros del SC10 fue incrementándose, existe una organización para la normalización en cada país miembro de ISO, y normalmente se crea un comité nacional que cubre el trabajo del comité internacional. Los 17 países miembros activos (miembros P) son los siguientes: Alemania, Australia, Dinamarca, Canadá, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Inglaterra, Irán, Italia, Japón, Holanda, Noruega, República Checa, Rusia, Sudáfrica y Suecia. Los países miembro observadores (miembros O) fueron 13: Argentina, Austria, Bélgica, Bulgaria, China, Colombia, Eslovaquia, Islandia, República de Corea, Mongolia, Polonia, Rumania y Tailandia.
Las relaciones externas del comité incluyen al CIA (Consejo Internacional de Archivos), a la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecas e Instituciones), al Comité Internacional de Documentación del Consejo Internacional de Museos y al IPC (Instituto de Conservación del Papel). Al final de este texto volveré al tema de cómo una organización como IFLA puede participar en el trabajo de este comité y haré una revisión de lo práctico que puede resultar el trabajo de ISO.
El TC46/SC10 ha publicado hasta ahora tres normas internacionales, de las cuales la primera fue, por supuesto, la
ISO 9706:1994 Información y documentación - Papel para documentos - Requisitos de permanencia.
ISO 11108:1996 Información y documentación - Papel para archivo permanente - Requisitos de permanencia y durabilidad. Publicada en abril de este año.
ISO 11800:1998 Información y documentación - Requisitos para materiales de encuadernación y para los métodos usados en la manufactura de libros.
El trabajo actual del comité está centrado en los siguientes proyectos (el significado de las abreviaturas se explicará más adelante, en la exposición de los estadios de desarrollo de las normas):
ISO/FDIS 11798 - Permanencia y durabilidad de los escritos, impresos y copias en papel - Requisitos y métodos de comprobación.
ISO/DIS 11799 - Requisitos para el almacenamiento de documentos
ISO/DIS 14416 - Requisitos para la encuadernación de libros, periódicos, revistas y otros documentos en papel para uso en archivos y bibliotecas - Métodos y materiales
ISO/CD 15659 - Cartones para archivo permanente - Test de migración
ISO/WD 16245 - Cajas y cubiertas de archivo para documentos en papel
Tratemos la primera cuestión brevemente. Cuando un técnico del papel pregunta hoy cual es la base científica para el requisito de un mínimo de un 2 % de reserva alcalina en el papel y no más alto ni más bajo, la respuesta tiene que buscarse en los estudios que Barrow realizó en los años 50. Este requisito ha permanecido inalterable a través de los años y aún es uno de los fundamentales para el papel permanente. A veces podemos ver papel que se vende como libre de ácido, lo que quiere decir que algunos papeleros y editores consideran esto como marca de calidad. Sin embargo, la ausencia de ácido en el papel no constituye garantía alguna de permanencia, a menos que esté elaborado con un depósito de alguna sustancia alcalina (normalmente carbonato cálcico) para contrarrestar la influencia de los ácidos presentes en el ambiente o de los producidos en el proceso de degradación del papel.
Basándose en siglos de experiencia de bibliotecarios y archivistas, la lignina ha sido excluida del papel permanente. La norma de 1984 establece sencillamente que el papel no contendrá restos de madera o pulpa sin blanquear. Para asegurarse de esto el contenido de fibra debe ser medido en un microscopio según una vieja norma Tappi. Sin embargo, este es un requisito difícil de manejar para los papeleros. ¿Se pueden aceptar algunos restos, inevitables en el proceso de producción? ¿Cómo va a resolverse la discusión si los requisitos no pueden cuantificarse? Aquí hay que recordar que la idea principal para la normalización del papel permanente no es la descripción del mejor papel posible, sino un papel permanente que pueda ser barato y por tanto manufacturable en cualquier parte. En consecuencia, los papeleros tienen que estar seguros de que su papel cumple o no la norma. Esta dificultad se solucionó en el trabajo de ISO, se introdujo el concepto de medida de la materia oxidable (técnicamente conocido como número Kappa). Cualquier materia oxidable presente, lignina o cualquier otra, contribuirá a elevar el número Kappa. Cuando alguien pregunta porqué se eligió el valor 5 para el número Kappa, mi respuesta es que lo que corresponde al valor del 2 % según el método Tappi T401-os-74 para el análisis de fibra en papel y cartón es inseguro. Es, por lo tanto, una manera de cuantificar la inexistencia de restos de madera o pulpa sin blanquear y de permitir la presencia de restos.
La importancia de todo ello puede verse en el hecho de que cualquier usuario puede estar seguro de que no tienen importancia si el papel ha sido fabricado según la norma ANSI o la ISO para papel permanente y que el, ahora ya muy conocido, símbolo tiene el mismo significado en ambos contextos.
Esta situación continuará felizmente en los años venideros, ambas normas serán revisadas cuando llegue el momento, cosa que aún no va a ocurrir. La norma ANSI/NISO 1992 está confirmada desde 1997 para un periodo de 5 años. En mayo de este año el comité ISO/TC46/SC10 adoptó la siguiente resolución (respondiendo a una propuesta de algunos papeleros de revisión para aceptar un contenido más alto de lignina):
El comité SC10 aprecia la información sobre las investigaciones en curso presentadas por el Sr. Bruce Arnold (realizadas por ASTM/ISR sobre envejecimiento natural y acelerado del papel) y por el Sr. Norayr Gurnagui (realizadas en Canadá sobre los efectos de la lignina en el envejecimiento del papel), y opina que una revisión de la norma ISO 9706 no es posible en el estadio actual de esas investigaciones, ya que los informes finales no están aún disponibles. El SC10 confirma que el paralelismo que existe entre la norma ANSI/NISO Z39.48 de 1992 (reconfirmada en 1997) y la norma ISO 9706 de 1994 debe mantenerse ahora y en el futuro.
Permanencia: La facultad de permanecer química y físicamente estable durante largos periodos de tiempo.
Durabilidad: La resistencia a los efectos del desgaste y del rasgado provocados por el uso.
Papel permanente: El papel que almacenado durante largos periodos en bibliotecas, archivos y otros ambientes protegidos no sufre, o sufre cambios mínimos en las propiedades que afecten a su uso.
Papel para archivo permanente: El papel que tiene un alto grado de permanencia y durabilidad.
Según el alcance de la norma, el papel para archivo permanente es necesario en primer lugar para aquellos documentos y publicaciones que se pretenda mantener permanentemente por su valor histórico y legal o por cualquier otro valor significativo. El papel para archivo permanente no es para uso normal, sino para fines específicos. El término papel para archivo permanente no implica que cualquier papel custodiado en un archivo lo sea. Ejemplos del uso de un documento son, aunque no se limitan solo a ellos, la posibilidad de manejarlos, leerlos, examinarlos o copiarlos para su difusión o para transferirlos a otro soporte.
De las definiciones que se han dado se sigue que el papel para archivo permanente es un papel permanente y durable al mismo tiempo. Cualquier papel fabricado conforme a la norma ISO 11108 cumplirá también los requisitos de la norma ISO 9706. Los requisitos de ésta última son:
La norma ISO 11108 tiene además una serie de requisitos extra para asegurar la durabilidad. La fortaleza del papel debe ser medida tanto por la determinación de la resistencia al doblado, como por la presencia de tipos de fibra aceptados y de la cual se proporciona una lista básica.
Una propuesta NP requiere algún trabajo preliminar más que una propuesta PWI. Pueden hacerla tanto los miembros como las organizaciones de enlace con el comité, como es el caso de IFLA. Una NP necesita de un primer borrador para su discusión, así como un jefe de proyecto. La preparación de la documentación para su votación la realiza la Secretaría y debe realizarse en el plazo de 3 meses. Los miembros P que deseen participar deben proporcionar los nombres de sus expertos. Los miembros enlace que quieran participar en un grupo de trabajo para el desarrollo de borradores sucesivos, que finalizarán en un Borrador del Comité, deben contactar con la Secretaría del SC10. Una NP necesita ser aprobada por mayoría simple de votos de los miembros P y requiera el compromiso de participación activa de al menos cinco de estos miembros.
Normalmente los borradores de trabajo los preparan los grupos de trabajo (WG, Working Groups) constituidos por al menos cinco expertos nominados por los miembros nacionales con participación activa (miembros P). Existen algunas posibilidades más de completar los WG con otros expertos. Los miembros de enlace, como IFLA, pueden también efectuar nominaciones para los grupos de trabajo (WG), lo que será muy bien recibido.
Cuando el WG considera que su trabajo está listo, quizá después de haber considerado varios WD en diferentes reuniones de los WG, remite el WD final al SC10 quien se pronuncia para que el WD se convierta en un Borrador del Comité, un CD. Los CD se envían a los miembros P y a los miembros O (observadores) del SC10 para su escrutinio detallado, correción de errores e introducción de los cambios, lo que se realiza por medio de una rutina de comentarios y votación. Este es el mejor momento para ejercer influencia, las propuestas de cambios en los últimos estados son más difíciles de incorporar. Invitamos a los miembros de enlace para que manden sus comentarios en este momento. El plazo de tiempo para la revisión del primer CD es normalmente de tres meses. Si los cambios propuestos como resultado de una votación de un CD se consideran sustanciales se prepara una segunda votación, cuyo plazo límite de revisión es también de tres meses. Se necesita el consenso de los miembros P para que el proyecto avance hasta el siguiente estado, el Borrador de Norma Internacional (Draft International Standard). En caso de duda sobre el consenso se requiere una mayoría de 2/3.
Los DIS los prepara la Secretaría del SC10 y la Secretaría Central de ISO en Ginebra los envía para su votación a todos los miembros nacionales. El texto del DIS refleja el resultado de la votación obtenida por el CD y expone los comentarios incluidos o excluidos durante el proceso. Se necesita una mayoría de 2/3 de los miembros P del TC46/SC10 para su aprobación y además que los votos negativos no superen el 25 %. No se tienen en cuenta las abstenciones ni los votos negativos que no vayan acompañados de comentarios. Los miembros de enlace no tienen voz en este estado. Si el DIS no es aprobada se prepara una revisión de la misma. Se considera que un DIS aprobado es un borrador final, listo para su publicación (es decir, no se solicitan más comentarios, ni técnicos ni editoriales). En consecuencia, se prepara un Borrador Final de Norma Internacional.
Los FDIS los prepara la Secretaría del SC10 y los emite la Secretaría Central de ISO reflejando los resultados finales de la votación del DIS. La votación tiene un plazo de dos meses. Se trata de responder si o no a la pregunta de si la FDIS debe publicarse como una norma internacional. Las normas para su aceptación son las mismas que para la votación de un DIS. Las observaciones técnicas de los votos negativos, si se presentan, se remiten a la Secretaría del SC10 para su consideración en el momento de la siguiente revisión de la norma internacional, lo que tiene lugar antes de cinco años. Los errores que puedan haberse introducido en la preparación del borrador deben ser apuntados por los miembros votantes. La Secretaría del SC10 los recogerá y remitirá al ISO/CS para su corrección en el momento de revisión de pruebas. En el estado FDIS no es posible realizar ninguna enmienda editorial o técnica, solamente se tendrán en cuenta correcciones menores como las mencionadas. ISO/CS se encarga de corregir los errores apuntados por la Secretaría del SC10 y de publicar la norma internacional en inglés y en francés.