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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 087-100-F
Division Number: I.
Professional Group: Library and Research Services for Parliaments
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 100.
Simultaneous Interpretation:   No

La Bibliothèque du Congrès Chilien: une Expérience de Modernisation

Marialyse Délano S.
Production des ressources d'information
Bibliothèque du Congrès du Chili
Chili


Résumé:

La bibliothèque du Congrès du Chili a récemment mis la dernière touche à un important programme de modernisation au cours duquel on a redéfini les services et les produits, introduit de nouvelles techniques de manière intensive, amélioré les collections, entraîné les employés, modifié la structure et les méthodes administratives ainsi que les locaux. A la clé, on trouve un guichet unique d'information mais il faut compter avec une certaine résistance au changement. Marialyse Délano décrit ici le cheminement vécu, les succès comme les problèmes. L'expérience chilienne intéressera les bibliothèques en train de revoir leurs services et leur planification de manière à s'adapter aux changements technologiques et administratifs comme à ceux des ressources humaines et des requêtes des lecteurs et même à prendre en compte le phénomène de la globalisation et la valeur stratégique de l'information à l'égard de la croissance.


Paper

INTRODUCTION

L'Amérique latine, dans son ensemble, a connu des changements importants au cours de la dernière décennie: développement, drogues, dettes, démocratie et corruption avant tout. La technologie de la communication a modifié complètement la structure et la production des connaissances et leur transfert. Aussi, les perceptions des citoyens ont-elles changé. Les techniques d'information et de communication ont pour effet de réduire et de rendre plus complexes les lieux de travail, de faire naître des tensions entre l'acceptation pragmatique des nouveautés et les façons de faire traditionnelles.

Les programmes d'intégration économique du Nafta, du Mercosur et des traités de l'Apec, incluant les Etats-Unis, le cône Sud de l'Amérique latine et les pays du Pacifique, sont à la source de nouveaux types de relations dans la région. Aussi les bibliothèques et le milieu de l'information doivent-ils faire face à de nouveaux défis, à de nouvelles demandes et à de nouveaux concurrents. Les pays s'engagent à moderniser les appareils étatiques, à les adapter et à les préparer aux nouvelles réalités.

Les parlements, la vie politique et la représentation vivent des situations difficiles. On considère que les parlements coûtent cher et qu'ils ne règlent rien à l'aide de lois. Au mieux, on les juge lents à réagir, reflétant peu l'évolution en cours et le rythme des activités concurrentielles, ayant peu d'emprise sur les grands dossiers, comme les questions environnementales. Toutefois, on considère que, dans les démocraties naissantes, les parlements sont un mal nécessaire, qu'ils sont essentiels au processus démocratique et préférables aux dictatures, sans être intrinsèquement bons. Les gouvernements réagissent face à une telle perception. On observe une tendance généralisée à moderniser les parlements et leurs services d'information, à utiliser la technologie afin de rester en contact avec la vie des circonscriptions électorales, à rendre possible plus de transparence politique et à faciliter une meilleure compréhension des questions politiques.

Au Chili, la bibliothèque du Congrès vient de compléter un important programme de mise à niveau, grâce à l'appui de la Banque mondiale, lequel visait un changement culturel profond dans l'utilisation de l'information et des connaissances dans l'élaboration des lois. Le projet, de nature polyvalente, concernait les employés, l'organigramme, les ressources documentaires, les bases de données, les produits et les services. La Bibliothèque offre actuellement une grande variété de produits et services non seulement intra muros mais également sur l'inforoute grâce à des tables alphabétiques de données consultables électroniquement. On a fait fond sur la généralisation des techniques d'information pour aller au-delà de l'informatisation graduelle des processus documentaires traditionnels.

Les bibliothèques parlementaires bolivienne, péruvienne et argentine mettent en branle, elles aussi, des programmes de modernisation allant d'une informatisation classique de leurs collections aux appareils les plus récents. Les projets sont élaborés dans les bibliothèques, car on reconnaît ces dernières comme principal fournisseur de données et de connaissances à l'intérieur du Congrès, on sait qu''elles possèdent le savoir-faire nécessaire et qu''elles sont apolitiques. La démocratie latino-américaine est encore une réalité fragile et une façon de la fortifier est d'appuyer le pouvoir de décision des parlements nationaux ou régionaux. On reconnaît cette hypothèse et des fonds internationaux sont alloués à de telles entreprises. Cependant, quelques pays, c'est le cas du Paraguay, ne possèdent pas de bibliothèque parlementaire capable de seconder les décideurs politiques.

Les bibliothèques nationales et parlementaires latino-américaines se sont taillé des créneaux dans leur milieu. Elles ont parfois constitué un levier de changement et de croissance. Ce fut le cas au Venezuela et au Chili. Ailleurs, on a maintenu des services minimum pendant des périodes difficiles. D'autres font tout ce qu''elles peuvent pour offrir des services et des prestations de qualité. Certains pays courent le risque de perdre leur propre production artistique et intellectuelle; d'autres doivent intervenir rapidement pour protéger leurs acquis.

Il y a six ans, à Cuba, nous avons présenté un texte au congrès de la Fiab dans lequel nous décrivions le projet de modernisation, ses principales composantes, ses points forts, ses points faibles et les résultats escomptés. Présentement, nous pouvons décrire l'entreprise, les objectifs réalisés, ceux qui furent modifiés en cours de route et les aspects qui ne changèrent pas aussi vite que nous l'aurions voulu.

LE CONCEPT DU PROJET DE MODERNISATION

Le programme de mise à niveau de la bibliothèque du Congrès fut élaboré de manière à intégrer une préoccupation sociale à l'intérieur de l'institution. Cela devait mener à la possibilité d'identifier et de résoudre, dans un monde en mutation, les problèmes internes et externes grâce à l'utilisation des ressources documentaires. Le but visé était la disponibilité, à un guichet unique, d'amples perspectives législatives, correspondant tantôt à des besoins individuels précis ou tantôt à des exigences plus profondes.

La Banque mondiale, le principal subventionnaire, était intéressé à participer au programme et particulièrement au renforcement du pouvoir de décision du Congrès, mis en veilleuse pendant dix-sept ans sous le régime Pinochet Au départ, on voulut généraliser les ressources documentaires et les appareils informatiques de manière à créer un environnement informationnel basé sur la connaissance, sur des sources multiples, structurées ou non, reliées en réseaux formels ou informels. On tint compte de l'intégration des technologies des communications, de l'information, du savoir, des compétences analytiques et administratives.

Les principaux objectifs du programme se résumaient ainsi: aider le Congrès à accomplir sa mission en mettant à sa disposition les données et les connaissances liées au travail législatif (législation, représentation, contrôle financier), au travail d'animation de l'opinion publique, à celui de la rationalisation du fonctionnement des assemblées et de leur administration; améliorer l'image de l'institution dans la population et son rayonnement national et international; fournir un accès aisée à l'information géographiquement dispersée et mises à disposition selon les contextes nationaux et internationaux variés.

LES SERVICES ET LES PRODUITS

La bibliothèque du Congrès chilien dispense actuellement ses services à deux adresses : à Santiago, où les parlementaires siégèrent avant 1973 (85 employés) et à Valparaiso, la ville portuaire qui le loge depuis 1990 (60 employés). Le déménagement a eu un effet important sur les services et sur la structure administrative. Il a conduit également à une utilisation maximale des appareils informatiques non seulement en raison de l'évolution en cours mais aussi en raison de la distance entre les deux villes.

Le changement le plus important concerne les services. De bibliothèque traditionnelle où on attendait les demandes de produits ou de services de la part des lecteurs, nous proposons maintenant nos services aux parlementaires et aux utilisateurs par l'intermédiaire de l'intranet de la maison et de l'internet. On peut décrire la bibliothèque du Congrès comme la fusion de plusieurs entités réunies par une mission unique et des objectifs communs.

L'une est une bibliothèque traditionnelle, aux meubles rembourrés, faisant fond sur les imprimés et offrant les services classiques de référence, de prêt, de recherche bibliographique et d'autres découlant d'un environnement électronique et réseauté. Aussi achetons-nous des livres et les cataloguons-nous (Marc, AACR-2) en respectant les règles en usage, aussi facilitons-nous leur repérage et leur emprunt. Le système intègre le développement de la collection, la gestion des acquisitions et l'ensemble des opérations, les prêts, l'établissement de rapports et de statistiques. Bref, le programme de mise à niveau fait la place belle à la bibliothèque traditionnelle et vise même son progrès et son amélioration.

La deuxième est la bibliothèque électronique : on y offre la consultation à distance des collections et des bases de données textuelles (internes ou externes), des cédéroms et de l'inforoute, donc de ressources d'information très importantes. Selon nous, cette bibliothèque est à la disposition des abonnés, du pays, de la région et même du monde entier, tournée qu''elle est vers l'extérieur par l'intermédiaire de média électronique tels le Web, lequel permet la consultation à distance de nos collections et des autres. La grande différence est l'attitude qui marque les services. Ils ne sont plus de nature locale ou passifs mais plutôt «proactif», taillés pour les utilisateurs et consultables instantanément.

La troisième bibliothèque est celle dite virtuelle. Elle s'enrichira avec le temps, remplacera l'accès physique aux lieux et mettra à disposition générale, par l'intranet, des produits et des services à valeur ajouté. Pour les lecteurs, elle implique un changement majeur : on y offrira des prestations spécialisées et des produits améliorés adaptés au processus législatif. La bibliothèque virtuelle, laquelle prend forme lentement, fournira directement de plus en plus d'informations et de connaissances mais moins par l'intermédiaire des référenciers; en même temps, elle remplacera la bibliothèque de type traditionnel sur laquelle elle repose. La bibliothèque de l'avenir est une attitude, un concept faisant une large place au profit à tirer des occasions nouvelles et une volonté de l'orienter vers l'extérieur.

La Bibliothèque fournit des services et des produits de trois niveaux différents:

Les principaux produits et services offerts par la Bibliothèque grâce à l'environnement électronique et virtuel sont les suivants:

Toutes les bases de données établies intra muros sont actualisées tous les jours. Cela implique des efforts coûteux, des efforts intellectuels et multi-disciplinaires de tous et en particulier du Groupe des études. On envisage présentement l'intégration des recherches. Aussi les bases de données sont-elles construites à partir d'un lexique contrôlé ou homologué de chaque domaine, afin de faciliter le repérage de l'information.

La Bibliothèque fournit également des services de coupures de journaux (archives remontant à 1948), de recherche et de référence à la demande et pris en charge par une équipe multi-disciplinaire, et d'autres également. Par exemple, chaque mois, les parlementaires reçoivent un dossier constitué des articles les concernant individuellement et faisait état de leurs activités, de leurs points de vue et des commentaires dont ils sont l'objet.

LA BIBLIOTHEQUE ET LE PROCESSUS LEGISLATIF

La renaissance du Congrès, après une éclipse de dix-sept ans, suppose que l'on considère les façons de faire des représentants particulièrement en regard de l'information d'origine multiple, de leurs besoins variés et surtout de leurs désirs d'obtenir des produits taillés sur mesure. Les parlementaires n'ont pas le temps de compulser et de dépouiller des monceaux de dossiers ni de consulter des informations secondaires. À titre de législateurs, leurs besoins sont uniques et urgents.

Une des tâches les plus difficiles au cours des ans a été de promouvoir les nouveaux produits et services de la Bibliothèque, des outils importants à qui veut jouer pleinement son rôle de mandataire, de législateur et de contrôleur, et d'en faire augmenter la demande par les parlementaires. L'évolution a été lente en dépit des relations publiques, du démarchage et des efforts d'amélioration des communications entre les parlementaires, leurs collaborateurs et la Bibliothèque.

L'apport de la technologie a été important. Nous avons organisé des séances de perfectionnement d'un type nouveau et qui mettent la Bibliothèque en vedette. Nous avons personnellement montré aux lecteurs comment consulter la base de données à partir de leurs bureaux, nous avons produit des guides, entraîné les secrétaires et fourni, sur demande, des solutions impromptues de dépannage du réseau et des appareils. Nous offrons aussi des sessions de groupe destinées aux parlementaires et à leurs aides, aux comités des partis et aux commissions législatives.

En mars 1998, nous avons mené, pour la première fois, une campagne planifiée de relations publiques destinée aux députés et aux sénateurs. Nous avions prévu des exempliers, une cassette vidéo de la Bibliothèque, des guides, des séances de formation et des rencontres individuelles avec les collaborateurs des parlementaires. Au fur et à mesure que ces derniers se familiarisent avec nos services et que de jeunes candidats sont élus, la demande de services, de produits, et de consultations de l'intranet augmente de manière exponentielle et on commence à utiliser pleinement les ressources de la Bibliothèque.

A l'intérieur du programme de modernisation, nous avons réussi à étendre et à faire reconnaître la zone d'influence et d'utilité de la Bibliothèque aux différentes étapes du processus législatif. L'impact des services améliorés, des demandes de produits et d'assistance, la participation aux ateliers d'orientation des nouveaux élus et de leurs collaborateurs, fut important et souligné.

LES ETAPES DU CHEMIN

La technologie est un instruments qui affecte les façons de faire, qui favorise une augmentation des extrants et qui modifie aussi les perspectives, les requêtes, les attentes et les résultats. Le stade de départ du programme financé par la Banque mondiale et dont la technologie inspirait l'ensemble, incluait les aspects suivants: enrichissement de la collection, consultation, formation et planification stratégiques, structure administrative, nouveau système bibliographique, parlementaire et législatif, micro-ordinateurs pour les employés, pour les lecteurs et pour les référenciers, réseaux et communications, consolidation de la bibliothèque de Valparaiso et, en parallèle, recentrage de celle de Santiago, entraînement à l'utilisation des ordinateurs, au traitement, à la préparation de produits et de services d'information analytique, à la gestion, à la planification stratégique, aux relations humaines, etc.

La réalisation du programme fut confiée à des entreprises spécialisées en informatique; les activités de formation, au milieu universitaire. On chercha les solutions clé en main, la formation sur le tas, afin de ne pas trop obérer les crédits et de pouvoir maintenir l'effectif à un niveau raisonnable.

Durant le déroulement du programme, l'accessibilité universelle à l'inforoute et la possibilité de se brancher à un intranet causèrent des contre-coups. Nous nous trouvâmes au centre d'un environnement technologique instable, où apparaissaient de nouvelles solutions encore indépendantes les unes des autres, de nouveaux types de relations avec les parlementaires à la suite des implantations techniques et des réorientations vers l'extérieur. La Bibliothèque joignit l'internet et l'intranet afin d'enrichir ses sources d'information et de devenir membre du marché mondial de l'information. En ce qui a trait au service à la communauté, toutes les écoles auront, en 1998 et à la suite d'un important programme de mise à niveau, l'équipement idoine qui leur rendra possible l'utilisation de l'inforoute, le travail en réseau et l'accessibilité aux documents de la Bibliothèque préparés à l'intention des citoyens.

QUELQUES CONSEILS

Les principales difficultés rencontrées jusqu'ici, dans la réalisation du programme, concernent les employés, les aléas des techniques et les questions liées à l'administration. Des employés ont résisté aux changements en dépit des efforts déployés pour leur faciliter la chose. Peut-être les nouveautés furent-elles trop nombreuses si l'on prend en compte les techniques, la structure administrative et le déménagement dans les locaux de Valparaiso. Le projet faisait une large place à la participation de chacun mais les discussions s'éternisèrent, les problèmes furent monnaie courante comme les culs-de-sac. Bref, on progressait à pas de tortue tout au plus. Dès lors, nous mîmes fin au débat afin d'aller plus vite et on nous reprocha de ne pas favoriser la participation. Sous la pression des dates butoirs des entreprises extérieures, nous éprouvâmes de la difficulté à établir un terrain d'entente.

Si certains employés acceptaient mal les changements et les nouvelles techniques, d'autres s'en firent les hérauts. Certains refusèrent, de manière compréhensible, le transfert des bureaux de la direction à Valparaiso; d'autres profitèrent de l'occasion pour changer de ville. Le nouvel organigramme administratif, bien que plus fonctionnel, la centralisation du traitement et la déconcentration des services causèrent une certaine incertitude. En contrepartie, cependant, les usagers apprécièrent illico les avantages des changements et du guichet unique mis à leur disposition.

Les pannes firent également problème mais pas le nouveau système, tout à fait adapté et fiable. Nous avons fait affaires avec des fournisseurs reconnus d'équipement, de service de communication, de réseaux et de logiciels et nous avons eu l'impression que la concurrence et l'évolution technique est telle que les systèmes lancés sur le marché en sont encore à leurs balbutiements, loins des tests et des essais définitifs. A l'heure où l'essentiel de nos services et activités repose sur la technologie, comme c'est le cas des banques et des opérations financières, les appareils doivent être éprouvés. Malheureusement, nous n'avons pas les moyens de faire nous-mêmes les ajustements et les tests comme le font les institutions financières. Les aléas techniques sont le lot de toutes les bibliothèques et la majorité des collègues partage le même avis même si on ne le proclame pas souvent ouvertement. La gestion des systèmes informatiques et des réseaux sont devenus des exercices périlleux : de nombreux éléments entre en jeu qui conduisent à des coûts de fonctionnement dépassant toujours les devis et les prévisions de départ.

Les questions de gestion, l'administration des ressources et du personnel, la dispersion géographique des locaux, ont également été source de problèmes selon les dirigeants. Malgré un entraînement coûteux et généralisé, les cadres intermédiaires de la Bibliothèque, une majorité en tout cas, ne sont pas devenus assez prévoyants, efficients et efficaces pour animer un long effort de modernisation. Les changements menant à la modernisation et leur peur s'affrontent souvent et il est parfois difficile de modifier les états d'esprit.

L'AVENIR

Notre projet de carénage de la Bibliothèque comporta plusieurs éléments de nature expérimentale, lesquels impliquaient un certain nombre d'essais et d'erreurs. Nous n'avions pas réponse à tout ni des perspectives toujours définies. De la sorte, nous conservions une part de flexibilité à l'égard de l'évolution continue. Des extrants et des services seront maintenus alors que d'autres seront remplacés par de meilleurs ou de mieux adaptés. Nous avons constaté que la durée de certains produits est éphémère, que les techniques évoluent plus vite que tout, que l'environnement de l'information ne se stabilisera pas dans l'avenir et que les changements sont les seuls éléments sur lesquels on peut s'appuyer.

La Bibliothèque est toujours attentive aux prochaines étapes à réaliser, on observe les techniques en émergence, on est à l'écoute des abonnés et de leurs demandes et on surveille les orientations des concurrents. Parmi les projets bien définis que nous mettons en branle, il y a un système d'actualité informatisé, actuellement au stade d'une étude de faisabilité et d'un essais; l'intégration des recherches dans plusieurs banques de données; production d'informations spécialisées pour les commissions législatives (ainsi, la Commission de l'environnement pourrait consulter à distance les lois idoines, les articles des journaux, la liste des membres des commissions, le droit étranger, une liste des principaux spécialistes nationaux et étrangers; des bibliographies, des articles de revues, la pensée des partis sur le sujet, etc.); information et services publics en relations avec les compétences de la Bibliothèque comme l'éducation civique des enfants (Proyecto enlaces); collaboration avec d'autres bibliothèques parlementaires en matière de consultabilité des bases de données, de programmes d'échange et de perfectionnement.

L'essentiel cependant demeure une attitude d'esprit ouverte à la nouveauté et à l'évolution technique. On compte parmi les autres défis celui de mesurer, avec des collègues du Congrès, l'impact des services documentaires et la réalisation de produits en fonction de besoins précis. Nous avons fait un premier effort pour rendre la Bibliothèque contemporaine du 21e siècle sans renier Alexandrie ou Babylone, toujours utiles en matière de documentation. Dans les bibliothèques, l'évolution est cumulative et elle ajoute des supports, des services et des traditions aux pratiques antérieures. La bibliothèque d'Alexandrie possédait une liste de documents dans chaque pièce et voulait de la sorte signifier qu''on y trouvait toutes les connaissances de l'humanité. Otlet et LaFontaine adoptèrent la liste et la considérèrent comme une façon universelle d'ordonner le savoir et, par le fait même, d'en uniformiser le repérage et l'accès. Nous avons maintenant une bibliothèque sans mur, sans limitation d'accès et de disponibilité au savoir universel, laquelle augmente l'importance des courtiers et entrepreneurs en information dans un monde en perpétuelle expansion.

Eléments bibliographiques

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Texte traduit de l'anglais par Gaston Bernier
Bibliothèque de l'Assemblée nationale du Québec