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Los ficheros de autoridades mejoran la calidad del los servicios en línea : reducen el número de búsquedas insatisfactorias, evitan las respuestas aberrantes y permiten muchas formas de OPAC ; ofrecen al personal un auxiliar apreciable para cumplir sus misiones de mediación con el público ; facilitan y mejoran las tareas de desarrollo y gestión de las coleciones.
El nuevo sistema de información, previsto para la apertura del nuevo edificio en marzo de 1.999, atribuirá a los ficheros de autoridad un papel más amplio. Además de la sencilla consulta de los catálogos, las autoridades tendrán una función de motor de búsqueda en el conjunto de la red. Los lectores de CD-ROM y DVD-ROM, y una selección de sitios INTERNET, previamente elegidos, tendrán vínculos con los ficheros de autoridades (especialments "materia" y "entidades") a través de los números de los registros de autoridad, de la misma manera que las publicaciones de los fondos de la biblioteca.
Significa que el dispositivo estratégico ha tenido como primer objetivo la supresión local de la catalogación mediante la importación completa y coherente de los productos bibliográficos propuestos por la Bibliothèque nationale de France. El objetivo se ha traducido, en un primer momento, por la importación de la totalidad de los ficheros de autoridad de la base BN-OPALE, con un proceso periódico de actualizacón. Se manda periódicamente lotes de pedidos de registros bibliográficos al Departamento informático de la BnF a partir de los datos de gestión entrados por las personas encargadas de las adquisiciones cuando se efectuan los pedidos. Para la mayoría de los documentos la entrada de datos se limita a la signatura escogida (conforme al plan de desarrollo de las colecciones), título, primera mención de autor ( con vínculo al registro de autoridad del autor correspondiente), fecha, colección (eventualmente con el vínculo al registro de la publicación en serie correspondiente), número en la colección, precio e ISBN. Los registros mandados por la BnF substituyen automáticamente los registros de gestión. Los vínculos a los ficheros de autoridad se hacen a través de los números de los registros de autoridad presentes en los registros bibliográficos. De esta manera el control de los puntos de acceso se hace automáticamente con toda fiabilidad. Esta solución permite evitar la búsqueda de autoridades y gestión de índices ; la entrada de datos se reduce a aquellos elementos necesarios a la adquisición de los documentos y producción de las claves de pedidos. Para evitar pérdidas de información o deformación de datos, la exportación, recuperación e integración en la base local se hacen en el formato nativo INTERMARC.
Cuando se abre el nuevo edificio, la biblioteca tendrá un nuevo contexto informático que le permitirá sacar partido de los recursos más avanzados de la informática en línea. En esta nueva configuración, los ficheros de autoridad tendrán un papel preponderante en la coherencia y calidad de la oferta documental de la biblioteca.
El fichero bibliográfico de las publicaciones en serie desempeña el papel de fichero de autoridad para las colecciones y publicaciones periódicas nacionales. Pués, comporta además del título-clave y título-clave abreviado, las variantes de título, la periodicidad, fecha de inicio (eventualmente de fin) de la publicación, las publicaciones en serie relacionadas, por medio de las zonas de vínculo, a los registros de monografías. Todos los vínculos se hacen mediante los número de los registros de autoridad y, cuando es el caso, los registros bibliográficos, lo que permite una gestión hipertextual en el sistema.
Los ficheros son los de la actual base BN-OPALE. Los recursos propuestos por la BNF comportan tambien los ficheros de la base BN-OPALINE que la biblioteca de Fresnes no explota todavía, como las autoridades de marcas (ACL) de las ediciones fonográficas y títulos uniformes musicales (ATUM). Los ficheros de ambas bases van a fusionar en el nuevo sistema informático de la BNF. La biblioteca de Fresnes se prepara a recuperar en su propio futuro sistema el conjunto de los ficheros fusionados y mutualmente enriquecidos.
La posibilidad que ofrecen los vínculos hipertexto de visualizar y leer las informaciones contenidas en el registro de autoridad hacen del catálogo un fichero biográfico (autores) y un directorio (direcciones y número de teléfono de las entidades).
La misma posibilidad de visualizar y leer las informaciones contenidas en los registros asociados hacen del catálogo un instrumento construido y metódico de búsqueda. Pués la búsqueda por palabra del texto supone una erudición que no se puede esperar de cualquier usuario de una biblioteca sin especialiadad. Los ficheros de autoridad permiten determinar el campo de una búsqueda pasando, por ejemplo, de un término general a un término espécifico o, al contrario, ensanchar el punto de vista recurriendo a un término genérico o asociado. Esta manera de buscar responde tanto a las necesidades de los lectores autodidactos que deben construir su propio itinerario de búsqeda como a las de aquelllos que según su formación profundizan o diversifican los conocimientos adquiridos. La visualización de los registros explicativos del fichero de autores y títulos uniformes permite al lector evitar ambiguedades en la identificación de una obra o autor, seguir su búsqueda sin recurrir a una base de datos, un diccionaro histórico o literario.
Las mismas bases también permiten constituir bibliografías (por nacionalidades, países, temas, etc.) por selección automática en el sistema e importación en un fichero WORD para dar una respuesta rápida a necesidades u oportunidades puntuales y, en caso de objetivos más duraderos, de manera más sencilla y fiable. La simplificación de las selecciones y extracciones constituye una optimización inapreciable de los recursos humanos y materiales de la biblioteca.
El nuevo sistema de información, encargado a las empresas francesas OPSYS y MEDIADOC propondrá en una red INTRANET tres innovaciones mayores :
A estas modificaciones estructurales hay que añadir los mejoramientos formales (grafismo, localización de los documentos en libre acceso en el mapa de la biblioteca). Sin embargo, la verdadera originalidad de la opción reside en que el acceso a estos tres tipos de recursos pasa por los ficheros de autoridad procedentes y actualizados por la BnF. La estructura del dispositivo corresponde al esquema siguiente :
Prácticamente el usuario que iniciará una búsqueda a partir de una materia, una entidad, un autor, un título uniforme, etc… podrá conseguir en una misma pantalla una selección compuesta de documentos tangibles (que podrá localizar, oir, ver y consultar en su parte digitalizada), CD-ROM y sitios INTERNET (que podrá consultar directamente haciendo clic en un icono o una dirección. El papel de motor de búsqueda atribuido a las autoridades permite a la biblioteca ofrecer un producto original si se compara con las propuestas comerciales y la navegación directa en INTERNET. La red de la biblioteca presentará así la ventaja de juntar fuentes documentales complementarias, ofreciendo un contenido "dominado" y funcionando con una lógica común de consulta.
La búsqueda a través de los registros de autoridad no será exclusiva. Una opción alternativa, en pleno texto de las partes digitalizadas de los documentos se estudia. Sin embargo para tener en cuenta el "ruido" generado por este tipo de búsqueda la biblioteca sólo lo recomendará a los usuarios que dominaran lo suficiente su tema para seleccionar los cruces susceptibles de conducirles a una respuesta utilizable.
El conjunto del producto documental así constituido será accesible dentro de la biblioteca (con posibilidades de determinar parámetros diversificados según el uso atribuido a las distintas pantallas táctiles o tradicionales) y fuera de ella (extensión "EXTRANET", o sea a ciertos usuarios colectivos de la red interna). La parte propiamente bibliográfica y los vínculos INTERNET deberían de ser accesibles en el sitio WEB.
Se demuestra así que los ficheros de autoridad pueden contribuir a la eficacia y eficiencia de campos importantes de la acción y funcionamiento de las bibliotecas. Adquieren de esta manera una importancia nueva y, a largo plazo, la más duradera entre las funciones de catalogación. Porque es posible pensar que la generalización de los formatos de tipo SGML podrá en el futuro llevar a recuperar más o menos directamente la estructura y amplias partes sino la integralidad del contenido de un documento. Sin embargo, si las tareas tradicionales de descripción bibliográficas perdieran su razón de ser, la gestión coherente de los puntos de acceso perdurarían como necesarias.
La importación y actualización de los ficheros de autoridad responde para la biblioteca pública de Fresnes a objetivos estratégicos. Esta opción aspiraba a mejorar la calidad de los catálogos, reducir el coste y normalizar los puntos de acceso. También quería volver a centrar las aptitudes del personal en una mejor capacitación en los campos documentales de cada persona así como en las tareas de acogida, orientación y asistencia del público. Estos objetivos alcanzados,es ahora posible concebir un nuevo sistema de información especialmente eficaz.
Así esta experiencia demuestra, si todavía es necesario, que las opciones bibliográficas o informáticas no se pueden abordar de manera aislada sino en relación estrecha con los objetivos, la estrategia y el dispositivo de evaluación y control de la biblioteca.