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   64th IFLA General Conference
   August 16 - August 21, 1998

 


Code Number: 085-126-S
Division Number: IV.
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 126.
Simultaneous Interpretation:   No

Acceso en línea para el público y gestión de los recursos documentales, un papel nuevo para los ficheros de autoridades de las agencias bibliográficas nacionales en los catálogos locales : experiencia de la biblioteca pública de Fresnes

Thierry Giappiconi
Biblioteca municipal, Fresnes,
Fresnes, Francia


RESUMEN:

La biblioteca municipal de Fresnes (Francia) ha elegido construir su catálogo bibliográfico a partir de la recuperación completa y actualización periódica de los ficheros de autoridades de la Bibliothèque nationale de France. Esta opción, única hasta ahora, le ha permitido suprimir la catalogación local (especialmente la indización y el mantenimiento de índices), haciendo bajar considerablemente el "coste por título catalogado", según el cálculo propuesto por la norma ISO 11620 Information and documentation, Library performance indicators.

Los ficheros de autoridades mejoran la calidad del los servicios en línea : reducen el número de búsquedas insatisfactorias, evitan las respuestas aberrantes y permiten muchas formas de OPAC ; ofrecen al personal un auxiliar apreciable para cumplir sus misiones de mediación con el público ; facilitan y mejoran las tareas de desarrollo y gestión de las coleciones.

El nuevo sistema de información, previsto para la apertura del nuevo edificio en marzo de 1.999, atribuirá a los ficheros de autoridad un papel más amplio. Además de la sencilla consulta de los catálogos, las autoridades tendrán una función de motor de búsqueda en el conjunto de la red. Los lectores de CD-ROM y DVD-ROM, y una selección de sitios INTERNET, previamente elegidos, tendrán vínculos con los ficheros de autoridades (especialments "materia" y "entidades") a través de los números de los registros de autoridad, de la misma manera que las publicaciones de los fondos de la biblioteca.


Paper

1. Supresión de la catalogación local

La nueva biblioteca municipal de Fresnes (Francia) abrirá sus puertas en primavera del año 1.999. La reestructuración del edificio es ocasión de una reforma profunda del management relativo a todas las funciones de la organización para conseguir la mejor relación coste/eficacia.

Significa que el dispositivo estratégico ha tenido como primer objetivo la supresión local de la catalogación mediante la importación completa y coherente de los productos bibliográficos propuestos por la Bibliothèque nationale de France. El objetivo se ha traducido, en un primer momento, por la importación de la totalidad de los ficheros de autoridad de la base BN-OPALE, con un proceso periódico de actualizacón. Se manda periódicamente lotes de pedidos de registros bibliográficos al Departamento informático de la BnF a partir de los datos de gestión entrados por las personas encargadas de las adquisiciones cuando se efectuan los pedidos. Para la mayoría de los documentos la entrada de datos se limita a la signatura escogida (conforme al plan de desarrollo de las colecciones), título, primera mención de autor ( con vínculo al registro de autoridad del autor correspondiente), fecha, colección (eventualmente con el vínculo al registro de la publicación en serie correspondiente), número en la colección, precio e ISBN. Los registros mandados por la BnF substituyen automáticamente los registros de gestión. Los vínculos a los ficheros de autoridad se hacen a través de los números de los registros de autoridad presentes en los registros bibliográficos. De esta manera el control de los puntos de acceso se hace automáticamente con toda fiabilidad. Esta solución permite evitar la búsqueda de autoridades y gestión de índices ; la entrada de datos se reduce a aquellos elementos necesarios a la adquisición de los documentos y producción de las claves de pedidos. Para evitar pérdidas de información o deformación de datos, la exportación, recuperación e integración en la base local se hacen en el formato nativo INTERMARC.

Cuando se abre el nuevo edificio, la biblioteca tendrá un nuevo contexto informático que le permitirá sacar partido de los recursos más avanzados de la informática en línea. En esta nueva configuración, los ficheros de autoridad tendrán un papel preponderante en la coherencia y calidad de la oferta documental de la biblioteca.

2. Recursos d los ficheros de autoridad de la BNF

Los ficheros de autoridad de la base BN-OPALE de la BNF ofrecen posibilidades particularmente ricas. Para las personas físicas (APP) contienen el encabezamiento, las formas rechazadas, títulos de la persona, fecha de nacimiento (evntualmente de fallecimiento), nacionalidad, lengua de expresión, seudónimos ; para las entidades (ACO), el encabezamiento, las formas rechazadas, una nota de presentación de la entidad (a veces dirección y número de teléfono), fecha de creación, nacionalidad, idioma de las publicaciones, sucesivos cambios de denominación ; para los títulos uniformes (ATU), el encabezamiento, títulos paralelos, las formas rechazadas, nota de presentación de la obra, autor al cual se la atribuye, país de composición, idioma de redacción, formas asociadas (por ejemplo cuando una obra pertenece a un ciclo, una saga literaria) ; para las autoridades "materia" (AMA), en conformidad con la lista de autoridades materia RAMEAU, el encabezamiento y las formas rechazadas (eventualmente la forma inglesa de LCSH con fecha de creación), una nota que indica el campo de aplicación, referencias a los términos genéricos, asociados y específicos.

El fichero bibliográfico de las publicaciones en serie desempeña el papel de fichero de autoridad para las colecciones y publicaciones periódicas nacionales. Pués, comporta además del título-clave y título-clave abreviado, las variantes de título, la periodicidad, fecha de inicio (eventualmente de fin) de la publicación, las publicaciones en serie relacionadas, por medio de las zonas de vínculo, a los registros de monografías. Todos los vínculos se hacen mediante los número de los registros de autoridad y, cuando es el caso, los registros bibliográficos, lo que permite una gestión hipertextual en el sistema.

Los ficheros son los de la actual base BN-OPALE. Los recursos propuestos por la BNF comportan tambien los ficheros de la base BN-OPALINE que la biblioteca de Fresnes no explota todavía, como las autoridades de marcas (ACL) de las ediciones fonográficas y títulos uniformes musicales (ATUM). Los ficheros de ambas bases van a fusionar en el nuevo sistema informático de la BNF. La biblioteca de Fresnes se prepara a recuperar en su propio futuro sistema el conjunto de los ficheros fusionados y mutualmente enriquecidos.

Impacto de los recursos de los ficheros de autoridad sobre la gestión y los servicios.

4. La función de las autoridades en el nuevo sistema de información

El objetivo del nuevo sistema de información de la biblioteca municipal de Fresnes es mantener lo adquirido en las anteriores etapas de informatización y sacar partido de diversas fuentes de información en línea para cumplir mejor sus misiones de formación, información y cultura, como lo recomienda el manifiesto de la UNESCO. Es la perspectiva en la cual se ha concebido el nuevo OPAC, como un producto diversificado por sus soportes de información, coherente por su contenido y de calidad por su seleción.

El nuevo sistema de información, encargado a las empresas francesas OPSYS y MEDIADOC propondrá en una red INTRANET tres innovaciones mayores :

A estas modificaciones estructurales hay que añadir los mejoramientos formales (grafismo, localización de los documentos en libre acceso en el mapa de la biblioteca). Sin embargo, la verdadera originalidad de la opción reside en que el acceso a estos tres tipos de recursos pasa por los ficheros de autoridad procedentes y actualizados por la BnF. La estructura del dispositivo corresponde al esquema siguiente :

Chart

Prácticamente el usuario que iniciará una búsqueda a partir de una materia, una entidad, un autor, un título uniforme, etc… podrá conseguir en una misma pantalla una selección compuesta de documentos tangibles (que podrá localizar, oir, ver y consultar en su parte digitalizada), CD-ROM y sitios INTERNET (que podrá consultar directamente haciendo clic en un icono o una dirección. El papel de motor de búsqueda atribuido a las autoridades permite a la biblioteca ofrecer un producto original si se compara con las propuestas comerciales y la navegación directa en INTERNET. La red de la biblioteca presentará así la ventaja de juntar fuentes documentales complementarias, ofreciendo un contenido "dominado" y funcionando con una lógica común de consulta.

La búsqueda a través de los registros de autoridad no será exclusiva. Una opción alternativa, en pleno texto de las partes digitalizadas de los documentos se estudia. Sin embargo para tener en cuenta el "ruido" generado por este tipo de búsqueda la biblioteca sólo lo recomendará a los usuarios que dominaran lo suficiente su tema para seleccionar los cruces susceptibles de conducirles a una respuesta utilizable.

El conjunto del producto documental así constituido será accesible dentro de la biblioteca (con posibilidades de determinar parámetros diversificados según el uso atribuido a las distintas pantallas táctiles o tradicionales) y fuera de ella (extensión "EXTRANET", o sea a ciertos usuarios colectivos de la red interna). La parte propiamente bibliográfica y los vínculos INTERNET deberían de ser accesibles en el sitio WEB.

5. Evaluación y prospectiva

Esta experiencia ilustra como el papel de los ficheros de autoridad de la BnF puede traspasar la simple utilización con fines internos a la biblioteca. Los datos contenidos y la lógica de los vínculos (referencia y orientación) hacen de ellos un instrumento de vulgarización eficaz, capaz de agrupar y proponer según una misma lógica una información diversificada por sus fuentes, coherente por su contenido y de calidad por la selección.

Se demuestra así que los ficheros de autoridad pueden contribuir a la eficacia y eficiencia de campos importantes de la acción y funcionamiento de las bibliotecas. Adquieren de esta manera una importancia nueva y, a largo plazo, la más duradera entre las funciones de catalogación. Porque es posible pensar que la generalización de los formatos de tipo SGML podrá en el futuro llevar a recuperar más o menos directamente la estructura y amplias partes sino la integralidad del contenido de un documento. Sin embargo, si las tareas tradicionales de descripción bibliográficas perdieran su razón de ser, la gestión coherente de los puntos de acceso perdurarían como necesarias.

La importación y actualización de los ficheros de autoridad responde para la biblioteca pública de Fresnes a objetivos estratégicos. Esta opción aspiraba a mejorar la calidad de los catálogos, reducir el coste y normalizar los puntos de acceso. También quería volver a centrar las aptitudes del personal en una mejor capacitación en los campos documentales de cada persona así como en las tareas de acogida, orientación y asistencia del público. Estos objetivos alcanzados,es ahora posible concebir un nuevo sistema de información especialmente eficaz.

Así esta experiencia demuestra, si todavía es necesario, que las opciones bibliográficas o informáticas no se pueden abordar de manera aislada sino en relación estrecha con los objetivos, la estrategia y el dispositivo de evaluación y control de la biblioteca.

Note

  1. International Organisation for Standardization. Information and documentation : library performances indicators, 1998 (B.3.3).