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64th IFLA General Conference
August 16 - August 21, 1998
Code Number: 085-126-G
Division Number: IV.
Professional Group: Cataloguing
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 126.
Simultaneous Interpretation: No
Öffentlicher Online-Zugriff und Dokumentverwaltung, eine neue Aufgabe für die nationalbibliographischen Normdateien in lokalen Katalogen - Die Erfahrungen der Öffentlichen Bibliothek in Fresnes
Thierry Giappiconi
Bibliothèque municipale de Fresnes, Fresnes,
Frankreich
Zusammenfassung:
Die Stadtbibliothek Fresnes hat sich entschlossen, ihren Katalog auf der Basis der vollständigen und regelmäßig aktualisierten Normdateien der Bibliothèque Nationale de France aufzubauen. Diese Verfahrensweise hat es ihr erlaubt, auf die lokale Erschließung (vor allem die Sacherschließung und die Pflege von Registern) zu verzichten und somit die Kosten für die Erschließung pro Titel (entsprechend ISO 11620) deutlich zu senken.
Die Normdateien verbessern die Online-Dienste wesentlich: Sie schränken die Zahl der unbefriedigenden Recherchen ein, vermeiden irreführende Antworten und bieten zahlreiche Möglichkeiten der OPAC-Anwendung; sie stellen ein großartiges Hilfsinstrument für die Bediensteten in ihrer Vemittlerfunktion dem Benutzer gegenüber dar; sie erleichtern und verbessern die Aufgabe der Verwaltung und der Weiterentwicklung der Bestände.
Das zur Eröffnung im März 1999 vorgesehene Informationssystem ordnet den Normdateien eine bedeutendere Rolle als bisher zu: Über ihre Funktion bei einfachen Kataloganfragen hinaus werden sie im gesamten Netz als Recherchegrundlage dienen. Die Nutzer von CD-ROM und DVD-ROM sowie eine Auswahl von INTERNET-Diensten werden über die Normdateien mittels ID-Nummern mit den gleichen Titeln verbunden wie die Bestände der Bibliothek
Paper
1. Die Einstellung der lokalen Erschließung
Die neue Stadtbibliothek von Fresnes wird im Frühjahr 1999 ihre Pforten öffnen. Der Umbau des Gebäudes bietet Gelegenheit zur gründlichen Reform des Managements, eine Reform, die alle Bereiche der Bibliotheksverwaltung berührt und ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge hat.
Aus diesem Grund hat es die strategische Planung als erstes darauf abgesehen, die lokale Erschließung durch die vollständige und integrierteÜbernahme der nationalbibliographischen Produkte der BNF zu ersetzen. Dieses Ziel wurde in einem ersten Schritt durch die Übernahme sämtlicher Normdateien der BN-OPALE-Datenbank und die Installierung eines kontinuierlichen Aktualisierungsverfahrens umgesetzt. Regelmäßig werden Kontingente von bibliographischen Anfragen an den Informationsservice der BNF gesandt, die auf den Daten beruhen, die von den Erwerbungsmitarbeitern bei der Bestellung der Dokumente erfaßt worden sind. Diese Eingaben beschränken sich gewöhnlich auf den Titel, den ersten Verfasser, eventuell gefolgt von der Nummer des entsprechenden Normdatensatzes, das Erscheinungsjahr, die Schriftenreihe, eventuell gefolgt von der Nummer des entsprechenden Normdatensatzes, der Reihenzählung, den Preis und die ISBN. Die von der BNF auf die Bestellung hin gelieferten Datensätze ersetzen automatisch die Erwerbungsdatensätze. Sie sind über Verknüpfungsnummern mit den Normdateien verknüpft. Die Kontrolle der Zugriffspunkte ist somit automatisch und zuverlässig gesichert.
Diese Lösung erlaubt es, auf die nachträgliche Zuordnung von Normdaten und die Verwaltung von Registereintragungen zu verzichten. Sie reduziert so die Eingabe bibliographischer Daten auf die Elemente, die für die Erwerbung der Dokumente und für die Generierung der Suchschlüssel notwendig sind. Um Informationsverluste oder Verfälschungen der Daten zu vermeiden, werden der Transport, die Wiederauffindung und die Einfügung in die Lokaldaten in ihrem ursprünglichem INTERMARC-Format durchgeführt.
Die Bibliothek wird sich mit der Eröffnung des neuen Gebäudes eines erneuerten Informationssystems bedienen, das es ihr erlaubt, die modernsten Möglichkeiten der Online-Information zu nutzen. In dieser neuen Konfiguration werden die Normdateien eine entscheidende Rolle für die Konsistenz und die Qualität des Informationsangebots der Bibliothek spielen.
2. Die Normdatenressourcen der BNF
Die Normdateien der Datenbank BN-OPALE bieten außerordentlich reiche Informationsressourcen. Für Personen enthalten sie insbesondere die Ansetzung und die Verweisungen, Titel, Lebensdaten, Nationalität, Sprache des Autors und Pseudonymen-Verweisungen. Bei Körperschaften enthalten sie insbesondere die Ansetzung und die Verweisungen, Gründungsdatum, Hinweis zum Typ der Körperschaft (manchmal mit Adresse und Telefonnummer), „Nationalität", Sprache der Veröffentlichungen, Verweisungen auf Nachfolge-Institutionen; für den „titre uniform" (Einheitssachtitel usw.) die Ansetzung und die Verweisungen, Paralleltitel, Hinweise auf den Inhalt, vermutliche Verfasser, Ursprungsland und Sprache des Werkes, Werkzugehörigkeiten (sofern Teil eines größeren Werkes/Zyklus); für die Schlagwörter, die auf der Normdatei RAMEAU basieren, die Ansetzungsform und die Verweisungsformen (eventuell das englische Schlagwort der LCSH mit deren Erfassungsdaten), Verwendungshinweis, hierarchische Verknüpfungen.
Die bibliographische Datei der Schriftenreihen ist Teil der Normdatei der nationalen Reihen und Periodika. Sie umfaßt - über den key title und dessen Abkürzung (abbreviated key title) hinaus - Verweisungen, Inhaltshinweise, Anfangs-/Abschlußdaten der Schriftenreihen, die mittels der Verknüpfungsfelder mit den monographischen Einzelaufnahmen verknüpft sind. Alle Verweisungen sind mit den Normdatennummern (oder, sofern vorhanden, mit anderen bibliographischen Hinweisen) verbunden; dies erlaubt es, sie im System als Hypertext-Verknüpfungen zu verwalten.
Die Dateien gehören zur aktuellen Datenbank BN-OPALE. Die von der BNF angebotenen Informationen umfassen außerdem die Dateien der Datenbank BN-OPALINE, die von der Bibliothek noch nicht übernommen worden sind, besonders der ACL (marques des éditions phonographiques) und der Einheitssachtitel von Musikalien (ATUM). Die Daten beider Dateien sollen im neuen Informationssystem der BNF zusammengespielt werden. Die Bibliothek von Fresnes bereitet sich darauf vor, alle diese Dateien in ihr Informationssystem zu übernehmen.
3. Auswirkung der Normdateien auf Katalogführung und Dienstleistungen
Auswirkung auf die Effizienz von Online-Recherchen der Benutzer
Das Retrieval über die Normdaten vermindert wesentlich die Gefahr erfolgloser Online-Recherchen. Jeder Benutzer kann zunächst bei der Ansetzung oder deren Verweisungen einsteigen, was ihm erlaubt, die Dokumente zu erfassen, die für eine Recherche nach einem Autor, einem anonymen Werktitel oder zu einer Sachfrage relevant sind (diese Recherche wird vor Ort auch durch ein phonetisches Erkennungsmodul erleichtert, das in die Software integriert ist)
Die von den Hypertext-Verknüpfungen angebotenen Möglichkeiten des Anklickens machen aus dem Katalog eine biographische Datei und sogar (sofern es sich um Adressen und Telefonnummern von Körperschaften handelt) ein Nachschlagewerk.
Die gleiche Möglichkeit des Anklickens und des Lesens der Informationen, die in den verknüpften Eintragungen enthalten sind, machen schließlich aus dem Katalog ein durchdachtes und methodisches Arbeitsinstrument. Allerdings setzt die Suche anhand von Einzelwörtern in einem Volltext eine Recherchekenntnisse voraus, die man nicht von allen Nutzern einer nicht-spezialisierten Einrichtung wie einer öffentlichen Bibliothek erwarten kann. Im Unterschied dazu erlauben es die Normdateien, eine Recherche zu präzisieren, in dem man z.B. von einer weiteren zu einer engeren Benennung wechselt oder umgekehrt. Diese Vorgehensweise entspricht sowohl autodidaktischen Nutzern, die sich ihre Recherche-Schritte selbst zusammenstellen müssen, als auch jenen, die die Kenntnisse, die sie in einer fachlichen Ausbildung erworben haben, vertiefen oder erweitern. Das Anklicken der erläuternden Hinweise in der Normdatei für Autoren und Einheitssachtitel erlaubt es dem Nutzer, jeden Zweifel bei der Identifikation eines Werkes oder eines Autors auszuschließen und die Recherche ohne zusätzliche Konsultation eines historischen oder literarischen Nachschlagewerks fortzusetzen.
Auswirkung auf die Qualität des Auskunftsdienstes
Es ist festzustellen, daß unabhängig von der Qualität des Katalogs ein großer Teil der Benutzer nicht weiß, eine Online-Recherche zu starten, oder es nicht will; der Benutzer wendet sich lieber an das Bibliothekspersonal. Diese indirekte Nutzung ist nicht weniger wichtig als die direkte Online-Recherche. Der Wunsch, dem Benutzer Öffnungszeiten zu bieten, die seinen Bedürfnissen entsprechen, setzt - besonders auf dieser Stufe - fachliche Vielseitigkeit des Personals voraus. Diese kann jedoch nur in den ihm vertrauten Bereichen vorhanden sein. Das Personal benötigt folglich ein zuverlässiges Instrumentarium, um auch in den Bereichen zur Vefügung zu stehen, die ihm fachlich nicht so sehr vertraut sind. Die Ansetzungen und Verweisungen der Normdateien stellen deshalb auch für das Bibliothekspersonal das wichtigste Hilfsmittel für einen schwierig auszuübenden Dienst dar.
Auswirkung auf Leistungsfähigkeit und Effizienz der Erwerbungsarbeit
Das Bibliothekspersonal beherrscht die Suche in den Normdateien um so besser, je mehr es diese Suche für die Dokument-Auswahl verwendet. Tatsächlich sind die Normdateien auch im Erwerbungsmodul des Systems zugreifbar. Dadurch werden folglich online und im Rahmen der Erwerbungsvorgänge die Informationen bereitgestellt, die für einen kontinuierlichen Bestandsaufbau notwendig sind. So ist es z.B. möglich,
- sich der Identität eines Autoren zu versichern und anschließend sich über die Art seiner Veröffentlichungen zu informieren, die die Bibliothek bereits besitzt,
- mittels der Sachrecherche abzuschätzen, in welcher Weise ein Gegenstand und seine Randbereiche in der Sammlung repräsentiert sind,
- identische Werke trotz unterschiedlicher Titel bzw. bzw. identische Autoren trotz ihrer Pseudonyme zu identifizieren,
- sicher und schnell eine Normansetzung einer Funktionsangabe oder einen anonymen Titel einer Eintragung, die nicht auf den Daten der BNF basiert, zuzuordnen,
- oder auch schnell Autoren oder Werke entsprechend ihrer Sprache bzw. Staatsangehörigkeit so zusammenzustellen, daß z.B. die Relevanz eines Bestandes in Bezug auf eine Nationalliteratur überprüft werden kann.
Dieselben Dateien erlauben es auch, Bibliographien entsprechend nationalen, regionalen oder sachlichen Gesichtspunkten mittels automatischer Sortierung und Umsetzung in eine WORD-Datei zu erstellen, wodurch man schnell und vor allem einfach und zuverlässig auf spezielle Bedürfnisse oder Notwendigkeiten reagieren kann. Diese Vereinfachung der Selektion und Sortierung optimiert den Einsatz menschlicher Arbeitskraft und materieller Ressourcen.
Auswirkungen auf die Kosten für Katalogführung
Die Übernahme der Dateien erweist sich nicht nur qualitativ, sondern auch kostenmäßig als vorteilhaft. In Bezug auf die Katalogisierungskosten kann man entsprechend der ISO-Norm 11620 (Information et documentation: mesure des performances des bibliothèques) die Kosten pro katalogisiertem Titel auf 15.03 FF beziffern. Dieses Ergebnis steht in keinerlei Verhältnis mehr zu den Kosten der Eigenkatalogisierung, deren Kosten zuvor auf 78.- FF ermittelt wurden, und dies bei geringerer Qualität als derjenigen Katalogisierung, die von nationalbibliographischen Dienstleistungszentren angeboten wird. Diese niedrigen Katalogisierungskosten erklären sich wesentlich aus dem Fortfall der Unterhaltung von lokalen Registern (aufgrund der vollständigen Integration von Normdateien) und aus der umfassenden, nicht selektiven Bereitstellung von bibliographischen Datensätzen. Die Lieferung der Datensätze nach ISBN und die in ihnen enthaltenen Verknüpfungsfelder, in denen auf Normdaten verwiesen wird, die gleichzeitig und auf neuestem Stand geliefert werden, kommt ganz besonders öffentlichen Bibliotheken entgegen: Denn sie erwerben hauptsächlich Dokumente, die von der BNF erschlossen werden (die BNF sammelt Veröffentlichungen auf der Basis von Pflichtexemplaren und erwirbt ausländische Veröffentlichungen durch Kauf oder Tausch). Das Datenangebot der BNF ist im Vergleich zu Angeboten anderer Anbieter konkurrenzlos günstig, da deren Produkte bei der Übernahme ins Lokalsystem einer Eingangskontrolle und Zuordnung zu Normdaten bedürfen. Dieser Vorteil der BNF-Daten erlaubt es ihr, die Rolle als Lieferant und Koordinator nationaler bibliographischer Daten in vollkommener Weise zu spielen. Man kann das nur sehr begrüßen. In der Tat, wenn die Bibliotheken die Kontrolle über die Zugriffe zu ihren Katalogdaten den Normdateien der Nationalbibliographie anvertrauten, dann würde auch die lokale Ebene von der nationalen und internationalen Zusammenarbeit profitieren. Gesamtkataloge würden dann kohärenter und ihre Nutzung für Recherche und verteilte Erwerbung würde erleichtert und gefördert.
4. Die Funktion der Normdaten im neuen Informationssystem
Ziel des neuen Informationssystems der Stadtbibliothek Fresnes ist es, die Errungenschaften des Vorgängersystems fortzuführen und aus den unterschiedlichen Online-Informationsquellen Vorteile zu ziehen, um ihren Aufgaben der Bildung, der Information und der Kultur besser nachzukommen, so wie es das UNESCO-Manifest empfiehlt. Entsprechend ist der neue OPAC als ein aufgrund der enthaltenen Informationselemente vielgliedriges, aufgrund seines Inhalts kohärentes und aufgrund seiner Qualität hochwertiges Produkt konzipiert.
Das neue Informationssystem der französischen Firmen OPSYS und MEDIADOC bietet in einem INTRANET drei wesentliche Neuerungen:
- die Ergänzung der bibliographischen Daten um Begleitmaterialien wie „Bilder" (besonders für die Online-Nutzung von Photographien zur Stadtgeschichte), „Ton" (für die Online-Nutzung einer CD) und „Text" (für die Online-Nutzung der Zusammenfassungen von Texten unterschiedlichster Art);
- permanenter Zugriff auf 20 CD-ROM- und 10 DVD-ROM-Installationen;
- Zugriff auf eine Auswahl von INTERNET-Quellen.
Zu diesen strukturellen Veränderungen kommen noch formale Verbesserungen (Graphiken, graphische Darstellung der Aufstellungsorte im Freihandbereich). Der wirklich große Vorteil des Systems besteht jedoch darin, daß der Zugriff auf drei Arten von Ressourcen auf den von der BNF gelieferten Normdaten beruht.
Der Nutzer kann, von der Recherche nach einem Sachbegriff, einer Körperschaft oder einem Einheitssachtitel ausgehend, in ein und derselben Anzeige eine Auswahl von frei aufgestellten Dokumenten (er kann ihren Aufstellungsort lokalisieren, sie hören, lesen und ihre digitalisierten Teile konsultieren), von CD-ROMs und (durch Anklicken von Symbolen oder Adressen) INTERNET-Quellen erhalten. Die Recherchemöglichkeiten mit Hilfe der Normdaten erlauben es der Bibliothek, auf diese Weise im Vergleich zu kommerziellen Angeboten und zur direkten Navigation im INTERNET Originalprodukte anzubieten. Das Bibliotheksnetz bietet somit den Vorteil, einander ergänzende Dokumentquellen zusammenzuführen, die über ein allgemeines Retrievalprogarmm gesteuert und erschlossen werden.
Die Recherche kann jedoch nicht nur allein über die Normdaten durchgeführt werden. Eine alternative Suchmethode, die Suche über den Volltext der digitalisierten Teile des Dokuments, wird derzeit untersucht. Indessen, im Hinblick auf das Aufsehen, das diese Recherchemöglichkeit erregt, empfiehlt die Bibliothek ihre Anwendung nur diesen Benutzern, die ihr Thema so weit beherrschen, daß sie die für das Erreichen vernünftiger Rechercheergebnisse geeigneten Verknüpfungen von Suchbegriffen auswählen können. Die Gesamtheit der derart zusammengestellten Dokumente ist innerhalb (mit unterschiedlichen Parametrierungen entsprechend dem Gebrauch von traditionellen oder taktilen Bildschirmen) und außerhalb der Bibliothek (EXTRANET für gewisse institutionelle Nutzer) zugänglich. Der rein bibliographische Teil und der INTERNET-Zugriff sollen über das WEB zur Verfügung stehen.
5. Ergebnis und Perspektiven
Diese Erfahrungen illustrieren, welche Rolle die BNF-Normdateien trotz ihrer einfachen Anwendung für interne Zielsetzungen der Bibliothek spielen. Der Gehalt ihrer Informationen und die Logik ihrer Verknüpfung mit Verweisungen und Hinweisen machen aus ihnen vielmehr ein leistungsfähiges, populäres Hilfsmittel, das in der Lage ist, nach einer einheitlichen Recherchestrategie ein Ergebnis zu präsentieren, das quellenmäßig vielseitig, inhaltlich kohärent und hinsichtlich der Auswahl qualitätvoll ist.
Es bewahrheitet sich so, daß Normdateien zur Leistung und Effizienz von Teilbereichen der Bibliotheken beitragen können. Sie erhalten dadurch sogar eine neue Bedeutung, insbesondere im Bereich der Katalogisierung. Es ist allerdings erlaubt anzunehmen, daß die Verbreitung des SGML-Formats in Zukunft dazu führen könnte, auf mehr oder weniger direktem Wege die Struktur und große Teile (wenn nicht alle) des Dokumenteninhalts zu erfassen. Wenn dadurch vielleicht die Aufgabe der traditionellen bibliographischen Beschreibung ihre Bedeutung verliert, wird doch der kohärente Nachweis des Neuzugangs nicht weniger notwendig bleiben.
Die Einführung der Normdateien ist für die Stadtbibliothek Fresnes eine Konsequenz der strategischen Zielsetzung gewesen. Dadurch sollen zunächst die Qualität der Kataloge verbessert, die Kosten gesenkt und die Zugriffspunkte des Katalogs standardisiert werden. Dadurch soll auch eine höhere Kompetenz der Mitarbeiter in den Bereichen Auskunft, Beratung und Dokumentation für die Benutzer erreicht werden. Wenn diese Ziele erreicht sind, wird ein besonders leistungsfähiges Informationssystem zur Verfügung stehen.
Die Erfahrung zeigt, daß Entscheidungen in bibliographischer wie informationeller Hinsicht nicht isoliert angegangen werden dürfen, sondern in enger Verbindung mit den Zielen, der Strategie, der betrieblichen Validation und der organisatorischen Kontrolle getroffen werden müssen.