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64th IFLA General Conference
August 16 - August 21, 1998
Code Number: 026-81-F
Division Number: II.
Professional Group: Geography and Map Libraries
Joint Meeting with: -
Meeting Number: 81.
Simultaneous Interpretation: No
Le nouveau centre de documentation de l'IGN
Pierre Planques,
Service de la Documentation Géographique - IGN
Saint-Mande
France
Résumé
La direction générale de l'Institut Géographique National a pris la décision, début 1996, de déménager la bibliothèque de l'IGN de Saint-Mandé à Marne la Vallée, sur le site de la nouvelle école nationale des sciences géographiques. Il a été décidé de profiter de ce changement pour moderniser cette unité. Cet article présente le contexte de cette décision, les objectifs et les moyens de ce nouveau "Centre de documentation".
Texte
Historique, contexte
L'Institut Géographique National est le principal organisme cartographique français. C'est un établissement public dont la principale vocation est l'élaboration et l'entretien de l'équipement géographique du territoire: cartes, photographies aériennes, points géodésiques, repères de nivellement,...Parmi ses missions, fixées par le décret no 81-505 du 12-5-81, figure celle de diriger les activités de l'école nationale des sciences géographiques (ENSG).
L'ENSG, implantée à Saint-Mandé (Val de Marne) depuis les années cinquante, a déménagé à Marne la Vallée à la fin de 1996 (le projet était dans l'air depuis ... une quinzaine d'années). A cette occasion elle a été regroupée avec l'école nationale des ponts et chaussées (ENPC), dans un bâtiment magnifique et ultramoderne.
Les occupants de l'ENSG ont des activités d'études, ce qui est la moindre des choses, et de recherche. Il était donc indispensable de prévoir de doter le site de Marne la Vallée d'un centre de documentation à usage des enseignants et des étudiants. Ce problème ne se posait pas lorsque l'ENSG était implantée à Saint-Mandé, car la plupart des services de l'IGN, ainsi que la bibliothèque se trouvaient sur le même site: celle-ci profitait à l'ensemble du personnel de l'établissement ainsi qu'aux élèves et professeurs de l'ENSG.
Dans un premier temps, il avait été envisagé que l'ENSG de Marne la Vallée soit dotée de son propre centre de documentation, de dimension adaptée à la taille de l'Ecole (de 2 à 4 personnes pour fixer les idées). La bibliothèque de l'IGN devant rester à Saint-Mandé.
Des considérations liées d'une part aux dépenses nécessaires au fonctionnement de deux unités documentaires (bibliothèque et centre de documentation de l'ENSG) et d'autre part au souhait de contribuer à un plus grand rayonnement de l'ENSG vis à vis de l'extérieur, ont amené la direction générale de l'IGN à s'interroger sur le bien fondé d'une telle éventualité.
Une étude a donc été menée sur l'opportunité de transférer intégralement la bibliothèque à Marne la Vallée. Une fois les résultats connus, quelques compléments d'étude ont été demandés. Au vu des conclusions d'ensemble, le comité de direction de l'IGN optait pour le principe du transfert intégral le 11-3-96.
Le Centre de documentation
les missions
La décision qui venait d'être prise signifiait la disparition de la bibliothèque de Saint-Mandé et, en "contrepartie", la création du Centre de Documentation de l'IGN à Marne la Vallée. L'évolution souhaitée par la direction générale allait au delà des simples changements de lieu ou d'appellation: elle comprenait également une évolution des attributions.
Les grands principes devant orienter l'activité du nouveau Centre sont les suivants:
- sa mission principale réside dans la fourniture d'un service aux utilisateurs, tant internes qu'externes à l'IGN (par
- opposition à la gestion d'un stock de documents)
- la documentation est recentrée sur les techniques de l'établissement (topographie, cartographie, géodésie, photogrammétrie, télédétection). Quelques domaines connexes sont également privilégiés dans la constitution du fonds documentaire:
- géographie générale des zones dans lesquelles l'IGN a été historiquement impliqué ( A.O.F., A.E.F, Madagascar, Indochine,...). Zones auxquelles se rajoute naturellement...la France.
- gestion de l'entreprise (management, communication, mercatique,...),
- mise en application des techniques cartographiques (S.I.G, bases de données, informatique,...)
- ce qui ne relève pas des grands axes retenus est retiré du fonds
- le patrimoine de l'Etat sera préservé
- le Centre, prenant le relais de la bibliothèque, continuera à assurer certaines fonctions centralisées à l'IGN: gestion des commandes d'ouvrages et des abonnements pour l'ensemble de l'établissement, conservation de certains documents internes.
Cet énoncé, relativement ambitieux, implique quelques points importants à noter:
- La mission du centre réside principalement dans la communication de documents et d'informations et non pas dans la
- conservation. De même, les prestations documentaires et l'ouverture sur l'extérieur sont privilégiées par rapport aux activités techniques de traitement documentaire et à l'accumulation de documents.
- Le Centre cherche à satisfaire au mieux les besoins définis comme prioritaires dans ses missions : il va au devant de ses "usagers-clients", en leur offrant aide et ouverture sur l'extérieur. Le Centre est ouvert au public interne comme externe à l'IGN.
- Le Centre propose à la direction générale une politique vis à vis du fonds documentaire (collecte et acquisition, conservation, désherbage), puis met en application la politique décidée. Il ne détient pas la totalité du fonds documentaire de l'IGN. Il n'a pas vocation à être le centre d'archivage de tous les documents écrits produits par l'IGN.
- Le Centre agit en partenariat avec les unités de l'IGN qui disposent de documents et d'informations. Il se situe, par rapport à ces unités, comme un relais et comme une partie d'un ensemble.
- Le Centre travaille en réseau avec des centres documentaires extérieurs.
- Le Centre, bien qu'à proximité immédiate de l'ENSG, ne lui est pas rattaché. Il reste rattaché, comme l'était la bibliothèque, au Service de la Documentation Géographique (SDOG) de Saint-Mandé, en raison des fonctions documentaires qu'il exerce au niveau de l'établissement: achat d'ouvrages, circulation des périodiques, mise à disposition du fonds, etc.... Pour mémoire, la Photothèque nationale et la Cartothèque de l'IGN font également partie du SDOG.
les moyens prévus
Au stade actuel, dans la mesure ou le Centre n'est ouvert que depuis le 27 septembre 1997, on ne peut parler que de moyens prévus en fonctionnement courant: il y a parfois un gouffre entre les prévisions et la réalité....
- personnel
Le Centre est prévu pour fonctionner avec 7 personnes, dont le responsable. Toutes les personnes ont reçu une formation à la documentation: pour deux d'entre elles il s'agit de formations avec diplômes.
Parallèlement au personnel directement affecté au Centre, il est prévu de faire appel, selon les besoins, à du personnel de l'IGN pour:
- avoir un rôle de conseiller technique dans le choix de documents sur les techniques cartographiques. Ces personnes (une trentaine au total), choisies en fonction de leur compétence, constituent ce que l'on appelle le "comité des usagers". Elles ont déja participé au tri des documents devant être transférés de l'ancienne bibliothèque au Centre de documentation.
- être un relais du Centre auprès des différents services de l'IGN. C'est ce que l'on appelle les "correspondants documentation". A raison d'un ou deux correspondants par service, ils seraient chargés de faire connaître le Centre et ses diverses ressources documentaires. Ils auraient également une bonne connaissance des ouvrages affectés en "prêt permanent " dans leur service.
- locaux
Le Centre de documentation est implanté dans l'aile ENSG du bâtiment commun aux deux écoles ENSG et ENPC (école nationale des ponts et chaussées) , à la Cité Descartes de Marne la Vallée.
En termes de surface, le Centre dispose de:
- une salle de lecture de 319 m2
- une mezzanine de 93 m2
- un local de réserves au sous-sol comptant pour 35 m2 utilisables
- un local de 32 m2 servant de bureau pour 3 personnes
- un local de 11 m2 servant de bureau au responsable.
Chaque local a une destination précise.
- la salle de lecture est le lieu destiné au public, avec:
- un pôle d'accueil
- un espace de consultation du catalogue en ligne des documents
- un espace dédié aux périodiques
- des travées de rangement
- un espace bureau pour deux agents du centre
- la mezzanine est en accès réservé aux agents du Centre et éventuellement à des usagers aiguillés. Elle est dédiée, entre autres, à la conservation de documents protégés.
- Les locaux de bureaux accueillent les agents du Centre
- La réserve en sous-sol reçoit les documents qui sortent peu souvent.
En dehors de ces locaux, le Centre garde la faculté de conserver des documents rangés en caisses dans l'annexe de l'IGN située à Villefranche sur Cher.
- matériel et logiciel
En dehors des meubles classiques nécessaires (armoires, bureaux, présentoirs, etc...), le Centre dispose d'un ordinateur SparcServeur 2 (32 Mo de mémoire, disque dur de 424 Mo, 1 disque supplémentaire de 424 Mo, 1 lecteur de disquettes 3,5", 1 contrôler SBUS de 8 ports série et 1 port parallèle, 1 console système "Plesey") baptisé Biblix et sur lequel est implanté le logiciel TECHLIB+.
Le souci du "service aux usagers", en particulier internes, impose de minimiser les inconvénients dus à l'éloignement pour le personnel de Saint-Mandé (qui était habitué à avoir une bibliothèque sur place). Pour cela, il est prévu de pouvoir interroger Biblix depuis le site de Saint-Mandé, via le réseau Internet: cela signifie que tous les micros ou terminaux de Saint-Mandé (environ 600) auront cette possibilité. Pour ceux qui ne disposent pas de micro, il existera une console de consultation en libre-service. Par ailleurs, une navette journalière entre Marne la Vallée et Saint-Mandé facilitera prêts et réintégrations d'ouvrages.
Premiers résultats
Ou en est-on après quelques mois de fonctionnement?
Comme cela était inscrit dans sa mission, la direction du nouveau Centre s'est attachée à améliorer le service rendu à l'usager. Cela signifie que ce qui se faisait avant continue de se faire (achat d'ouvrages, édition d'un bulletin des acquisitions, recherche et consultation, circulation des périodiques, ...) et que l'on ajoute diverses améliorations:
- édition d'une lettre d'information mensuelle, largement diffusée aux usagers
- établissement et tenue à jour de dossiers documentaires thématiques: SIG, MNT, GPS, orthophotographies,...
- entretien d'une bibliothèque d'adresses Internet et tests de divers serveurs
- veille documentaire pour l'établissement
Tous ces éléments se mettent en place à l'heure actuelle. Par ailleurs, diverses nouveautés sont prévus dans les prochains mois:
- consultation de l'ensemble de la cartographie IGN d'actualité (plus de 2000 cartes)
- connexion avec les centres documentaires d'autres établissements
Conclusion
Après quelques mois de fonctionnement pour le nouveau Centre de documentation de l'IGN, il est évidemment trop tôt pour savoir si ses objectifs, relativement ambitieux, seront atteints: Il est important de souligner que le principal objectif est une augmentation significative du service rendu, et cela en dépit de l'éloignement de Saint-Mandé et des principaux services de l'IGN. Si l'augmentation du service rendu n'est pas la raison qui a inciter la direction générale de l'IGN a créer le nouveau Centre, il nous faut profiter de l'opportunité représentée par le déménagement de la bibliothèque pour créer un Centre de documentation digne de notre établissement.
Le Centre est ouvert du lundi au vendredi, de 9h45 à 17h45
Centre de documentation de l'IGN
Cité Descartes, 6-8 avenue Blaise Pascal
77455 Marne la Vallée Cedex 2
tél. 01 64 15 32 80
fax. 01 64 15 32 84
mél.cdoc@ensg.ign.fr