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Le conseil d'administration d'un organisme est le détenteur de la responsabilité au sens large et il détient, à ce titre, les cordons de la bourse. En somme, l'entité qui fixe les ressources financières possède l'autorité ultime. Dès lors, les bibliothécaires ne gouvernent pas même s'ils gèrent et contrôlent crédits et personnel» (1).
Lors du congrès de la Fiab tenu à Copenhague en 1997, la question du rôle des comités de bibliothèque ou d'organismes assimilés souleva un grand intérêt. Annalise Quistorff, directrice de la bibliothèque du Parlement danois, y distribua un document(1) faisant état des résultats d'un questionnaire expédié de la bibliothèque du Folketing, en collaboration avec le C.E.R.D.P. (2), aux bibliothèques législatives d'Europe et des États-Unis. On voulait mesurer la participation des parlementaires à l'administration des bibliothèques et aux moyens qu'ils employaient pour en suivre le travail. Malheureusement, le questionnaire ne parvint pas au Parlement hongrois, où l'on observe pourtant une longue pratique historique et, actuellement, un grand intérêt. Aussi, l'auteur du présent texte distribua-t-il un questionnaire ad hoc aux participants de l'atelier de la Section des services de bibliothèque et de recherche parlementaire tenu au Folketing. On y demandait quels parlements avaient des comités de bibliothèque et on voulait en connaître le statut (permanent, consultatif, etc.).
Graphique no 1
Graphique no 2
Que révèlent les graphiques? D'abord que les comités de bibliothèque sont largement répandus (graph. nos 1 et 2); ensuite que les comités ou commissions ont des compétences qui vont de la planification aux activités quotidiennes dans 32 des 57 parlements; enfin que plus de la moitié des assemblées ayant des comités ou des conseils consultatifs appartiennent au continent européen.
Graphique no 3
Peut-on en conclure que les comités de bibliothèque sont une pratique européenne? Non, car onze parlements sur 18 qui déclarent en posséder un sont situés en Australie, en Asie et en Amérique du Nord. Seulement sept assemblées européennes ont des comités permanents de bibliothèque et il y en aurait quinze, plus une assemblée internationale, qui ignorent la participation des parlementaires à ce titre. Par ailleurs, nous avons établi, par continent, l'absence relative des comités et des parlementaires face aux bibliothèques.
Graphique no 4
Il semblerait donc que les comités de bibliothèque ne sont pas un monopole européen.
Le comité de type permanent est la formule la plus répandue parmi les bibliothèques considérées. Un tel comité est ordinairement formé de parlementaires mais on peut y élire ou y déléguer des fonctionnaires responsables. Les membres du comité ont des tâches définies et ils peuvent toucher un supplément de rémunération. Leur cadre de travail est mieux défini que celui d'un comité consultatif.
Quelles sont les principales fonctions d'un comité de bibliothèque et pourquoi devrait-il jouer un rôle important dans la vie de la bibliothèque parlementaire? Dans les parlements observés, les comités établissent les politiques de la bibliothèque, contrôlent sa gestion, entérinent ou fournissent des orientations stratégiques et des objectifs, se prononcent sur l'achat des documents, sur les services de prêt, sur l'admission des citoyens et des chercheurs et sur les heures de travail ou d'ouverture.
Lorsque le comité est un organisme consultatif (lieu d'échanges, de contrôles, de consultations, d'initiatives, etc.), des parlementaires en font également partie. Ce type de comité se distingue du comité permanent par ses pouvoirs. Les comités consultatifs n'ont habituellement qu'un pouvoir de surveillance comme celui d'examiner le budget, de donner un avis sur les changements des services d'information ou de servir de lien de communication entre les factions ou groupes politiques et le secrétariat des assemblées. Même si ces comités ont des obligations à l'égal des comités permanents, leurs décisions restent facultatives. Les membres sont des volontaires et ne reçoivent généralement pas de rétribution supplémentaire. On compte un nombre important de comités de type consultatif au sein des bibliothèques étudiés.
On peut noter un exemple européen : celui du Bundestag allemand, où trois comités ont compétence à l'égard de la bibliothèque (une commission de régie interne, un comité sur l'informatisation et un comité chargé du déménagement de Bonn à Berlin) et celui du Bundesrat dont l'administration de la bibliothèque échappe aux parlementaires.
Les deux graphiques illustrent le fait que le tiers environ des bibliothèques législatives dont on a reçu des réponses (57) sont gérées sans la participation formelle des élus. Deux exemples européens sont à souligner du fait d'une évolution récente : au Stortinget norvégien, les députés ne participent pas à l'administration de la bibliothèque depuis 1992, c'est-à-dire depuis l'abolition du conseil consultatif et «depuis qu'on a confié au bibliothécaire le soin de préparer les crédits et de faire le recrutement; au Parlement suisse, on remplaça, en 1988, la surveillance du comité de la documentation par celle, limitée aux crédits, de la Commission de l'administration» (4).
Le premier comité chargé de surveiller la bibliothèque fut mis sur pied par le Parlement en 1867. Au départ, les membres furent désignés par le Président mais, à partir de 1875, ils furent élus à l'ouverture des nouveaux parlements. Aussi, le comité devint-il un comité permanent. Le nombre de ses membres varia : il fut des plus efficaces au moment où il en compta de 5 à 11. Mais à partir des années 1930, il y en eut 33 en moyenne. Après la deuxième Guerre mondiale et jusqu'à son abolition en 1950, le comité fut formé de 17 membres. Il avait son propre président : à l'origine, on le choisissait au sein du groupe et, plus tard, probablement en raison de l'augmentation de ses compétences, le Président du Parlement en occupa lui-même la présidence.
Le comité de bibliothèque pouvait se prononcer sur toutes les questions d'importance. Ce droit était inscrit dans les règles de procédure et dans divers documents parlementaires. On comptait, parmi les pouvoirs du comité, celui de la détermination de la loi de la bibliothèque, donc de ses obligations et de ses fonctions, des limites au pouvoir du conservateur et de ses collaborateurs, de règlements comme ceux des prêts. Selon les besoins, le comité pouvait établir des sous-comités, par exemple sur les statuts et règlements, sur les acquisitions, etc. L'étude des principes de l'achat de la documentation fut importante : à compter de 1878, la bibliothèque se mit à accumuler, à titre d'échange, les publications parlementaires étrangères; les parlementaires adoptèrent une première loi de dépôt légal en 1922.
Quand on analyse les responsabilités du comité de l'époque, on observe des similitudes avec les pratiques actuelles du Parlement allemand (Bundestag) et du Parlement turque (Türkiye Bülük Millet Meclisi), lesquelles veulent qu'il soit responsable des politiques concernant le lectorat, le systèmes catalographiques, les magasins de volumes, les prêts, etc. La loi hongroise sur le comité de bibliothèque, adoptée en 1909, prévoyait que l'entreposage des collections à l'extérieur de la bibliothèque était soumis au comité en raison de son impact sur la célérité du service. Le comité rédigea des règles de catalogage, se prononça sur les politiques et les pratiques d'échange et même sur la formation et l'expérience des employés.
Le comité soumettait son rapport à l'assemblée plénière, laquelle en discutait, le modifiait, l'adoptait ou le rejetait. Une fois adopté et entériné, il acquérait force de loi.
À partir de 1920, la préparation des réunions du comité fut confiée au bibliothécaire (bibliothécaire en chef ou directeur général). A titre de secrétaire du groupe, il assurait la garde des comptes rendus, des projets et des points à inscrire à l'ordre du jour. En accord avec le Président, il arrêtait une date de rencontre et, par la suite, adressait l'invitation aux membres.
D'autres points habituels inclurent : rapport sur le rôle de la bibliothèque à l'égard du Parlement, proposition de cadre aux crédits de la bibliothèque, vérification des revenus et dépenses, revue des demandes des lecteurs (les parlementaires notaient les demandes insatisfaites pour les besoins des débats en séance plénière), décisions concernant les titres à acquérir, décisions concernant les dons (dans le cas où le comité acceptait un don, on le notait au procès-verbal et on remerciait, par écrit, le donateur), décisions relatives au salaire des employés.
Enfin, on note d'autres sujets abordés : affaires de nature personnelle (employés ou membres du comité), salle de lecture pour les chercheurs forains, inventaire, rédaction de nouvelles règles de catalogage.
Le bibliothécaire agissait à titre de rapporteur. Les propositions et les rapports présentés faisaient l'objet de discussions et les membres les entérinaient, les modifiaient et, à l'occasion, les rejetaient. Chacun d'eux pouvait faire des propositions. Ces dernières concernaient avant tout l'achat de documents d'intérêt pour un parlementaire ou son annulation. Quand le Président reconnaissait que la demande répondait à un besoin général, elle était acceptée. Certaines propositions des parlementaires étaient irréalisables - le bibliothécaire donnait son avis avant la prise de décision.
Toutes les réunions firent l'objet d'un procès-verbal, lequel était parafé par le président et le secrétaire du comité et entériné par les membres en début des rencontres. Ces comptes rendus officiels sont devenus très importants historiquement parlant.
b) Les règles appliquées aux réunions furent également importantes. Leur périodicité assurait la continuité et elles prévoyaient un rapport annuel de suivi et de réalisation des décisions les plus importantes du comité précédent.
c) Le remplacement des membres se faisait graduellement. Au début des nouvelles sessions, seulement quelques membres étaient élus. En gros, le tiers d'entre eux restait en poste et, de la sorte, était facilité la transmission de l'expérience, des pratiques professionnelles et locales d'un équipe à l'autre. Un membre, lequel détient le record des années de service, fut élu à quatre reprises au sein du sous-comité des acquisitions.
d) Les relations entre le Président du Parlement, en même temps président du comité, et la bibliothèque étaient de règle et ses pouvoirs administratifs assurèrent la poursuite des activités entre les réunions.
e) L'inscription au procès-verbal des décisions et leur mise en branle, leur conservation de même que le rapport annuel destiné à l'ensemble des parlementaires étaient choses importantes.
Le taux de participation des membres varia mais, ordinairement, 50 % des membres étaient présents aux réunions. En certaines occasions, presque tous furent présents mais il arriva qu'on atteigne à peine le quorum (le tiers des membres) (5). Au cours des différentes sessions, on rencontre des membres qui n'ont pas assisté à une seule rencontre. Peut-être n'étaient-ils pas intéressés, peut-être avaient-ils d'autres obligations ou, peut-être, n'étaient-ils tout simplement pas familiers avec les activités de la bibliothèque ou du comité. Par ailleurs, des membres participèrent à toutes les réunions.
Au cours de l'automne 1996, le Président mit sur pied un conseil consultatif de la bibliothèque formé de parlementaires, huit au total, choisis par les groupes parlementaires. Les indépendants ont été exclus et ils ne sont représentés qu'indirectement. La présidence du conseil est assumé par le Président du Parlement et le secrétariat, par le bibliothécaire. Les membres en sont trois avocats, deux historiens, un bibliothécaire, deux enseignants et un ingénieur (6). Le Secrétaire général, le directeur des services financiers, celui de l'informatique et les directeurs de la bibliothèque participent régulièrement aux réunions. Le conseil s'inspire des pratiques des comités antérieurs. Il adopta d'importante résolutions après sa création. Le groupe a une fonction conseil et un pouvoir d'initiative mais pas de pouvoirs de contrôle. Il a adopté les plans et les rapports annuels, augmenté les crédits destinés à l'achat de la documentation, proposé un texte de loi sur le dépôt légal des publications parlementaires et paraparlementaires, et établi un prix spécial de la bibliothèque.
Le Parlement hongrois 1994-1998 a été dissous à la mi-mars 1998 et les élections générales ont été fixées en mai. On ne sait pas comment le conseil remplira son rôle à l'avenir mais, en principe, on peut s'attendre à son rétablissement ou à la création d'un nouveau comité (permanent?) au cadre légal plus léger.
On se rend compte que la compétence du comité de bibliothèque est fonction de sa composition. L'établissement d'un consensus entre les parlementaires et l'administration dépend pour beaucoup de la compétence du groupe. Le comité peut fixer des principes et des politiques, il peut exercer des contrôles, il peut fournir des éléments de stratégie et des objectifs. Simultanément, il peut contribuer de manière pratique à la fourniture de services d'information sûre et actuelle aux hommes et femmes politiques, par exemple en contribuant à la libéralisation de la reprographie et du droit d'auteur pour le milieu. Le comité peut faciliter l'obtention du dépôt légal des imprimés et des publications électroniques. Ses interventions peuvent être très bénéfiques pour la bibliothèque étant donné qu'elles découlent de l'expérience commune du lectorat et de la bibliothèque.
D'autres questions se posent encore après cette analyse et cet exposé du cas hongrois : comment fonctionnent les bibliothèques parlementaires qui n'ont pas de comité? À qui le bibliothécaire s'en remet-il alors? Quelle est la situation des bibliothèques dont l'organisme de contrôle a été aboli? Le présent texte ne sera sûrement pas le dernier sur le sujet.
Jonas, Karoly et Katalin Veredy, Az Orszaggyulesi Konyvtar tortenete 1870-1995. Budapest : Magyar Orszaggyules, 1996. 492 p.
Quistorff, Annalise. The role of Members of Parliament in parliamentary library administration. Paper in Ifla 97 Folketing day, 1997. 1 - 8.
Annalise Quistorff, The role of members of Parliament in parliamentary library administration. Paper at Ifla, 1997.
Traduction (anglais-français) de
Gaston Bernier
Bibliothèque de l'Assemblée nationale du Québec