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60th IFLA General Conference - Conference Proceedings - August 21-27, 1994

La Comunicación Académica y la transferencia electrónica de documentos en la Red Universitaria en Cuba

María Cristina
Santos Labourdette


ABSTRACT

La ponencia se refiere al problema de las comunicaciones y la transferencia de documentos para la red de bibliotecas universitarias en Cuba mediante herramientas electrónicas. Comienza con una breve revisión histórica del desarrollo de las comunicaciones electrónicas en la red universitaria del Ministerio de Educación Superior en Cuba, con reflexiones acerca de la importancia de la transmisión electrónica de datos y documentos con el fin de mantener las colecciones y establecer una política que permita compartir recursos informativos en bibliotecas especializadas, además de resolver las necesidades de información actualizada y satisfacer los objetivos de docencia-investigación; analiza, además, las princ ipales dificultades que enfrenta la red de comunicación para la transferencia electrónica de documentos en las condiciones específicas de Cuba. Se parte de tres presupuestos: la importancia de la transmisión electrónica de documentos para el desarrollo de los objetivos de las bibliotecas universitarias vinculadas a la investigación-desarrollo del pa&iacu te;s; los principios básicos bibliotecológicos sobre los que se debe basar la transmisión electrónica de documentos, y los factores internos y externos del desarrollo de la Educación Superior y del sistema de información científica y tecnológica que incidan en el desarrollo de las comunicaciones electrónicas. Las conclusiones del trab ajo sugieren el camino que queda por transitar para que las comunicaciones y la transmisión electrónica de datos y documentos en la red de bibliotecas universitarias cubanas sea realmente efectiva.


PAPER

Introducción

El fin del siglo XX se conmociona ante la impetuosa revolución que representa la emergencia de una sociedad global informatizada cuyo epicentro radica en las sociedades altamente desarrolladas, pero que ciertamente involucra a los países del Tercer Mundo en vías de desarrollo. Como en toda revolución, el arribar a una nueva era provoca un insoslayable dilema entre la acuciante necesidad de la información para el desarrollo y la existente contradicción de las posibilidades de acceso a la información con la precisión, rapidez y volumen necesarios para alcanzarlo; este conflicto afecta a todas las esferas del entorno humano cuya vía de solución se engendra en la propia esencia de los avances tecnológicos de la era de la información: la fusión de las computadoras con las telecomunicaciones. El complejo escenario tecnológico ha provocado cambios esenciales en el propio concepto de información ya es visto como un recurso y un bien con características particulares , así como en la cadena de la transmisión de la información. Según ha definido Ha rlan Cleveland, el nuevo concepto de información incluye el ser un recurso expandible que no requiere de otros recursos en forma desmesurada, sustituible, transportable, diseminable y compartible,(1) pero que al apropiarse de las nuevas tecnologías provoca cambios trascendentales en la esfera de la comunicación. El conocer y distribuir la información desde y hacia cua lquier punto a la velocidad de la luz, y el paso de la información impresa a la información electrónica genera más cantidad y calidad-, pone a disposición de los usuarios temáticas particulares a menores costos y provocan transformaciones que conllevan un gran impacto en la sociedad.

Aun cuando algunos autores se refieren a que las discriminaciones y limitaciones en cuanto al acceso a la informacion se eliminan, todavía se está lejos de tener a mano una solución global. Si las universidades participan cada vez más en los planes de desarrollo nacional de sus respectivos países, como es el caso de Cuba, el esfuerzo de desarrollo de la bibliot eca universitaria deberá ser proporcional a dicha participación; es conocido que no todos los países tienen acceso a las nuevas tecnologías informativas en la cantidad y calidad deseada, y el mundo académico y las bibliotecas universitarias sufren los embates de esta situación. En nuestro país se hace válida la expresión de que "las bibliotecas son y serán el centro de administración de la comunicación académica para un futuro predecible",(2) donde se adecua a las nuevas realidades del mundo cambiante el concepto de comunicación; en este sentido desarrolla la política de información científica y tecnológica para la red de centros de la educación superior.

1. Desarrollo histórico de las comunicaciones electrónicas en la red de bibliotecas universitarias en Cuba

El triunfo del proceso revolucionario estimuló el desarrollo del conocimiento e impulsó, como una de sus principales tareas, la Campaña de Alfabetización en 1961 y el subsiguiente desarrollo de la educación con el fin de formar la infraestructura humana que posibilitara los restantes planes de desarrollo del país. Este hecho provocó la expansi&oacu te;n del sistema educacional de una forma sostenida y conllevó a que en el año l976, coincidiendo con el periodo de institucionalización del pais, se creara el Ministerio de Educación Superior.(3)

Simultáneamente a este esfuerzo se prestó atención a la organización de la Ciencia y la Técnica, y se creó en 1962 la Academia de Ciencias de Cuba hoy Ministerio de Ciencia y Tecnología y el Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica,(4) cuyas funciones organizó y estimuló el Instituto de Documenta ción e Información Científica y Tecnológica (IDICT) adjunto a la Academia de Ciencias de Cuba; la más importante de estas formulaciones fue la instauración de una Politica Nacional de Información. La infraestructura de medios y técnicas de comunicación distribuidas por el territorio nacional que, si bien aún insuficientes, inc luyen desde los medios de comunicación tradicionales hasta los medios de la teleinformática que combinados entre sí potencian las posibilidades de comunicación nacional e internacional, fue otro de los logros alcanzados durante estos años.

La conjunción del esfuerzo educacional y científico, junto a los aspectos de la infraestructura de comunicación a lo largo de los 36 años de Revolución, estableció las condiciones para una política estable y sistemática en la esfera de la información científica y tecnológica en la Educación Superior. Este subsist ema informativo que fue, asimismo, uno de los primeros en surgir dentro del Sistema Nacional de Información, ha permitido la inserción de la red universitaria en la problemática de la comunicación académica y el desarrollo nacional.

Para impulsar esta política el Ministerio de Educación Superior en 1976 concibió el Departamento especializado de Información Científica y Tecnológica adscrito a la Dirección de Ciencia y Técnica de dicho Ministerio, que elaboró un programa de desarrollo de la Información Científica y Tecnológica, y en 1978 se est ableció una red universitaria tradicional que compartiría experiencias y recursos en materia bibliotecológica , cuyo centro metodológico principal fue la Dirección de Información Científica y Técnica de la Universidad de La Habana. Con insuficientes recursos de cómputo y en ocasiones utilizando aquellos disponibles en otras dependen cias universitarias, muchas bibliotecas se lanzaron a la tarea de incursionar en el mundo de la automatización de algunas actividades bibliotecarias y alcanzaron modestos resultados a partir de 1979. El avance de las nuevas tecnologías computarizadas y de las telecomunicaciones a nivel mundial, y el esfuerzo del Ministerio de Educación Superior por aplicar estas al desarrollo educacional contribuyeron a que en 1984 el Departamento de Información Científica y Tecnológica pasara a una nueva etapa de trabajo, que permitiera informatizar los valiosos fondos docu mentales de las bibliotecas del país.

Este esfuerzo inicial contó con el apoyo de 1,5 millones de USD asignados directamente por la Oficina del Jefe de Estado con el fin de comprar el equipamiento mínimo para la ejecución del Proyecto, que incluyó la asignación de equipos de cómputo y telecomunicaciones. El efecto inmediato alcanzado fue el establecimiento de una red de comunicación e lectrónica para la transferencia de las bases de datos, que se fueron estructurando en cada biblioteca universitaria a partir de los fondos propios y que al estimular la comunicación académica propició establecer por las Universidades e Institutos Superiores más avanzados políticas presupuestarias mínimas debidas al bloqueo a que está somet ido el país para el mantenimiento y desarrollo de la automatización de las bibliotecas del sistema. A su vez la red univeritaria se integró como un nodo a la red nacional de bases de datos al Centro de Intercambio Automatizado de Información del IDICT. Actualmente el Ministerio de Educación Superior, que agrupa como órgano colegiado a veinte universidades e institutos superiores, cuenta para la actividad informativa con una infraestructura que posibilita el proceso de integración que se requiere:(5)

Aun cuando las condiciones económicas actuales que vive Cuba son en extremo difíciles, debido a la importancia que se le asigna a la Educación Superior no sólo por su función en la formación de los Recursos Humanos sino por la participación de la comunidad académica como potencial científico en los principales programas de investigac ión desarrollo del país , el Ministerio ha realizado importantes inversiones en el establecimiento del Server Universitario, cuyo proyecto ha sido diseñado y ejecutado por su Departamento de Información Científica y Técnica. Este se encuentra localizado físicamente en dicho departamento para garantizar su autonomía y neutralidad a los efect os de la red, y desde el punto de vista tecnológico está conformado por la más moderna tecnología que existe en el mundo contemporáneo. Es reconocído que "la red de información del Ministerio de Educación Superior clasifica como una de las mejor dotadas de recursos económicos en el país: recursos humanos calificados y recursos materiales, entre los que se incluye una base tecnológica razonable".(6)

El nodo universitario que actualmente se encuentra en la fase de puesta en explotación, tiene como objetivo establecer un Servicio de Red de Valor Añadido para "poner en línea las bases de datos creadas por todas las bibliotecas universitarias y permitir el acceso a las mismas desde instituciones nacionales y extranjeras, además de ofrecer otros servicios tales como co rreo electrónico, boletín electrónico, teleconferencias, adiestramiento en técnicas de informática bibliotecaria, teleinformática y edición editorial".(7) Estos servicios se venían realizando de forma aislada por y entre diferentes bibliotecas universitarias de la red.

Actualmente la red automatizada para la transmisión de datos y documentos incluye 189 bases de datos propias, con casi un millón de registros, y abarca temáticas generales y especializadas a todo lo largo del país coincidiendo con el marco referencial de las ramas del conocimiento que se estudian en las diferentes Universidades e Institutos Superiores. Esta informaci& oacute;n es la base inicial de la comunicación académica en cada centro, sin descontar las posibilidades de las telecomunicaciones para el acceso a bases de datos bibliográficas en CD ROM o remotas con el uso de las nuevas tecnologías a nuestra disposición.

2. La transmisión electrónica de datos y documentos: una política para compartir recursos

En el mundo contemporáneo el acceso a la información encuentra obstáculos que generalmente se relacionan con factores de tipo económico, legal, político, técnico y cultural. Mientras que en muchos países sobre todo aquellos en vías de desarrollo estos obstáculos provienen de entornos endógenos, en el caso de Cuba la red univ ersitaria encuentra sus principales dificultades en el mundo exterior. A partir de 1989 con el surgimiento del mundo unipolar se han recrudecido las limitaciones externas que afectan el mantenimiento de las colecciones y el acceso libre a cualquier tipo de información relevante para la comunidad académica cubana.

Hasta 1988 las fuentes de financiamiento para la adquisición de recursos informativos habían sido en lo fundamental por la vía del presupuesto estatal para el balance nacional de recursos informativos; el presupuesto desagregado de la cifra global que el estado asigna a actividades priorizadas para el desarrollo del país; el presupuesto complementario del Ministerio de Educación Superior, determinado por la importancia que este le asigna a la actividad de información; y el canje, donación y colaboración de cada centro académico.(8) Esta política, afectada por los altos precios mundiales de la literatura impresa, fue violentamente cambiada por las transformaciones a que ha estado sometido el mundo a partir de la ca&iac ute;da de los países socialistas del Este de Europa y del acrecentamiento del bloqueo; hoy la adquisición de literatura en las bibliotecas universitarias cubanas depende de los propios recursos que en moneda libremente convertible asignen las administraciones de las universidades y de las gestiones de canje, donativos y colaboraciones de cada biblioteca.

Era necesario potenciar el compartir los recursos informativos existentes en cada centro, los costos de las adquisiciones de nueva información y brindar un acceso a los recursos y servicios de información; se hace imprescindible, por tanto, el uso de las tecnologías de cómputo y telemática, en cuya dirección se había ido preparando la red de biblio tecas con la creación del Server Universitario. Apoyándose en la estructura organizativa existente a partir de 1978 que permite a las bibliotecas universitarias cooperar, compartir responsabilidades, ideas y conocimientos, trabajos, recursos, documentos, productos y servicios-, y en la infraestructura tecnológica actual que permite crear nuevas formas de estructurar y brin dar un mayor y mejor uso de la información-, se elaboró una política cuyos elementos imprescindibles son:(9)

En este sentido se analizó la capacidad de los miembros de la red para intensificar la interacción entre ellos; la compatibilidad en la aplicación de formatos de intercambio de información bibliográfica en soportes magneticos u ópticos a nivel nacional; las posibilidades de compilación de catálogos colectivos de diferentes tipos de documento s, priorizándose estos de acuerdo con su importancia, temática y uso; el nivel de experiencia y posibilidades del uso de los lenguajes de búsqueda informativa sobre la base de las experiencias internacionales más reconocidas en esta esfera; los aspectos legales vinculados a la problemática de la compilación y acceso a los documentos; y las vías de adquisición y/o acceso al documento original.(10)

Como resultado de este trabajo, coordinado metodológicamente por la Dirección de Información Científica y Tecnológica de la Universidad de La Habana, se realizó el Catálogo Colectivo de Publicaciones Periódicas de las Ciencias Naturales y Exactas en las bibliotecas universitarias de la red y de videos científicos producidos por la Edu cación Superior. Estos catálogos, conjuntamente con las bases de datos propias de cada biblioteca (en total casi un millón de registros), con el Tesauro de Eduinformación (Tesauro especializado en la temática educacional) y el Epigrafiario de la Educación Superior, forman el núcleo inicial de la transmisión electrónica de datos en la red de bibliotecas universitarias.

La existencia del Server Universitario ha permitido reducir los costos de compra de determinadas bases y servicios bibliográficos automatizados internacionales, y adquirir programas de computación para uso colectivo de la red; así se alivian las dificultades económicas a las que se enfrentan las bibliotecas universitarias y se viabiliza el acceso a una mayor y má ;s actualizada información. La consulta a estas bases internacionales ha permitido la adquisición de información actualizada, a través de las solicitudes de reprints de artículos para temáticas de vital importancia que apoyen las actividades de docencia e investigación desarrollo de la comunidad académica cubana. Por otra parte, las telecomunicaciones han viabilizado que a través de ellas los académicos establezcan comunicación entre sí y con otros centros del Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica, así como el acceso a redes internacionales a través del Server Universitario.

3. Principales dificultades que enfrenta la red de comunicacion electrónica en las bibliotecas universitarias de Cuba

No pretendemos abarcar todos los aspectos que, en las condiciones actuales del país afectan una comunicación electrónica eficiente, pues es evidente que los aspectos económicos del entorno externo al que está sometida Cuba inciden y multiplican al máximo las dificultades presentes en otros contextos foráneos tanto del mundo en vías de desarr ollo como en el desarrollado. Sin embargo, los profesionales de la información en el mundo académico cubano, que disfrutan de un apoyo institucional en la medida de las posibilidades reales, buscan alternativas que permitan ir eliminando las barreras de la comunicación y la información relevante que lastren el desarrollo nacional.

Nos referimos, por tanto, solamente a aquellos problemas que nos parecen más factibles de ser abordados en conjunto de forma inmediata. Entre otros, el esfuerzo realizado hasta este momento encaminado al rápido acceso a diversos servicios bibliográficos a través de la consulta en y fuera de línea de las bases de datos, da respuesta a los objetivos iniciales pro puestos en el Programa de Desarrollo de la Información Científica y Tecnológica de la Educación Superior. No obstante, una próxima etapa deberá contemplar el servicio de transmisión electrónica del texto completo componente importante para poder hablar de un servicio efectivo para compartir recursos y de aplicaciones multimedia. Para logra r este objetivo no sólo el Server Universitario, que cuenta con el equipamiento necesario para almacenar electrónicamente (con el uso del scanner) el texto de las colecciones más valiosas, convirtiéndolos en ficheros para su transmisión electrónica, sino todas las bibliotecas universitarias deberán contar con este recurso. En la actualidad la inme nsa mayoría de las bibliotecas universitarias tienen capacidad de memoria magnética suficiente para el almacenamiento de la información, gracias a las inversiones tecnológicas para la conversión de sus fichas catalográficas a ficheros electrónicos; sin embargo es justo destacar que las de más antigüedad, y por ende cantidad de fondos, a ún presentan atrasos debido, fundamentalmente, al volumen de trabajo que esto representa y a los diversos formatos de catalogación que se han aplicado a través de diferentes etapas históricas y que por falta de literatura y tecnología adecuadas retardan la elaboración de una politica al respecto. Se hace necesario intensificar el trabajo que se viene rea lizando sobre el control de las normas metodológicas que unifiquen los lenguajes de indización para una mejor recuperación de la información; en relación al problema de los estandares y los protocolos de información, podemos decir que estos están por el momento resueltos para la red de bibliotecas universitarias en Cuba a través del uso gene ralizado del sistema de almacenamiento y recuperación de las bases de datos (promovido por la Unesco, el CDS/ISIS), del formato de estructura de Bases de Datos CEPAL y del formato de intercambio ISO 2709. Para el intercambio internacional se utilizan diversos convertidores facilitados por la colaboración con instituciones extranjeras.

Los elementos que más afectan la comunicación electrónica son las insuficiencias de la infraestructura de comunicaciones a nivel nacional y los problemas de costo del acceso a las comunicaciones internacionales. El Departamento de Información Científica y Tecnológica busca soluciones viables para facilitar a través del Server Universitario la comu nicación de la red de bibliotecas universitarias con la comunidad internacional al vincular esta a las diferentes redes académicas de otros países. Como es de suponer, nuevamente el factor económico limita las posibilidades tanto de preparar los productos informativos propios, como de adquirir productos elaborados por los grandes consorcios de la información.

La edición de las revistas académicas en formato electrónico podría sumarse como trabajo cooperado a las bases de transmisión de documentos, y contribuiría a resolver el problema de escasez de papel que enfrenta el país para la edición de publicaciones científicas,(11) abarataría los costos de impresión, y pondría a disposición de la comunidad académica con mayor rapidez la información primaria que genera la actividad científica cubana.

4. Conclusiones

Es innegeble el esfuerzo institucional por dotar a las bibliotecas universitarias con herramientas de alta tecnología que les permitan insertarse en el mundo contemporáneo de la comunicación y del libre flujo de acceso informativo, y potencie su participación en el desarrollo nacional. La creación del Server Universitario y su función como nodo central d e la red para el intercambio electrónico de bases de datos y documentos, el dotar a cada biblioteca universitaria con el equipamiento necesario para integrarse en las mejores condiciones posibles son elementos que marcan la dirección emprendida. Sólo resta confiar en que el personal calificado de las bibliotecas universitarias, que tiene en sus manos la ejecución del proyecto, asuma con eficiencia el papel que le corresponda como facilitadores de la comunicación.

Referencias

1. Cleveland, Harlan, Education for the Information Society, Change 17:15 16 (julio/agosto,1985.)

2. Cummings, Anthony M. et al. University libraries and scholarly communication: study prepared for the Andrew W. Mellon Foundation. November, 1992. p.xv.

3. Cuba, Leyes y Decretos. Decreto Ley No. 1323 de 1976, sobre Ley de Organización de la Administración Central del Estado.

4. García Díaz, Ignacio et al. Desarrollo de los recursos Nacionales de Informacion. Seminario sobre política nacional de información. Documento preliminar. IDICT, La Habana, 11 de noviembre, 1992. p.3

5. Ministerio de Educación Superior. Proyecto UNICOM. Server Nacional Universitario de Información Científica y Tecnológica. Documento no publicado, p.2

6. Indicadores de los recursos y servicios de información. Seminario sobre política nacional de información. Documento preliminar. IDICT, La Habana, 11 de noviembre, 1992, p.8

7. Ministerio de Educación Superior. Op. cit. pp.2 3.

8. García Díaz, Ignacio et al. Op. cit. p.3

9. Martínez, Jesús. Antecedentes de políticas. Seminario sobre política nacional de información. Documento preliminar. IDICT, La Habana, 11 de noviembre, 1992, p.2

10. Ministerio de Educación Superior. Programa de Información Científico Técnica. Ciudad de La Habana, 25 septiembre, 1990.

11. Cummings, Anthony M. et al. Op. cit. pp.173 132.