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60th IFLA General Conference - Conference Proceedings - August 21-27, 1994

Problèmes rencontrés pour obtenir la littérature grise

Debackère, Marie Claire
(Institut français du pétrole, France)


ABSTRACT

L'acquisition de la littérature grise pose de nombreux problèmes aux spécialistes de l'information. Après une description de ce type de littérature, de ses nombreuses sources et de son volume, les principales initiatives, prises au plan national ou international et destinées à en faciliter l'accès, seront exposées. Une évocati on des possibilités que peuvent offrir les nouvelles technologies : bases de données, réseaux sera entrepris.


PAPER

La recherche et l'accès à la littérature grise ont toujours constitué pour les bibliothécaires et documentalistes, un important défi à relever. La mondialisation et le développement rapide de ce type d'information rendent leur tâche de plus en plus difficile. Le nombre des chercheurs est en constante augmentation et la bureautique offr e de nombreuses possibilités de "publier" les résultats de leurs travaux au moyen de stations de travail sophistiquées. Par ailleurs, le coût de l'édition traditionnelle croit régulièrement alors que le budget des bibliothèques diminue, la littérature grise devient donc un moyen attractif et commode de diffusion rapide de l'information .

Le besoin de trouver des solutions aux problèmes posés par l'identification et l'accès à la littérature grise se fait de plus en plus pressant. La tenue de la première conférence internationale sur la littérature grise à Amsterdam en décembre 1993, abordant pour la première fois les problèmes de commercialisation et de clientèle, est tout à fait significative de l'importance prise par ce sujet.

Cette conférence, organisée à l'initiative de l'Association EAGLE, European Association for Grey Litterature Exploitation, avec l'aide du JICST, Japan Information Center for Science and Technology, et le NTIS, National Technical Information Service avec la participation de la FID, International Federation for Information and Documentation et de l'IFLA, International Federatio n of Library Associations and Institutions, a attiré des participants de 29 pays différents. L'intérêt suscité par cette conférence, qui sera suivie d'une série de séminaires, montre bien que le problème de l'accès à la littérature grise est une préoccupation constante pour notre profession.

Comment définir la littérature grise ?

Sur ce point, les avis divergent et les spécialistes du domaine préfèrent généralement décrire la littérature grise plutôt que la définir. Pour la British Library, ce sont des documents qui ne sont pas disponibles dans les circuits classiques de distribution et qui sont donc difficiles à identifier et à obtenir. Pour l'AF NOR, il s'agit de "document dactylographié ou imprimé, produit à l'intention d'un public restreint, en dehors des circuits commerciaux de l'édition et de la diffusion et en marge des dispositifs de contrôle bibliographiques".

En Allemagne, la première édition du lexique administratif "Verwaltungslexikons" paru aux éditions Normos donne la description suivante : "Les progrès accomplis dans le domaine de l'édition permettent que de plus en plus de publications soient rédigées, reliées, éditées et commercialisées en dehors du circuit classique d es maisons d'édition. Beaucoup d'administratifs et de scientifiques travaillent aujourd'hui de plus en plus sur des rapports et projets scientifiques, des études, expertises, rapports annuels et mémoires rédigés par des administrations que l'on trouve en grande quantité, mais pas sous forme de publication stricto sensu par une maison d'édition.

La littérature grise constitue en fait un ensemble flou, irrégulier et variable. D'un côté, elle déborde dans des secteurs qui resteront longtemps incontrôlables, comme les comptes rendus, les publications associatives voire particulières, qui ressortissent clairement à la sphère confidentielle ou privée, d'un autre côt&eac ute;, elle s'installe dans des genres publiés, donc connus des bibliothèques, comme les actes de congrès.

Nous ne traiterons ici que de littérature grise non confidentielle puisque, par définition, la littérature confidentielle n'est généralement pas accessible sauf dans des conditions très particulières. Encore que la notion de confidentialité soit sujette à bien des interprétations. Il arrive bien souvent que, passé un cer tain délai, un rapport confidentiel à l'origine puisse être diffusé beaucoup plus largement, tombant ainsi dans le domaine de la littérature grise.

Qui publie la littérature grise et pourquoi ?

Les auteurs en sont très divers, on peut distinguer :

Cette situation se retrouve un peu partout dans le monde, mais est particulièrement vraie pour les pays en voie de développement. Plusieurs exemples en ont été donnés par les représentants de différents pays d'Afrique lors de la conférence d'Amsterdam. Dans ces pays, de nombreuses études et recherches sont faites sur des sujets d'une importance vitale pour le développement et la croissance. Elles concernent essentiellement la santé, l'hygiène, l'agriculture et sont publiées par des organisations paraétatiques, des centres de recherche ou des organisations caritatives, sous forme de brochures, dépliants, etc... mais ne sont pas intégrées dans les circuits bibliographiques classiques et, malgré leur très grand intérêt, sont peu diffusées et difficiles à trouver. Tout ceci est d'autant plus regrettable que la littérature grise offre souvent une information de haute qualité.

Les informations y sont en effet généralement originales, leur rareté en fait le prix.

Elles sont particulièrement récentes.

Quel est son volume ?

La littérature grise étant par nature difficile à identifier, il n'est pas aisé d'en évaluer le volume. Un certain nombre d'estimations ont cependant été tentées. Il y a 10 ans Nicolas Jéquier et Stevan Dedijer l'estimaient à 9 % environ de la masse de ce qu'ils appellent l'information ouverte mais, comme nous l'avons dé jà signalé, ces publications sont en augmentation et, d'après les études menées à partir des Science Citation Index ainsi que des évaluations établies par des organismes tels que la NASA, le FachInformationzentrum de Karlsruhe, le service pour l'activité éditoriale de l'Istituto Superiore di Sanita (Italie), la part de la litt& eacute;rature grise serait actuellement de plus de 20%.

Accès à la littérature grise

La première et la grande difficulté rencontrée par le bibliothécaire consiste à avoir connaissance de l'existence du document, puis une fois le document identifié, à se procurer ce document.

On évoque souvent les relations et l'ingéniosité du bibliothécaire pour accéder à la littérature grise et plusieurs intervenants à la conférence d'Amsterdam n'ont pas manqué de le faire, mais des moyens moins empiriques existent heureusement et la situation dans ce domaine tend à s'améliorer. Les efforts accomplis par de nombreux pays, au niveau national ou international, ainsi que le développement des bases de données en ligne ou sur CD ROM permettent aujourd'hui de mieux cerner ce type de documents.

Les initiatives nationales

En France, les services du premier ministre ont demandé à la Commission de Coordination de la documentation administrative (CCDA), conjointement avec le Ministère de la Recherche, d'organiser un système de collecte, de description et de publicité pour les rapports non commerciaux publiés par ou pour les administrations publiques. Ce projet a un triple but :

Une expérience est en cours depuis septembre 1991 avec 8 organismes volontaires et deux centres compétents dans la collecte de ce type de littérature : la Documentation Française et l'Institut National de l'Information Scientifique et Technique (INIST). En fonction des résultats, cette expérience intitulée GRISELI sera appliquée à l'e nsemble des administrations françaises.

En Grande Bretagne, le BLDSC (British Library Document Supply Centre) possède sans doute la plus importante collection de littérature non conventionnelle au monde. Plus de 4 millions de rapports de sources américaines ou européennes sont ainsi disponibles en plus des rapports britanniques nationaux ou régionaux. Le BLDSC offre également une collection de plus de 315 000 conférences qui s'accroît chaque année de 15 à 18 000 documents supplémentaires ainsi que 100 000 thèses britanniques et 400 000 en provenance des États Unis. Un effort particulier est également accompli par le BLDSC pour la collecte des traductions. L'accès à ces documents peut se faire sous différentes f ormes selon les cas : index papier publiés mensuellement, microfiches, CD ROM, bases de données en ligne via Blaise.

En Italie, les travaux du Congrès national sur la littérature grise, qui s'est tenu à Rome en juin 1992, ont montré que les initiatives se multiplient dans ce domaine. Citons par exemple l'action de l'Association Italienne des Bibliothèques pour la collecte, la normalisation et la traduction en italien de la littérature grise. Par ailleurs, la collaborati on entre le SBN, service bibliothécaire national, et l'Institut Supérieur de la Santé a permis, avec l'aide du ministère de la culture et celui des universités et de la recherche scientifique, de créer une base de données dans le domaine biomédical qui intègre dans une seule base la littérature conventionnelle et la litté ;rature grise. Le Japon est un des pays du monde les plus sensibilisés à la valeur stratégique de l'information et l'accès à la littérature grise y est particulièrement suivi. Cependant, la barrière linguistique et la difficulté d'accès aux serveurs japonais limite la diffusion de ces informations à l'étranger.

En Russie, malgré les nombreuses difficultés rencontrées en raison de la situation économique, la plupart des grandes bibliothèques contribuent à la publication du Catalogue de la littérature grise de l'Union Russe (Russian Union Catalog of Grey Literature) publié en langue russe, qui contient actuellement environ 100 000 référ ences. D'autres pays tels que la Lithuanie, l'Ukraine, le Kirghizistan et le Kazakstan sont associés à ce catalogue. En Afrique où, comme nous l'avons vu, la littérature non conventionnelle contient des informations vitales pour le développement de ce continent, on assiste à un nombre croissant d'initiatives destinées à mieux appréhender la littérature grise dans des pays aussi variés que la Sierra Leone, le Soudan, le Benin, le Lesotho, le Sé ;négal, le Botswana et le Zimbabwe.

Il n'est bien entendu pas possible de citer toutes les réalisations ou les expériences en cours mais on ne peut passer sous silence l'apport, tout à fait remarquable, des États Unis. Depuis de nombreuses années différents organismes et, en particulier, le NTIS ont entrepris une collecte aussi systématique que possible de cette littérature. C es organismes ont pour but à la fois de recenser les différents documents, mais aussi, dans la mesure du possible, de les mettre à la disposition des utilisateurs. Le NTIS qui dépend du ministère du commerce des États Unis fournit chaque année 150 000 résumés concernant les recherches en cours aux États Unis et à l'étranger dans le domaine de la R&D, de l'économie et de l'engineering. Il est en relation avec plusieurs centaines d'agences à l'étranger, au Japon, en Allemagne, en Grande Bretagne et en France. Le NTIS fournit les rapports correspondant à la plupart des recherches signalées, il permet d'accéder aux bases de données du gouvernement des États Unis et publie de nombreux annuaires et catalogues. Les données sont accessibles en ligne ou sur CD ROM.

Des centres comme la NASA (US National Aeronautic and Space Administration), FASTC (US Air Force Foreign Aerospace Science and Technology Center), le DOE (Department of Energy), ERIC (US Educational Resources Information Center) jouent un rôle équivalent, chacun dans le domaine qui leur est propre.

Les coopérations internationales

Dès 1952, à l'initiative d'un homme que l'on qualifie souvent de visionnaire, le Dr Theodore von Karman, s'est constitué le groupe de travail pour la recherche et le développement aéronautique AGARD (Advisory Group for Aerospace Research and Development) de l'OTAN. Toutes les publications de ce groupe, à caractère scientifique et technique non mili taire, sont répertoriées sur CD ROM comportant 40 000 références bibliographiques.

Au niveau européen, l'initiative a été prise par la CEE (Commission Economique Européenne) qui, consciente du retard de l'Europe dans ce domaine, organisa en 1978 à York, un séminaire sur la littérature grise en réunissant les centres déjà impliqués dans l'acquisition, le contrôle bibliographique et la fourniture d e documents. A la suite du séminaire de York, fut décidée la création de la base de données SIGLE (System for Information on Grey Literature in Europe). Financée à l'origine avec l'aide de la CEE, elle est actuellement produite par EAGLE (The European Association for Grey Literature Exploitation). Les membres de cette association sont tous des centres importants d'information et de fourniture de documents. Ils sont actuellement au nombre de 10, représentant 9 pays européens :

Allemagne : Fachinformationszentrum Karlsruhe GmbH

Belgique : Laborelec UCL/BSE

Espagne : Centro de Informacion y Documentacion Cientifica

France : CNRS INIST

Grande Bretagne : The British Library Document Supply Centre

Irlande : Par l' intermédiaire de la Grande Bretagne

Italie : Consiglio Nazionale delle Ricerche Biblioteca Centrale

Luxembourg : Bibliothèque Nationale

Pays Bas : Koninklijke Bibliotheek

SIGLE, créée en 1980, contient plus de 300 000 références. La base de données est mise à jour chaque mois. C'est une base multidisciplinaire qui couvre la technologie (31 %), les sciences naturelles (26 %), la biologie et la médecine (14 %), l'économie et les sciences humaines (29 %). SIGLE est accessible en ligne sur Blaise, STN Internation al et le Sunist pour les pays de l'Union Européenne. Les autres pays peuvent y accéder seulement sur STN International. Le développement de la coopération internationale, qui facilite l'accès à la littérature grise, implique nécessairement l'établissement de normes. Il peut paraître paradoxal de parler de normes au sujet de documents qui ne répondent pas aux critères habituels de l'édition, cependant une certaine harmonisation des traiteme nts doit être introduite si l'on veut en faciliter la diffusion. La réglementation de la littérature grise concerne trois domaines différents :

Les règles de repérage : il est nécessaire d'imposer aux auteurs, au moment de la rédaction du document, des règles de présentation. Des normes existent déjà :

Une étape importante sera franchie lorsque les auteurs pourront disposer d'un logiciel de traitement de texte intégrant la norme de structuration des documents sous SGML (Standard Generalized Markup Language ISO). Il sera alors plus facile d'identifier les documents relevant de la littérature grise et de les inclure dans les bases de données. Les règles de traitement : les normes de traitement doivent être appliquées par les professionnels de l'information. Il s'agit essentiellement des règles de catalogage applicables aux rapports. Il est parfois difficile de définir si le document doit être traité comme une monographie, un périodique ou sous une autre forme. La récente p roposition d'un numéro normalisé international des rapports (International standard report number : ISRN) va permettre l'identification bibliographique des rapports signalés au niveau national. En France, l'INIST sera l'agence nationale d'attribution de ces numéros qui n'a pas encore trouvé, auprès de l'Organisation de normalisation internationale (ISO) s on agence internationale.

Les règles de diffusion : à ce sujet, il faut distinguer deux types de documents. En effet, pour certain d'entre eux, classés traditionnellement comme littérature grise tels que les thèses, les brevets ou les normes, il existe un certain nombre de circuits qui permettent de les obtenir relativement facilement. Par contre, d'autres documents moins clairement id entifiables, donneront toujours lieu à des recherches difficiles même si l'on essaie de mettre en place des organismes collecteurs.

Apport des nouvelles technologies

Une voie nouvelle est ouverte par le développement des technologies les plus avancées appliquées au domaine de l'information. Nous avons déjà vu que plusieurs bases de données en ligne ou sur CD ROM sont spécialisées dans la collecte et la diffusion de la littérature grise, mais elles sont encore en nombre limité. Cependant d'autres bases, bien que non spécialisées dans ce domaine, peuvent également apporter aux spécialistes de l'information un e aide très efficace.

En effet, bien que la plupart des producteurs de bases de données n'aient pas non plus les moyens de collecter cette information, certaines bases de données, comme par exemple Engineering Information Inc., font un effort pour couvrir ce type de littérature. Il arrive également que les utilisateurs de ces bases soient aussi producteurs de littérature grise et cer tains d'entre eux comme AGRIS (International Information System for the Agricultural Science and Technology) coopérent avec des centres nationaux dans différents pays, eux mêmes producteurs de littérature grise et qui apportent de ce fait, leur contribution à la base de données. D'autres bases de données sont particulièrement utiles pour savoir sur quel sujet travaille un chercheur. On peut facilement établir des listes d'experts à partir des Science Citation Index ou savoir sur quel sujet travaille un centre de recherche ou une université. Il est alors possible d'obtenir la liste de leurs publications, la plupart des organismes de rech erche diffusent régulièrement ces listes sauf, bien entendu, en ce qui concerne les documents confidentiels. Il faut citer également les bases de données spécialisées dans le signalement soit des traductions comme le World Translations Index (WTI), géré par le Centre International des traductions de Delft, ou des thèses comme les Dissertation Abstracts produits aux États Unis par University Microfilms International (UMI) ou encore en France la base Téléthèses.

Les projets de recherches en cours dans les laboratoires, les universités, les centres de recherche sont également recensés dans des bases de données. Nous avons cité le NTIS, il en existe aussi pour le Japon, et l'Europe. Une autre source à ne pas négliger, sont les bases de données d'agences de presse. Elles permettent de déceler les préoccupations et les centres d'intérêt des sociétés. Les rapports en préparation ou sur le point d'être publiés y sont très souvent mentionnés. Les informations concernant les sociétés : rapports annuels, rapports financiers, qu'il était autrefois difficile de se procurer, font maintenant l'objet de service de la part de sociétés qui fournissent non seulement le contenu des rapports mais même le fac similé. Citons par exemple Laser Disclosure International.

Les réseaux électroniques

L'essor considérable des réseaux électroniques depuis le début des années 90 devrait également faciliter la recherche et l'obtention de la littérature grise. Des réseaux comme Renater ou tout particulièrement Internet, permettent aux chercheurs de communiquer mieux et plus rapidement entre eux. Outre les facilités offertes par le courrier électronique, ils peuvent échanger facilement des quantités importantes de données, accéder à de nombreux services comme les catalogues, l'interrogation de banques de données... Le nombre des informations accessibles sur ces réseaux et la possibilité de croiser les informations recueillies semble indiquer que l'évol ution des années 90 ouvre la voie à un nouveau type d'accès à la littérature grise. Cependant cette recherche demeure encore très difficile pour les spécialistes de l'information. Seul le développement d'une coopération internationale intense et l'utilisation des possibilités offertes par les nouvelles technologies de l'information pourront permettre une amélioration dans ce domaine.

Références

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